PAGE培訓(xùn)中心檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為培訓(xùn)中心的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)中心各部門及全體員工在培訓(xùn)教學(xué)、行政管理、師資建設(shè)、學(xué)員管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)中心檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)中心的各項(xiàng)工作和活動，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理培訓(xùn)中心在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及培訓(xùn)中心機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置培訓(xùn)中心設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善培訓(xùn)中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)中心各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)向培訓(xùn)中心各部門提供檔案信息服務(wù)，解答檔案查詢咨詢，積極開展檔案編研工作，為培訓(xùn)中心的決策提供參考依據(jù)。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高培訓(xùn)中心員工的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.培訓(xùn)教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、大綱、教案、課件等教學(xué)文件。學(xué)員成績記錄、考試試卷、作業(yè)批改記錄等。教學(xué)評估、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)改革等資料。2.行政管理檔案培訓(xùn)中心發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、考核等資料）。財(cái)務(wù)檔案（包括預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證等）。固定資產(chǎn)檔案（包括設(shè)備采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等資料）。合同檔案（包括培訓(xùn)合作協(xié)議、租賃合同、采購合同等）。3.師資建設(shè)檔案教師基本信息、教學(xué)資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等。教師教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)成果獎勵等資料。教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)等。4.學(xué)員管理檔案學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息、學(xué)員學(xué)籍檔案等。學(xué)員考勤記錄、學(xué)員獎懲情況等。學(xué)員就業(yè)推薦、跟蹤服務(wù)等資料。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進(jìn)行編號。具體編號規(guī)則如下：1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：JX年份序號2.行政管理檔案：XZ年份序號3.師資建設(shè)檔案：SZ年份序號4.學(xué)員管理檔案：XY年份序號例如，培訓(xùn)教學(xué)檔案中2023年第5份教案的編號為JX202305。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動收集培訓(xùn)中心在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對于零散的文件材料，檔案管理人員應(yīng)及時進(jìn)行整理和歸檔，避免文件丟失或損壞。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，按照文件材料的形成順序進(jìn)行排列，逐頁編號，并編制目錄。3.對于同一類檔案中數(shù)量較多的，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)分，如教學(xué)檔案可分為理論教學(xué)檔案、實(shí)踐教學(xué)檔案等，并分別進(jìn)行整理。4.整理后的檔案應(yīng)整齊、規(guī)范，便于查閱和保管。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔保管。2.歸檔時，應(yīng)按照檔案編號順序依次上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、編號、數(shù)量等信息，以便對檔案進(jìn)行跟蹤管理。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫房鑰匙，確保檔案安全。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)中心內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及培訓(xùn)中心機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案的查閱，需經(jīng)培訓(xùn)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱培訓(xùn)中心檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)培訓(xùn)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格按照規(guī)定做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上登記。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.培訓(xùn)中心內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，可根據(jù)檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.外部單位或個人需要利用培訓(xùn)中心檔案的，需經(jīng)培訓(xùn)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)積極為培訓(xùn)中心的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案資料匯編、專題資料等，為培訓(xùn)中心的決策提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映培訓(xùn)中心主要職能活動和基本歷史面貌的，對培訓(xùn)中心有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對培訓(xùn)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)培訓(xùn)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀前應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保銷毀的檔案準(zhǔn)確無誤。3.檔案銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立培訓(xùn)中心檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對培訓(xùn)中心現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類編號進(jìn)行存儲。2.對電子檔案進(jìn)行整理、編目、掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案基本信息、文件內(nèi)容等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實(shí)現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量、類別分布、利用情況等，為培訓(xùn)中心的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維