物業(yè)公司對(duì)外合同管理辦法一、總則為規(guī)范物業(yè)公司對(duì)外合同全流程管理，防范法律與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《物業(yè)管理?xiàng)l例》及公司內(nèi)部管理制度，結(jié)合物業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于公司對(duì)外簽訂的物業(yè)服務(wù)外包、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、物資采購、場(chǎng)地租賃、廣告合作、技術(shù)服務(wù)等各類合同的訂立、履行、變更、解除及檔案管理等活動(dòng)。合同管理遵循三項(xiàng)原則：依法合規(guī)：合同內(nèi)容與簽訂流程嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保合同效力與履約合法性；權(quán)責(zé)清晰：明確各部門管理責(zé)任，落實(shí)“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)，誰審核、誰把關(guān)”機(jī)制；全程管控：對(duì)合同從立項(xiàng)調(diào)研到檔案歸檔全周期跟蹤，強(qiáng)化履約監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門作為合同發(fā)起主體，需完成：前期調(diào)研：審查合作方資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、信用記錄等），禁止與失信或無履約能力主體合作；調(diào)研同類業(yè)務(wù)市場(chǎng)價(jià)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，形成《項(xiàng)目調(diào)研表》；合同起草：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化模板，無模板時(shí)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)起草（含標(biāo)的、價(jià)款、期限、違約責(zé)任等核心條款）；履約跟蹤：指定專人建立《合同履約臺(tái)賬》，記錄付款、服務(wù)交付等節(jié)點(diǎn)；對(duì)方履約異常時(shí)，發(fā)函催告并留存憑證，催告無效后啟動(dòng)糾紛處置；資料管理：收集履約記錄、糾紛材料，配合檔案歸檔。（二）法務(wù)部門（或法律顧問）法律審核：審查合同合法性（主體適格性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性等），出具《法律審核意見書》；糾紛支持：參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解或訴訟，提供法律策略；培訓(xùn)更新：定期開展合同管理培訓(xùn)，更新法律風(fēng)險(xiǎn)防控指引。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)審核：評(píng)估合同價(jià)款合理性、支付方式合規(guī)性（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求），出具《財(cái)務(wù)審核意見》；資金管控：依據(jù)合同約定辦理款項(xiàng)收付，監(jiān)督資金使用符合條款；成本預(yù)警：配合業(yè)務(wù)部門核算合同成本，提示資金風(fēng)險(xiǎn)。（四）管理層分級(jí)審批：按權(quán)限審批合同，重大合同（如金額較高、合作期限較長(zhǎng)或涉及核心業(yè)務(wù)）提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議；監(jiān)督協(xié)調(diào)：監(jiān)督各部門職責(zé)落實(shí)，協(xié)調(diào)跨部門合同管理爭(zhēng)議。三、合同訂立流程（一）項(xiàng)目調(diào)研與需求確認(rèn)業(yè)務(wù)部門針對(duì)擬合作事項(xiàng)開展調(diào)研：資質(zhì)審查：核查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等渠道驗(yàn)證）；市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)比同類業(yè)務(wù)價(jià)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，形成《項(xiàng)目調(diào)研表》作為定價(jià)依據(jù)。（二）合同草案起草模板優(yōu)先：優(yōu)先使用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《物業(yè)服務(wù)外包合同模板》《物資采購合同模板》）；條款完整：無模板時(shí)，需明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心要素；語言嚴(yán)謹(jǐn)：避免模糊表述（如“盡快”“適當(dāng)”），關(guān)鍵條款（如金額、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）需量化或明確界定。（三）多級(jí)審核1.業(yè)務(wù)初審：部門負(fù)責(zé)人審核需求匹配度、合作方資質(zhì)、價(jià)格合理性，簽署《合同初審意見表》；2.法務(wù)審核：重點(diǎn)審查：主體是否適格（如對(duì)方是否具備物業(yè)服務(wù)資質(zhì)、是否存在無權(quán)代理）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等（如違約責(zé)任是否明確、賠償范圍是否合理）；爭(zhēng)議解決方式是否約定為公司住所地法院（優(yōu)先選擇法院，減少異地仲裁成本）；3.財(cái)務(wù)審核：審核價(jià)款支付方式（如預(yù)付款比例不超過合同金額的[X]%）、發(fā)票類型（專票/普票）、稅務(wù)合規(guī)性。（四）分級(jí)審批一般合同（金額較低、風(fēng)險(xiǎn)可控）：由業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同（如金額超[X]萬元、合作期限超[X]年）：提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。（五）合同簽訂授權(quán)簽約：法定代表人或其授權(quán)代表簽署合同，授權(quán)需提前辦理《授權(quán)委托書》（明確權(quán)限及時(shí)限）；簽約核查：簽署前核對(duì)對(duì)方簽約代表身份及授權(quán)文件，確保簽字蓋章真實(shí)有效；文本留存：合同一式多份，公司留存至少兩份（業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門各一份），合作方留存份數(shù)按約定執(zhí)行。四、合同履行與監(jiān)控（一）履約管理臺(tái)賬跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人建立《合同履約臺(tái)賬》，記錄付款時(shí)間、服務(wù)交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收結(jié)果等；異常處置：合作方履約異常（如遲延交付、服務(wù)不達(dá)標(biāo)）時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)發(fā)函催告（留存催告憑證），催告無效的，啟動(dòng)糾紛處置流程。（二）合同變更與解除變更：因客觀情況需變更合同的，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起變更申請(qǐng)（說明原因及內(nèi)容），按原審批流程審核、審批后簽訂補(bǔ)充協(xié)議；解除：符合法定或約定解除條件的，業(yè)務(wù)部門會(huì)同法務(wù)部門評(píng)估解除后果，按流程審批后書面通知對(duì)方，妥善處理善后事宜（如退款、賠償、資料返還等）。（三）糾紛處理證據(jù)收集：糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間收集合同文本、履約記錄、溝通函件等證據(jù)；方案制定：會(huì)同法務(wù)部門分析責(zé)任歸屬，制定應(yīng)對(duì)方案（協(xié)商、調(diào)解或訴訟）；爭(zhēng)議解決：協(xié)商需形成書面協(xié)議并經(jīng)法務(wù)審核；訴訟/仲裁由法務(wù)部門主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門配合提供證據(jù)。五、合同檔案管理（一）歸檔要求合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含補(bǔ)充協(xié)議、變更通知）、審批文件、履約記錄、糾紛材料等整理成冊(cè)，移交檔案管理部門。（二）保管期限一般合同：保管期限為合同履行完畢后[X]年；重大合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)或長(zhǎng)期合作的合同：永久保管。（三）查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁涂改、復(fù)制涉密或敏感合同內(nèi)容。六、責(zé)任追究對(duì)違反本辦法的行為，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：未按規(guī)定審核、審批合同，導(dǎo)致合同無效或公司損失的，追究經(jīng)辦人及審批人的管理責(zé)任；隱瞞履約異常、擅自變更合同或泄露合同機(jī)密的，給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核扣分，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行，原有規(guī)定與本辦法沖突