PAGE補辦培訓(xùn)證明規(guī)章制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓(xùn)證明補辦流程，確保培訓(xùn)證明的真實性、有效性和嚴肅性，保障公司培訓(xùn)管理工作的正常秩序，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司全體員工在參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部專業(yè)培訓(xùn)、行業(yè)研討會及其他經(jīng)公司認可的培訓(xùn)活動后，因培訓(xùn)證明遺失、損壞等原因需要補辦培訓(xùn)證明的情況。（三）基本原則1.真實性原則：補辦的培訓(xùn)證明必須如實反映員工參加培訓(xùn)的實際情況，與培訓(xùn)記錄和相關(guān)資料一致。2.及時性原則：在員工提出補辦申請后，應(yīng)盡快審核并辦理，確保不影響員工正常使用培訓(xùn)證明。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和要求進行補辦操作，保證培訓(xùn)證明的格式、內(nèi)容等符合相關(guān)標準。二、補辦申請（一）申請條件員工存在以下情形之一時，可申請補辦培訓(xùn)證明：1.培訓(xùn)證明原件遺失。2.培訓(xùn)證明原件因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、意外事故等）導(dǎo)致?lián)p壞且無法正常使用。3.培訓(xùn)證明原件存在字跡模糊、信息缺失等嚴重影響使用的情況。（二）申請時間員工應(yīng)在發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)證明需要補辦之日起[X]個工作日內(nèi)提出申請，以便公司及時處理。（三）申請方式員工需填寫《培訓(xùn)證明補辦申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.員工基本信息：姓名、部門、員工編號、聯(lián)系方式等。2.培訓(xùn)相關(guān)信息：培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)證書編號（如有）等。3.申請補辦原因：詳細說明培訓(xùn)證明遺失、損壞或其他需要補辦的情況。4.承諾聲明：員工需承諾所提供的信息真實有效，如有虛假，愿意承擔相應(yīng)責任。申請表可通過以下方式提交：1.紙質(zhì)版：員工將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人處，部門負責人審核簽字后，統(tǒng)一交至公司人力資源部培訓(xùn)管理科。2.電子版：員工將申請表發(fā)送至公司指定的培訓(xùn)管理郵箱（[郵箱地址]），郵件主題注明“培訓(xùn)證明補辦申請[員工姓名]”。三、審核流程（一）部門初審員工所在部門負責人收到申請表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對申請信息進行初審。初審內(nèi)容包括：1.核實員工是否確實參加了相應(yīng)培訓(xùn)，可通過查閱部門培訓(xùn)記錄、與培訓(xùn)組織者溝通等方式進行。2.檢查申請表填寫內(nèi)容是否完整、準確，與員工實際情況是否相符。3.確認員工是否符合申請補辦的條件。如初審?fù)ㄟ^，部門負責人在申請表上簽署意見并簽字蓋章；如初審不通過，應(yīng)注明原因并將申請表退回員工，同時告知員工補充或修改相關(guān)信息后重新提交申請。（二）培訓(xùn)管理科審核公司人力資源部培訓(xùn)管理科收到經(jīng)部門初審?fù)ㄟ^的申請表后，在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括：1.核對部門初審意見及相關(guān)證明材料，確保初審結(jié)果準確無誤。2.查閱公司培訓(xùn)檔案，核實培訓(xùn)記錄與申請表信息的一致性。3.檢查培訓(xùn)證明的格式、內(nèi)容是否符合公司規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標準。如審核通過，培訓(xùn)管理科在申請表上簽署審核意見并簽字；如審核不通過，應(yīng)書面通知員工及所在部門，說明原因及需補充或修改的內(nèi)容，待員工重新提交符合要求的申請后再進行審核。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)培訓(xùn)管理科審核通過的申請表，需提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在申請表上簽署審批意見。如領(lǐng)導(dǎo)審批通過，申請表進入補辦流程；如領(lǐng)導(dǎo)審批不通過，培訓(xùn)管理科應(yīng)及時將申請表退回員工及所在部門，說明原因，并按照領(lǐng)導(dǎo)意見處理后續(xù)事宜。四、補辦流程（一）信息核對與錄入培訓(xùn)管理科根據(jù)審批通過的申請表，對員工培訓(xùn)信息進行再次核對，確保信息準確無誤。核對無誤后，將相關(guān)信息錄入公司培訓(xùn)管理系統(tǒng)，建立補辦培訓(xùn)證明的電子檔案。（二）證明制作培訓(xùn)管理科根據(jù)公司培訓(xùn)證明模板及錄入的信息，制作補辦的培訓(xùn)證明。培訓(xùn)證明應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.公司名稱及標識。2.員工姓名、部門、員工編號。3.培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機構(gòu)。4.培訓(xùn)內(nèi)容概述（簡要描述培訓(xùn)的主要內(nèi)容和重點）。5.培訓(xùn)證書編號（如有）。6.證明出具日期，并加蓋公司人力資源部培訓(xùn)管理專用章。（三）領(lǐng)取與發(fā)放1.員工可選擇以下方式領(lǐng)取補辦的培訓(xùn)證明：現(xiàn)場領(lǐng)?。簡T工憑本人有效身份證件到公司人力資源部培訓(xùn)管理科領(lǐng)取培訓(xùn)證明。郵寄送達：員工在申請表中填寫準確的收件地址、收件人姓名及聯(lián)系方式，培訓(xùn)管理科將通過郵政快遞（或其他可靠快遞方式）將培訓(xùn)證明寄送至員工指定地址。選擇郵寄送達的，郵寄費用由員工自行承擔。2.培訓(xùn)管理科在發(fā)放培訓(xùn)證明時，應(yīng)做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括領(lǐng)取日期、領(lǐng)取方式、領(lǐng)取人姓名及身份證號碼等。五、培訓(xùn)證明樣式與編號管理（一）培訓(xùn)證明樣式公司培訓(xùn)證明采用統(tǒng)一的格式和模板，模板應(yīng)符合公司形象和相關(guān)行業(yè)規(guī)范要求。培訓(xùn)證明應(yīng)使用A4紙張打印，字體、字號、排版等應(yīng)保持一致、清晰、美觀。（二）編號管理1.公司為每一份補辦培訓(xùn)證明賦予唯一的編號，編號規(guī)則如下：編號共[X]位數(shù)字，前[X]位代表年份，中間[X]位代表月份，后[X]位為順序號。例如，202305001表示2023年5月補辦的第1份培訓(xùn)證明。2.培訓(xùn)管理科在制作培訓(xùn)證明時，應(yīng)按照編號規(guī)則為每份證明編號，并將編號記錄在培訓(xùn)管理系統(tǒng)及相關(guān)紙質(zhì)檔案中，確保編號的準確性和可追溯性。六、費用規(guī)定（一）費用標準補辦培訓(xùn)證明原則上不收取費用。但因員工個人特殊需求，如加急辦理、額外增加證明份數(shù)等導(dǎo)致產(chǎn)生的額外費用，由員工自行承擔。額外費用標準如下：1.加急辦理：在正常辦理時間基礎(chǔ)上，如需加急處理，加急費用為[X]元/份，加急辦理時間為[X]個工作日。2.額外增加證明份數(shù)：每份額外增加的培訓(xùn)證明費用為[X]元。（二）費用支付方式1.員工如需支付費用，應(yīng)在收到培訓(xùn)管理科通知后[X]個工作日內(nèi)，將費用支付至公司指定的銀行賬戶或通過公司內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)進行線上支付。2.支付完成后，員工應(yīng)將支付憑證復(fù)印件提交至培訓(xùn)管理科，以便核實費用到賬情況。七、檔案管理（一）紙質(zhì)檔案培訓(xùn)管理科應(yīng)建立補辦培訓(xùn)證明的紙質(zhì)檔案，檔案內(nèi)容包括：1.《培訓(xùn)證明補辦申請表》原件。2.部門初審意見及相關(guān)證明材料復(fù)印件（如培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績等）。3.培訓(xùn)管理科審核意見及相關(guān)記錄。4.領(lǐng)導(dǎo)審批意見。5.補辦的培訓(xùn)證明原件。6.費用支付憑證復(fù)印件（如有）。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照時間順序進行整理、裝訂，并妥善保管，保管期限為[X]年。（二）電子檔案培訓(xùn)管理科在公司培訓(xùn)管理系統(tǒng)中建立補辦培訓(xùn)證明的電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括申請表、審核記錄、培訓(xùn)證明電子版等信息。電子檔案應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司人力資源部負責對培訓(xùn)證明補辦工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對補辦流程的執(zhí)行情況、檔案管理情況等進行抽查。檢查內(nèi)容包括：1.申請、審核、補辦等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定流程進行，有無違規(guī)操作。2.培訓(xùn)證明的內(nèi)容、格式是否符合要求，編號是否準確、規(guī)范。3.檔案管理是否規(guī)范，紙質(zhì)檔案與電子檔案是否一致、完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時責令相關(guān)責任人進行整改，并對整改情況進行跟蹤復(fù)查。（二）員工監(jiān)督鼓勵公司員工對培訓(xùn)證明補辦工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或存在疑問，可向公司人力資源部或上級領(lǐng)導(dǎo)反映。公司將對員工反映的問題進行認真調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。九、責任追究（一）員工責任1.員工提供虛假培訓(xùn)信息或故意隱瞞培訓(xùn)證明遺失、損壞等真實情況，騙取補辦培訓(xùn)證明的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理，并追回已發(fā)放的培訓(xùn)證明。2.因員工個人原因?qū)е屡嘤?xùn)證明遺失、損壞，給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，員工應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償金額根據(jù)實際損失情況確定。（二）管理人員責任1.部門負責人、培訓(xùn)管理科工作人員及其他相關(guān)管理人員在培訓(xùn)證明補辦工作中，如存在審核不嚴、違規(guī)操作、故意刁難員工等行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰