2026年跨境電商公司車輛使用與調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司車輛使用與調(diào)度管理工作，保障行車安全，提高車輛使用效率，降低運(yùn)營成本，防范車輛管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國道路交通安全法》《中華人民共和國道路運(yùn)輸條例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合跨境電商行業(yè)業(yè)務(wù)特性（含國內(nèi)物流配送、跨境口岸接駁、海外倉物資轉(zhuǎn)運(yùn)、商務(wù)出行等多場景用車需求），特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有自有車輛、租賃車輛的購置、登記、使用、調(diào)度、維護(hù)、保養(yǎng)、報(bào)廢及駕駛員管理等全流程工作。公司各部門及全體員工（含專職駕駛員、兼職駕駛員）凡涉及車輛使用與調(diào)度相關(guān)事宜的，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條本制度所稱車輛，包括公司自有貨車（含廂式貨車、冷藏貨車）、商務(wù)車、乘用車及用于跨境業(yè)務(wù)的專用運(yùn)輸車輛；租賃車輛指公司為滿足臨時(shí)業(yè)務(wù)需求租賃的各類運(yùn)營車輛，其使用與調(diào)度管理參照本制度執(zhí)行。第四條車輛管理遵循“安全優(yōu)先、統(tǒng)籌調(diào)度、規(guī)范使用、高效節(jié)能、責(zé)任明晰”的基本原則。以保障行車安全為核心，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門用車需求；規(guī)范車輛使用流程，杜絕違規(guī)用車；優(yōu)化調(diào)度方案，提高車輛使用效率；加強(qiáng)車輛維保，降低運(yùn)營成本；明確各環(huán)節(jié)管理責(zé)任，確保管理鏈條完整。第五條職責(zé)分工：公司行政部（或車輛管理部）為車輛管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)車輛的購置、登記、保險(xiǎn)、調(diào)度、維保、歸檔等統(tǒng)籌管理工作；各部門負(fù)責(zé)本部門用車需求的申請(qǐng)、使用監(jiān)管及用車后的反饋工作；專職駕駛員負(fù)責(zé)車輛的日常駕駛、維護(hù)保養(yǎng)、安全行車及車輛衛(wèi)生；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)車輛相關(guān)費(fèi)用（燃油、維保、保險(xiǎn)等）的核算與報(bào)銷審核；公司管理層負(fù)責(zé)車輛購置、重大維修、租賃等事項(xiàng)的審批。第二章車輛購置與登記管理第六條購置原則：車輛購置需結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，遵循“按需購置、經(jīng)濟(jì)實(shí)用、節(jié)能環(huán)?！钡脑瓌t，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、維修便利、適配跨境電商物流特性（如大載重、耐腐蝕、適合長途運(yùn)輸）的車輛型號(hào)。嚴(yán)禁購置超出業(yè)務(wù)需求或豪華型車輛。第七條購置流程：（一）申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)發(fā)展需要購置車輛的，由行政部結(jié)合各部門用車需求及現(xiàn)有車輛資源，編制《車輛購置申請(qǐng)表》，明確購置車輛型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、購置用途（如物流配送、商務(wù)出行、跨境接駁等）及預(yù)期使用效益，附市場調(diào)研分析報(bào)告，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審批：《車輛購置申請(qǐng)表》經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核實(shí)預(yù)算可行性，再報(bào)公司總經(jīng)理審批；一次性購置3輛及以上車輛或購置金額超過XX萬元的，需報(bào)公司董事會(huì)審議通過（如公司設(shè)置董事會(huì)）。（三）購置：審批通過后，由行政部牽頭組織采購，通過公開比價(jià)、招標(biāo)等方式選擇正規(guī)經(jīng)銷商，簽訂購車合同，明確車輛配置、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。購置過程需嚴(yán)格遵守公司采購管理規(guī)定，確保購置流程合規(guī)。（四）登記：車輛購置完成后，行政部指定專人在10個(gè)工作日內(nèi)辦理車輛登記注冊(cè)手續(xù)，取得行駛證、號(hào)牌等合法證件；同步建立車輛管理檔案，詳細(xì)記錄車輛型號(hào)、車架號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、購置日期、登記信息、保險(xiǎn)信息、維保記錄、行駛里程等內(nèi)容。第八條租賃管理：因臨時(shí)業(yè)務(wù)高峰（如跨境電商大促期間）、車輛維修等特殊情況需租賃車輛的，由行政部填寫《車輛租賃申請(qǐng)表》，明確租賃車輛型號(hào)、數(shù)量、租賃期限、租金預(yù)算、租賃用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過后，選擇具備合法運(yùn)營資質(zhì)的租賃公司，簽訂正式租賃協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)及安全責(zé)任。第三章車輛調(diào)度管理第九條調(diào)度原則：行政部需建立“統(tǒng)一調(diào)度、分級(jí)響應(yīng)、優(yōu)先保障”的調(diào)度機(jī)制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門用車需求。優(yōu)先保障跨境物流接駁、緊急商務(wù)洽談、客戶服務(wù)等核心業(yè)務(wù)用車；對(duì)相同或相近目的地的用車需求，實(shí)行拼車調(diào)度，提高車輛使用效率；合理安排駕駛員排班，避免疲勞駕駛。第十條用車申請(qǐng)流程：（一）常規(guī)申請(qǐng)：各部門因業(yè)務(wù)需要用車的，需提前1個(gè)工作日向行政部提交《車輛使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用車部門、用車人、用車時(shí)間、用車目的地、用車事由、同行人數(shù)、所需車輛類型及預(yù)計(jì)返回時(shí)間?？缇硺I(yè)務(wù)用車（如口岸接駁、海外倉轉(zhuǎn)運(yùn)）需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，注明跨境對(duì)接細(xì)節(jié)及相關(guān)審批手續(xù)辦理情況。（二）緊急申請(qǐng)：因突發(fā)情況（如客戶緊急拜訪、物資應(yīng)急配送、員工緊急就醫(yī)等）需緊急用車的，可先向行政部負(fù)責(zé)人口頭報(bào)備，經(jīng)同意后優(yōu)先安排用車，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊《車輛使用申請(qǐng)表》及相關(guān)情況說明。（三）審批審核：行政部收到用車申請(qǐng)后，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，核實(shí)用車需求的真實(shí)性、合理性，結(jié)合車輛調(diào)度情況確定是否派車。常規(guī)用車由行政部調(diào)度人員審核批準(zhǔn)；跨境業(yè)務(wù)用車、長途用車（單程超過200公里）需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。第十一條調(diào)度安排：行政部調(diào)度人員根據(jù)審核通過的用車申請(qǐng)，結(jié)合車輛空閑狀態(tài)、駕駛員排班、目的地路線等因素，制定最優(yōu)調(diào)度方案，明確派車車輛、駕駛員及用車注意事項(xiàng)，及時(shí)通知用車部門及駕駛員。調(diào)度方案需確保車輛使用高效、路線合理，避免資源浪費(fèi)。第十二條調(diào)度變更與取消：用車部門提交申請(qǐng)后，如因業(yè)務(wù)調(diào)整需變更用車時(shí)間、目的地或取消用車的，需提前通知行政部；已派車的，需至少提前2小時(shí)告知，避免車輛空駛。因未及時(shí)通知導(dǎo)致車輛空駛或產(chǎn)生額外費(fèi)用的，由用車部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四章車輛使用管理第十三條使用規(guī)范：駕駛員需嚴(yán)格按照調(diào)度指令執(zhí)行用車任務(wù)，按指定路線行駛，不得擅自變更目的地、延長用車時(shí)間或轉(zhuǎn)借他人使用車輛；不得利用公司車輛從事與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)（如私人出行、貨物運(yùn)輸牟利等）；嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛、闖紅燈等違法違規(guī)駕駛行為；行車過程中需系好安全帶，文明駕駛，維護(hù)公司形象。第十四條用車安全：（一）駕駛員資質(zhì)：專職駕駛員需持有有效的駕駛證，具備相應(yīng)準(zhǔn)駕車型的駕駛資格，駕齡不低于3年，無重大交通事故記錄；兼職駕駛員需經(jīng)行政部審核資質(zhì)、組織安全培訓(xùn)并考核合格后，方可駕駛公司車輛。（二）車輛檢查：駕駛員每次出車前需對(duì)車輛進(jìn)行全面檢查，包括輪胎氣壓、剎車系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、油量、水箱、燈光、喇叭等，確保車輛狀態(tài)良好；行車過程中留意車輛運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)停車檢查；收車后需再次檢查車輛，清理車內(nèi)雜物，停放至指定位置，拉好手剎、關(guān)閉電源。（三）跨境用車特殊要求：駕駛車輛從事跨境口岸接駁、海外倉轉(zhuǎn)運(yùn)等業(yè)務(wù)時(shí)，需提前辦理好海關(guān)報(bào)備、通行證件等相關(guān)手續(xù)；嚴(yán)格遵守跨境運(yùn)輸相關(guān)規(guī)定，配合海關(guān)、邊防等部門的檢查；攜帶齊全車輛行駛證、駕駛證、保險(xiǎn)單等有效證件，確保行車合規(guī)。第十五條車輛停放：車輛使用完畢后，需按行政部指定的地點(diǎn)停放，嚴(yán)禁隨意停放。辦公時(shí)間內(nèi)，車輛需停放在公司指定停車場；下班后及節(jié)假日，車輛需停放在安全的停車場或公司院內(nèi)；跨境業(yè)務(wù)用車在境外停留期間，需停放在指定的安全區(qū)域，做好車輛防護(hù)措施。第十六條車輛衛(wèi)生：駕駛員需保持車輛內(nèi)外清潔衛(wèi)生，定期擦拭車輛外觀、清理車內(nèi)雜物；行政部每月對(duì)車輛衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，對(duì)衛(wèi)生不合格的，責(zé)令駕駛員限期整改。第五章車輛維護(hù)與保養(yǎng)管理第十七條維保原則：車輛維護(hù)與保養(yǎng)遵循“定期保養(yǎng)、及時(shí)維修、預(yù)防為主”的原則，嚴(yán)格按照車輛使用說明書規(guī)定的周期及項(xiàng)目進(jìn)行保養(yǎng)，及時(shí)處理車輛故障，確保車輛始終處于良好運(yùn)行狀態(tài)。嚴(yán)禁因拖延維保導(dǎo)致車輛故障擴(kuò)大或引發(fā)安全事故。第十八條定期保養(yǎng)：（一）日常保養(yǎng)：由駕駛員負(fù)責(zé)，包括車輛清潔、輪胎檢查、油量補(bǔ)充、燈光檢查等，確保車輛日常運(yùn)行正常。（二）定期保養(yǎng)：行政部根據(jù)車輛行駛里程及使用時(shí)間，制定《車輛定期保養(yǎng)計(jì)劃》，明確保養(yǎng)周期、保養(yǎng)項(xiàng)目及責(zé)任人。一般情況下，車輛每行駛5000公里或每6個(gè)月進(jìn)行一次一級(jí)保養(yǎng)（更換機(jī)油、機(jī)濾等常規(guī)項(xiàng)目）；每行駛15000公里或每12個(gè)月進(jìn)行一次二級(jí)保養(yǎng)（全面檢查發(fā)動(dòng)機(jī)、變速箱、底盤等核心部件）。（三）保養(yǎng)實(shí)施：行政部根據(jù)保養(yǎng)計(jì)劃，提前通知駕駛員將車輛送至指定的正規(guī)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行保養(yǎng)；保養(yǎng)完成后，駕駛員需核對(duì)保養(yǎng)項(xiàng)目及費(fèi)用，簽署保養(yǎng)清單，將保養(yǎng)憑證交行政部歸檔。第十九條維修管理：（一）故障申報(bào)：車輛在使用過程中出現(xiàn)故障或異常時(shí)，駕駛員需及時(shí)向行政部報(bào)告，說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)等信息，提交《車輛維修申請(qǐng)表》，嚴(yán)禁擅自將車輛送至維修機(jī)構(gòu)維修。（二）故障核查：行政部接到報(bào)修后，需及時(shí)安排專業(yè)人員或會(huì)同維修機(jī)構(gòu)對(duì)車輛故障進(jìn)行核查，確定維修項(xiàng)目及預(yù)計(jì)費(fèi)用。（三）審批維修：單次維修費(fèi)用在XX元以內(nèi)的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；維修費(fèi)用在XX元至XX元之間的，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；單次維修費(fèi)用超過XX元的，需報(bào)公司管理層集體審議通過。（四）維修實(shí)施：審批通過后，由行政部安排駕駛員將車輛送至指定的正規(guī)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修；維修過程中，行政部需跟蹤維修進(jìn)度，核實(shí)維修項(xiàng)目的真實(shí)性；維修完成后，需對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)維修費(fèi)用，索要正規(guī)維修發(fā)票及維修清單，歸檔留存。第二十條保險(xiǎn)與年檢：行政部需為公司所有自有車輛及時(shí)購買交強(qiáng)險(xiǎn)、商業(yè)險(xiǎn)（含車輛損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)、車上人員責(zé)任險(xiǎn)等），確保保險(xiǎn)coverage充足且在有效期內(nèi)；每年提前30天安排車輛年檢工作，確保車輛通過年檢，取得年檢合格證明。保險(xiǎn)單、年檢證明等相關(guān)證件需歸檔保管，以備核查。第六章車輛費(fèi)用管理第二十一條費(fèi)用范圍：車輛相關(guān)費(fèi)用包括燃油費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、洗車費(fèi)、違章罰款等。所有車輛費(fèi)用需嚴(yán)格按公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，實(shí)行“實(shí)報(bào)實(shí)銷、限額管控”。第二十二條燃油費(fèi)管理：公司為自有車輛統(tǒng)一辦理加油卡，實(shí)行“一車一卡”管理；駕駛員需憑加油卡加油，嚴(yán)禁現(xiàn)金加油（特殊情況除外，需事后說明）。行政部每月核對(duì)加油記錄與車輛行駛里程，核算燃油消耗是否合理；對(duì)超出正常消耗標(biāo)準(zhǔn)的，需查明原因，追究相關(guān)責(zé)任。第二十三條費(fèi)用報(bào)銷：（一）報(bào)銷材料：駕駛員或相關(guān)人員報(bào)銷車輛費(fèi)用時(shí)，需提交正規(guī)發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)單、相關(guān)審批文件（如維修申請(qǐng)表、用車申請(qǐng)表）等材料，確保材料真實(shí)、完整、合規(guī)。（二）報(bào)銷流程：報(bào)銷人將報(bào)銷材料提交至行政部審核，行政部核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性及審批手續(xù)的完整性后，提交財(cái)務(wù)部審核；財(cái)務(wù)部審核通過后，按公司費(fèi)用報(bào)銷流程報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，由財(cái)務(wù)部將報(bào)銷費(fèi)用轉(zhuǎn)入報(bào)銷人指定銀行賬戶。第二十四條費(fèi)用管控：行政部需建立車輛費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每輛車的各項(xiàng)費(fèi)用支出情況，每月匯總分析車輛費(fèi)用支出趨勢，提出費(fèi)用管控建議；財(cái)務(wù)部定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，核查費(fèi)用支出的合規(guī)性，杜絕虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用。第七章事故處理與責(zé)任認(rèn)定第二十五條事故處理流程：車輛發(fā)生交通事故后，駕駛員需立即停車，保護(hù)現(xiàn)場，開啟危險(xiǎn)報(bào)警閃光燈，及時(shí)撥打122報(bào)警電話及保險(xiǎn)公司報(bào)案電話；同時(shí)向行政部及部門負(fù)責(zé)人報(bào)告事故情況，說明事故地點(diǎn)、事故原因、人員傷亡及車輛損壞情況。如有人員傷亡，需優(yōu)先組織搶救傷員。第二十六條事故善后：行政部接到事故報(bào)告后，需及時(shí)安排人員趕赴現(xiàn)場協(xié)助處理善后工作，協(xié)調(diào)保險(xiǎn)公司進(jìn)行理賠；收集事故責(zé)任認(rèn)定書、定損單、維修發(fā)票、醫(yī)療費(fèi)用清單等相關(guān)材料，辦理理賠手續(xù)?？缇硺I(yè)務(wù)用車在境外發(fā)生事故的，需嚴(yán)格遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，及時(shí)聯(lián)系當(dāng)?shù)鼐?、保險(xiǎn)公司及中國駐當(dāng)?shù)厥诡I(lǐng)館（如需），妥善處理善后事宜。第二十七條責(zé)任認(rèn)定與處理：（一）駕駛員無責(zé)任的：事故造成的車輛損失、人員傷亡費(fèi)用等，由保險(xiǎn)公司按規(guī)定理賠；超出保險(xiǎn)理賠范圍的費(fèi)用，經(jīng)公司管理層審批后，由公司承擔(dān)。（二）駕駛員負(fù)次要責(zé)任或同等責(zé)任的：事故造成的損失，在保險(xiǎn)公司理賠后，剩余部分由公司承擔(dān)70%-80%，駕駛員承擔(dān)20%-30%（具體比例根據(jù)責(zé)任大小確定）；駕駛員需接受公司內(nèi)部警告處分。（三）駕駛員負(fù)主要責(zé)任或全部責(zé)任的：事故造成的損失，在保險(xiǎn)公司理賠后，剩余部分由駕駛員承擔(dān)50%以上（具體比例根據(jù)責(zé)任大小確定）；造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失或惡劣影響的，給予駕駛員記過、開除等處分；涉嫌違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。（四）因用車部門違規(guī)要求駕駛員違章駕駛導(dǎo)致事故的，責(zé)任由用車部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，駕駛員不承擔(dān)主要責(zé)任。第八章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十八條監(jiān)督機(jī)制：公司建立常態(tài)化監(jiān)督檢查機(jī)制，行政部每月對(duì)車輛使用、調(diào)度、維保、費(fèi)用支出等情況進(jìn)行抽查，每季度開展一次全面檢查，重點(diǎn)核查用車申請(qǐng)的真實(shí)性、調(diào)度流程的完整性、駕駛員的合規(guī)駕駛情況、維保記錄的及時(shí)性、費(fèi)用支出的合理性等；財(cái)務(wù)部定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保費(fèi)用管控合規(guī)。第二十九條問題整改：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部需及時(shí)向相關(guān)部門及人員下達(dá)《整改通知書》，明確整改事項(xiàng)、整改期限及整改要求；相關(guān)部門及人員需在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改結(jié)果反饋至行政部。行政部對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題整改到位。第三十條責(zé)任追究：對(duì)在車輛使用與調(diào)度管理工作中存在以下行為的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：（一）未按規(guī)定申請(qǐng)用車或擅自使用車輛的，給予用車人及相關(guān)責(zé)任人警告處分；造成車輛損壞或費(fèi)用損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（二）駕駛員存在酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違法違規(guī)駕駛行為的，給予通報(bào)批評(píng)；造成事故的，按本制度第七章相關(guān)規(guī)定處理；（三）駕駛員未按規(guī)定對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，導(dǎo)致車輛故障擴(kuò)大或引發(fā)事故的，給予警告處分；造成損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（四）行政部人員未按規(guī)定流程調(diào)度車輛、辦理車輛登記、保險(xiǎn)、維保等手續(xù)，或存在弄虛作假、敷衍了事行為的，給予通報(bào)批評(píng)；造成公司損失的，追究相應(yīng)管理責(zé)任；（五）相關(guān)人員虛報(bào)、冒領(lǐng)車輛費(fèi)用的，責(zé)令退回違規(guī)費(fèi)用，給予記過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予開除處分；涉嫌違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。第九章