2026年跨境電商公司大事記記錄管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司大事記的記錄、收集、整理、歸檔及使用管理工作，系統(tǒng)留存企業(yè)發(fā)展歷程中的關(guān)鍵信息，客觀反映公司跨境電商業(yè)務(wù)發(fā)展軌跡，為企業(yè)戰(zhàn)略決策、品牌建設(shè)、合規(guī)審計(jì)及文化傳承提供依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司跨境運(yùn)營、市場拓展、合規(guī)風(fēng)控等業(yè)務(wù)特性，制定本制度。第二條本制度所稱大事記，是指對公司發(fā)展進(jìn)程中具有重大影響、標(biāo)志性意義或需長期追溯的各類事件進(jìn)行系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)記錄形成的規(guī)范性資料。其核心作用是梳理公司發(fā)展脈絡(luò)，留存關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)信息，為公司運(yùn)營管理及長遠(yuǎn)發(fā)展提供歷史參考。第三條本制度適用于公司各部門及全體員工，覆蓋公司運(yùn)營管理全領(lǐng)域，包括戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、市場拓展、合規(guī)認(rèn)證、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、重大合作、榮譽(yù)資質(zhì)、應(yīng)急處置等所有需記錄的重大事件相關(guān)工作。第四條大事記記錄管理遵循“客觀真實(shí)、全面系統(tǒng)、及時(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范有序、安全可控”的原則，確保記錄內(nèi)容真實(shí)反映事件全貌，記錄流程規(guī)范可追溯，檔案資料安全完整。第五條公司行政部是大事記記錄管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制度制定與修訂、記錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息收集匯總、整理歸檔、保管使用及監(jiān)督考核；各業(yè)務(wù)部門（含運(yùn)營部、市場部、倉儲物流部、合規(guī)部、財(cái)務(wù)部等）負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)重大事件的及時(shí)上報(bào)、原始資料提供及配合整理；全體員工有責(zé)任配合完成職責(zé)相關(guān)的重大事件記錄與上報(bào)工作。第二章組織職責(zé)劃分第六條行政部主要職責(zé)：制定并動態(tài)優(yōu)化大事記記錄管理細(xì)則，明確記錄范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程及歸檔要求；建立大事記專項(xiàng)管理臺賬，統(tǒng)籌全公司重大事件信息的收集、匯總、審核與整理；負(fù)責(zé)大事記的規(guī)范撰寫、分類歸檔及長期保管，確保檔案資料完整安全；搭建大事記查閱使用管理機(jī)制，規(guī)范查閱流程，保障信息合理利用；組織開展大事記記錄管理培訓(xùn)，提升各部門相關(guān)人員的記錄規(guī)范意識；定期對大事記記錄管理工作進(jìn)行核查與總結(jié)，向管理層提交工作報(bào)告；協(xié)調(diào)解決大事記記錄管理過程中的跨部門問題，確保工作順暢推進(jìn)。第七條各業(yè)務(wù)部門主要職責(zé)：明確本部門大事記信息專員，負(fù)責(zé)本部門重大事件的初步篩選、信息收集及及時(shí)上報(bào)；梳理本部門職責(zé)范圍內(nèi)的重大事件，按要求提交完整的原始資料（如會議紀(jì)要、合同掃描件、審批文件、活動照片、新聞報(bào)道等）；配合行政部完成重大事件信息的補(bǔ)充核實(shí)、資料完善及整理歸檔工作；對本部門上報(bào)的大事記信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)；主動跟蹤本部門核心業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，確保重大事件不遺漏、不延誤上報(bào)。第八條財(cái)務(wù)部主要職責(zé)：負(fù)責(zé)提供公司重大財(cái)務(wù)決策、資金運(yùn)作、投融資事項(xiàng)、財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)合規(guī)等相關(guān)重大事件的信息及原始資料；配合行政部完成財(cái)務(wù)類重大事件的記錄與歸檔工作，確保財(cái)務(wù)相關(guān)大事記信息準(zhǔn)確完整。第九條合規(guī)部主要職責(zé)：負(fù)責(zé)提供公司跨境業(yè)務(wù)合規(guī)認(rèn)證、政策適配、法律糾紛處置、監(jiān)管檢查應(yīng)對等相關(guān)重大事件的信息及原始資料；對大事記記錄內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)及公司合規(guī)要求。第十條管理層職責(zé)：負(fù)責(zé)對公司層面重大戰(zhàn)略決策、重大項(xiàng)目立項(xiàng)、重要人事任免等核心大事記信息進(jìn)行審核確認(rèn)；支持行政部開展大事記記錄管理工作，協(xié)調(diào)解決重大問題；定期查閱大事記資料，為戰(zhàn)略決策提供參考。第十一條員工職責(zé)：知曉并遵守本制度規(guī)定，主動關(guān)注職責(zé)范圍內(nèi)及公司層面的重大事件；發(fā)現(xiàn)需記錄的重大事件時(shí)，及時(shí)向所在部門信息專員或行政部反饋；按要求配合提供重大事件相關(guān)的原始信息或資料；對提供信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第三章大事記記錄范圍與標(biāo)準(zhǔn)第十二條核心記錄范圍：（一）戰(zhàn)略決策類：公司發(fā)展戰(zhàn)略制定與調(diào)整、年度經(jīng)營計(jì)劃確定、重大項(xiàng)目立項(xiàng)與終止、組織架構(gòu)調(diào)整、核心業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、重大管理制度出臺與修訂等；（二）業(yè)務(wù)發(fā)展類：新增跨境電商平臺入駐（如亞馬遜、速賣通、Shopee等）、核心品類拓展、重大產(chǎn)品上線與迭代、年度銷售額突破關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、倉儲物流體系升級（如海外倉建設(shè)/合作、物流線路優(yōu)化）、重大技術(shù)系統(tǒng)上線（如ERP系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)分析平臺搭建）等；（三）市場拓展類：新市場（國家/地區(qū)）開拓、重大營銷活動（如海外平臺大促、品牌推廣活動）、重要客戶合作簽約、市場份額突破關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重大品牌合作或代言等；（四）合規(guī)風(fēng)控類：跨境業(yè)務(wù)相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證獲取（如海關(guān)備案、進(jìn)出口權(quán)、平臺合規(guī)認(rèn)證）、重大合規(guī)政策適配調(diào)整、法律糾紛處置結(jié)果、監(jiān)管部門檢查及整改情況、知識產(chǎn)權(quán)申請與授權(quán)（如商標(biāo)、專利）等；（五）重大合作類：與上下游核心合作伙伴（供應(yīng)商、物流商、支付機(jī)構(gòu)）的重大合作簽約、戰(zhàn)略投資與被投資、合資公司設(shè)立、重大并購重組等；（六）團(tuán)隊(duì)建設(shè)類：公司人員規(guī)模突破關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、核心管理團(tuán)隊(duì)組建與調(diào)整、重大人事任免、重要培訓(xùn)體系搭建、員工福利制度重大優(yōu)化、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)重大活動等；（七）榮譽(yù)資質(zhì)類：獲得政府、行業(yè)協(xié)會、跨境電商平臺等頒發(fā)的各類榮譽(yù)稱號、獎項(xiàng)、評級認(rèn)證、社會公益活動重要參與及表彰等；（八）應(yīng)急處置類：重大突發(fā)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如平臺處罰、物流中斷）、自然災(zāi)害影響、重大安全事故處置、公共衛(wèi)生事件應(yīng)對等重大突發(fā)事件的發(fā)生與處置情況；（九）其他類：公司注冊資本變更、辦公/倉儲地址搬遷、重大慶典活動、對公司發(fā)展有深遠(yuǎn)影響的其他事件。第十三條記錄標(biāo)準(zhǔn)：（一）時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)：需準(zhǔn)確記錄事件發(fā)生的年、月、日，重大連續(xù)性事件需同時(shí)記錄起始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間；時(shí)間表述統(tǒng)一采用“YYYY年MM月DD日”格式，確保時(shí)間追溯精準(zhǔn)；（二）內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：需完整記錄事件的核心要素，包括事件背景、主要參與主體、具體內(nèi)容、關(guān)鍵決策、實(shí)施過程（核心節(jié)點(diǎn)）、最終結(jié)果及對公司的影響等；語言表述簡潔明了、客觀準(zhǔn)確，避免主觀評價(jià)，確需說明的需標(biāo)注客觀依據(jù)；（三）資料標(biāo)準(zhǔn)：每件大事記需配套完整的原始佐證資料，包括但不限于會議紀(jì)要、審批文件、合同協(xié)議掃描件、官方通知、新聞報(bào)道、活動照片/視頻、資質(zhì)證書復(fù)印件、檢測報(bào)告等；原始資料需清晰可辨，信息完整；（四）格式標(biāo)準(zhǔn)：大事記記錄采用統(tǒng)一模板，按“時(shí)間-事件標(biāo)題-事件概述-核心要素-佐證資料清單”的結(jié)構(gòu)規(guī)范撰寫；標(biāo)題需簡潔明了，準(zhǔn)確概括事件核心內(nèi)容；概述部分需簡明扼要梳理事件全貌。第十四條記錄等級劃分：根據(jù)事件重要程度及影響范圍，將大事記分為一級、二級、三級三個(gè)等級，不同等級對應(yīng)不同的上報(bào)時(shí)限與審核要求：（一）一級事件：對公司發(fā)展具有決定性、里程碑意義的重大事件，如戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、重大投融資、核心業(yè)務(wù)重大突破、重大合規(guī)認(rèn)證獲取等；需即時(shí)上報(bào)，24小時(shí)內(nèi)完成初步記錄，經(jīng)管理層審核確認(rèn)；（二）二級事件：對公司某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有重要影響的事件，如新增海外市場入駐、重大客戶簽約、重要制度出臺等；需在事件發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并完成初步記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審核；（三）三級事件：對公司運(yùn)營具有一定影響、需長期追溯的事件，如重要培訓(xùn)開展、小型榮譽(yù)獲取、業(yè)務(wù)流程重大優(yōu)化等；需在事件發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并完成記錄，經(jīng)部門信息專員審核后提交行政部備案。第四章大事記收集與整理流程第十五條信息收集渠道：建立“部門上報(bào)+行政部主動收集+管理層指令”的多維度信息收集渠道；各部門信息專員負(fù)責(zé)本部門重大事件的主動梳理與上報(bào)；行政部通過日常工作對接、跨部門會議、公司公告等渠道主動收集重大事件信息；管理層直接指令記錄的重大事件，由行政部牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成信息收集。第十六條上報(bào)流程：各部門信息專員梳理本部門重大事件后，填寫《大事記信息上報(bào)表》，附相關(guān)原始佐證資料，按記錄等級要求提交至行政部；一級事件需同時(shí)抄報(bào)部門負(fù)責(zé)人及公司管理層；跨部門協(xié)同推進(jìn)的重大事件，由牽頭部門負(fù)責(zé)匯總信息并統(tǒng)一上報(bào)，相關(guān)配合部門需主動提供所需資料。第十七條信息審核：行政部收到上報(bào)信息后，按等級開展審核工作：一級事件由行政部初步審核后，提交管理層審核確認(rèn)；二級事件由行政部聯(lián)合相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核；三級事件由行政部專人審核；審核重點(diǎn)包括事件真實(shí)性、信息完整性、要素準(zhǔn)確性、佐證資料有效性；審核不通過的，退回上報(bào)部門補(bǔ)充完善，補(bǔ)充后重新審核。第十八條整理撰寫：行政部對審核通過的重大事件信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，按統(tǒng)一格式撰寫大事記正式文本；整理過程中需對事件信息進(jìn)行梳理提煉，確保邏輯清晰、表述規(guī)范；對于連續(xù)性事件，需按時(shí)間順序梳理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，形成完整記錄；整理完成后，建立大事記條目，錄入專項(xiàng)管理臺賬，并同步歸檔相關(guān)佐證資料。第十九條定期匯總：行政部每月對當(dāng)月大事記進(jìn)行匯總梳理，形成《月度大事記匯總表》；每季度進(jìn)行一次系統(tǒng)整理，補(bǔ)充完善相關(guān)信息；每年年底形成《年度大事記》，全面梳理年度重大事件，經(jīng)管理層審核后，作為年度重要檔案資料歸檔保管。第二十條信息補(bǔ)正：若發(fā)現(xiàn)已記錄的大事記存在信息錯誤、遺漏或需補(bǔ)充更新的情況，相關(guān)部門需及時(shí)向行政部提交《大事記信息補(bǔ)正申請表》，附相關(guān)佐證資料；行政部審核確認(rèn)后，對大事記內(nèi)容進(jìn)行修正完善，并在管理臺賬中記錄補(bǔ)正情況，確保檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。第五章歸檔保管與安全管理第二十一條歸檔載體：大事記采用“電子+紙質(zhì)”雙重歸檔模式；電子檔案包括大事記文本、原始佐證資料掃描件等，存儲于公司指定的加密檔案管理系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案包括正式打印的大事記文本、重要原始資料復(fù)印件（加蓋部門公章）等，按規(guī)范裝訂成冊。第二十二條歸檔分類：按事件性質(zhì)分為戰(zhàn)略決策類、業(yè)務(wù)發(fā)展類、市場拓展類、合規(guī)風(fēng)控類、重大合作類、團(tuán)隊(duì)建設(shè)類、榮譽(yù)資質(zhì)類、應(yīng)急處置類及其他類；按時(shí)間分為年度、季度、月度大事記；按等級分為一級、二級、三級大事記，分類歸檔管理，便于檢索查閱。第二十三條保管期限：一級事件大事記及相關(guān)佐證資料永久保管；二級事件大事記保管期限不少于30年；三級事件大事記保管期限不少于15年；保管期限自事件記錄完成并正式歸檔的次年1月1日起計(jì)算；超過保管期限的大事記，由行政部牽頭組織鑒定，經(jīng)管理層審批后，按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或延續(xù)保管。第二十四條保管要求：電子檔案存儲于公司專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（至少每月備份一次），確保數(shù)據(jù)安全無丟失；紙質(zhì)檔案存儲于專用檔案柜，放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蛀、防潮的檔案保管區(qū)域；行政部指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，建立《大事記檔案保管臺賬》，記錄檔案存儲位置、數(shù)量、借閱情況等信息；檔案保管人員需定期檢查檔案狀態(tài)，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。第二十五條安全管理：嚴(yán)格控制大事記檔案訪問權(quán)限，電子檔案按崗位設(shè)置不同訪問權(quán)限，紙質(zhì)檔案借閱需履行嚴(yán)格審批手續(xù)；嚴(yán)禁未經(jīng)審批復(fù)制、傳播大事記檔案資料，尤其是涉及公司商業(yè)秘密的內(nèi)容；檔案保管人員需簽訂保密協(xié)議，對檔案信息嚴(yán)格保密；定期開展檔案安全檢查，排查安全隱患，確保檔案資料不泄露、不丟失、不損壞。第六章查閱與使用管理第二十六條查閱范圍：公司內(nèi)部員工因工作需要可申請查閱大事記檔案；外部單位（如政府部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)、合作單位）需查閱的，需提供正式公函及相關(guān)證明材料，經(jīng)公司管理層審批同意后，在指定范圍內(nèi)查閱。第二十七條查閱流程：內(nèi)部員工查閱需填寫《大事記檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱范圍、查閱方式（電子查閱/紙質(zhì)查閱），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部批準(zhǔn)后，在檔案保管人員陪同下查閱；查閱紙質(zhì)檔案需在指定區(qū)域進(jìn)行，不得帶出檔案保管區(qū)域；外部單位查閱需由對接部門協(xié)助提交申請及相關(guān)材料，經(jīng)管理層審批后，由行政部統(tǒng)籌安排查閱，全程做好監(jiān)督記錄。第二十八條使用規(guī)范：查閱人員需嚴(yán)格遵守檔案使用規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、損毀檔案資料；如需復(fù)制檔案資料，內(nèi)部員工需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部單位需經(jīng)管理層批準(zhǔn)，復(fù)制后需由行政部加蓋檔案證明章，并登記備案；查閱或復(fù)制的檔案資料僅可用于指定工作用途，嚴(yán)禁用于其他目的，尤其是嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方；使用過程中若發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問題，需及時(shí)向行政部反饋，不得擅自修改。第二十九條查閱記錄：行政部建立《大事記檔案查閱使用臺賬》，詳細(xì)記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱事由、查閱范圍、使用方式、復(fù)制情況、歸還時(shí)間等信息，確保查閱使用全程可追溯。第七章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第三十條監(jiān)督機(jī)制：建立“行政部日常監(jiān)督+季度專項(xiàng)核查+年度綜合評估”的多層級監(jiān)督機(jī)制；行政部通過日常工作對接，監(jiān)督各部門大事記信息上報(bào)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性；每季度開展一次專項(xiàng)核查，重點(diǎn)檢查大事記記錄完整性、資料歸檔規(guī)范性；每年年底開展綜合評估，總結(jié)全年工作情況，梳理存在的問題并提出改進(jìn)措施。第三十一條考核標(biāo)準(zhǔn)：將大事記記錄管理工作納入各部門年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括信息上報(bào)及時(shí)率、信息準(zhǔn)確率、資料完整性、配合工作積極性等；考核結(jié)果與部門績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤；對信息專員的工作表現(xiàn)納入個(gè)人績效考核，激勵其認(rèn)真履行職責(zé)。第三十二條獎勵措施：對嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定、及時(shí)準(zhǔn)確完成大事記信息上報(bào)、提供資料完整規(guī)范的部門及信息專員，公司給予通報(bào)表揚(yáng)、績效加分或物質(zhì)獎勵；對主動發(fā)現(xiàn)大事記記錄問題并及時(shí)反饋、提出有效改進(jìn)建議的員工，給予專項(xiàng)獎勵；對在大事記整理歸檔、保管使用工作中表現(xiàn)突出的行政部相關(guān)人員，給予表彰及獎勵。第三十三條責(zé)任追究：對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、績效扣分、崗位調(diào)整等處罰；造成公司檔案資料丟失、損壞或商業(yè)秘密泄露，引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法追究賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未按規(guī)定及時(shí)上報(bào)重大事件信息，導(dǎo)致重要事件遺漏或延誤記錄的；（二）上報(bào)的大事記信息不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不完整，或提供虛假佐證資料的；（三）未按要求配合行政部完成大事記整理、審核、歸檔等工作的；（四）檔案保管