PAGE公司生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)檔案管理，確保生產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)活動的有效開展、查詢和利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各生產(chǎn)部門、車間、班組以及與生產(chǎn)相關(guān)的各職能部門在生產(chǎn)活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）定義1.生產(chǎn)檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、設(shè)備資料、質(zhì)量記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷后移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和歷史查考價值，確定檔案的保存時間，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司生產(chǎn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，各部門配合做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司生產(chǎn)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保生產(chǎn)檔案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)和方面。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)任務(wù)安排，生產(chǎn)調(diào)度指令等。2.工藝文件類：工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備資料類：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障維修記錄、設(shè)備購置合同等。4.質(zhì)量記錄類：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。5.生產(chǎn)報(bào)表類：生產(chǎn)日報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表、工時統(tǒng)計(jì)表等。6.其他類：與生產(chǎn)相關(guān)的會議紀(jì)要、技術(shù)文件、圖紙、照片、錄像等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“類別代碼+年度+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，生產(chǎn)計(jì)劃類檔案編號為“SJ[年份][流水號]”，其中“SJ”為生產(chǎn)計(jì)劃類別的代碼。2.類別代碼生產(chǎn)計(jì)劃類：SJ工藝文件類：GY設(shè)備資料類：SB質(zhì)量記錄類：ZL生產(chǎn)報(bào)表類：BB其他類：QT三、生產(chǎn)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門、車間、班組在生產(chǎn)活動中應(yīng)及時形成各類檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案形成過程中，應(yīng)明確責(zé)任人員，按照規(guī)定的格式和要求填寫、編制檔案資料。（二）收集1.定期收集每月末，各部門應(yīng)將本月形成的生產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整理，移交至本部門檔案管理人員。2.專項(xiàng)收集對于重大生產(chǎn)項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備維修等專項(xiàng)工作，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，并移交至檔案管理部門。3.臨時收集根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時要求各部門提供相關(guān)生產(chǎn)檔案資料。四、生產(chǎn)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員對收集到的生產(chǎn)檔案資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的文件。2.按照檔案的類別和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行排序、編目，編制檔案目錄。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案的保管期限和類別，將檔案分別存放于不同的檔案柜或存儲設(shè)備中。五、生產(chǎn)檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大生產(chǎn)決策、重要設(shè)備購置等具有長遠(yuǎn)歷史查考價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管一般生產(chǎn)工藝文件、重要設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、生產(chǎn)報(bào)表等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的生產(chǎn)記錄、臨時性的生產(chǎn)文件等檔案，保管期限為[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對生產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。六、生產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱生產(chǎn)檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司生產(chǎn)檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱人員可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換。2.借閱借閱生產(chǎn)檔案須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對生產(chǎn)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等，以便對檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。七、生產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史查考意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定