2026年跨境電商公司監(jiān)管部門(mén)檢查應(yīng)對(duì)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司應(yīng)對(duì)各類監(jiān)管部門(mén)檢查的工作流程，明確各部門(mén)職責(zé)，提升檢查應(yīng)對(duì)工作的主動(dòng)性、規(guī)范性與實(shí)效性，保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)，維護(hù)公司品牌形象與合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》《中華人民共和國(guó)海關(guān)法》《中華人民共和國(guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)法》《跨境電子商務(wù)零售進(jìn)口商品清單管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及監(jiān)管要求，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性及實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度所稱監(jiān)管部門(mén)檢查，是指海關(guān)、稅務(wù)、市場(chǎng)監(jiān)管、外匯管理、出入境檢驗(yàn)檢疫等國(guó)家及地方監(jiān)管部門(mén)，針對(duì)公司跨境電商進(jìn)出口業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算、合規(guī)經(jīng)營(yíng)、數(shù)據(jù)申報(bào)等工作開(kāi)展的各類監(jiān)督檢查，包括日常檢查、專項(xiàng)檢查、隨機(jī)抽查及投訴舉報(bào)核查等。第三條本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)工作，覆蓋檢查前準(zhǔn)備、檢查中配合、檢查后整改及資料歸檔等全流程，涉及運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、合規(guī)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部、市場(chǎng)部及其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)。第四條應(yīng)對(duì)監(jiān)管部門(mén)檢查工作遵循“依法合規(guī)、主動(dòng)配合、分工明確、快速響應(yīng)、閉環(huán)整改”的原則，確保檢查應(yīng)對(duì)工作有序高效開(kāi)展，全面落實(shí)監(jiān)管部門(mén)要求，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條公司成立監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“應(yīng)對(duì)小組”），由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，分管合規(guī)工作的副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，成員由各部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。應(yīng)對(duì)小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)工作，審定應(yīng)對(duì)方案及整改計(jì)劃；（二）對(duì)接監(jiān)管部門(mén)，傳達(dá)監(jiān)管要求，反饋公司整改情況；（三）協(xié)調(diào)解決應(yīng)對(duì)工作中的重大問(wèn)題，統(tǒng)籌調(diào)配公司資源；（四）監(jiān)督檢查應(yīng)對(duì)工作及整改措施的落實(shí)情況，評(píng)估應(yīng)對(duì)工作效果。第六條合規(guī)部是監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)工作的牽頭部門(mén)，具體職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)接收、登記監(jiān)管部門(mén)的檢查通知，第一時(shí)間向應(yīng)對(duì)小組匯報(bào)；（二）牽頭制定檢查應(yīng)對(duì)方案，明確各部門(mén)配合事項(xiàng)、責(zé)任分工及時(shí)間節(jié)點(diǎn)；（三）組織各部門(mén)開(kāi)展檢查前資料梳理、自查自糾工作；（四）全程陪同監(jiān)管檢查，負(fù)責(zé)與監(jiān)管部門(mén)的日常溝通對(duì)接，做好檢查現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)；（五）記錄檢查過(guò)程中的問(wèn)題反饋，整理監(jiān)管部門(mén)提出的整改要求；（六）牽頭制定整改方案，跟蹤整改落實(shí)情況，匯總整改資料并向監(jiān)管部門(mén)反饋；（七）負(fù)責(zé)檢查應(yīng)對(duì)相關(guān)資料的匯總、歸檔與管理。第七條各業(yè)務(wù)部門(mén)具體職責(zé)：（一）運(yùn)營(yíng)部：負(fù)責(zé)梳理跨境電商平臺(tái)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、訂單信息、商品信息、用戶信息、平臺(tái)合規(guī)資質(zhì)等資料；配合核查業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程的合規(guī)性；針對(duì)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題制定并落實(shí)整改措施。（二）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)整理財(cái)務(wù)核算資料、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票管理資料、外匯收支憑證、資金流水等；配合核查財(cái)務(wù)收支的合規(guī)性、稅務(wù)申報(bào)的準(zhǔn)確性；落實(shí)財(cái)務(wù)相關(guān)問(wèn)題的整改。（三）倉(cāng)儲(chǔ)物流部：負(fù)責(zé)梳理倉(cāng)儲(chǔ)管理制度、商品出入庫(kù)記錄、庫(kù)存臺(tái)賬、物流配送憑證、商品檢驗(yàn)檢疫資料、海關(guān)申報(bào)資料等；配合核查倉(cāng)儲(chǔ)物流環(huán)節(jié)的合規(guī)性；整改倉(cāng)儲(chǔ)物流管理中存在的問(wèn)題。（四）市場(chǎng)部：負(fù)責(zé)整理營(yíng)銷推廣資料、廣告宣傳內(nèi)容、品牌授權(quán)文件、合作商資質(zhì)等；配合核查市場(chǎng)推廣行為的合規(guī)性；落實(shí)營(yíng)銷環(huán)節(jié)相關(guān)問(wèn)題的整改。（五）其他部門(mén)：根據(jù)檢查要求及應(yīng)對(duì)方案，梳理本部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)資料，配合核查工作，落實(shí)相應(yīng)整改措施。第三章檢查前準(zhǔn)備第八條信息接收與匯報(bào)：合規(guī)部收到監(jiān)管部門(mén)檢查通知后，需立即登記檢查部門(mén)、檢查時(shí)間、檢查范圍、檢查內(nèi)容及所需資料等關(guān)鍵信息，在1個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)應(yīng)對(duì)小組組長(zhǎng)及副組長(zhǎng)。第九條應(yīng)對(duì)方案制定：應(yīng)對(duì)小組接到匯報(bào)后，及時(shí)組織召開(kāi)專題會(huì)議，分析檢查重點(diǎn)，明確應(yīng)對(duì)思路；由合規(guī)部牽頭，聯(lián)合各相關(guān)部門(mén)制定詳細(xì)的應(yīng)對(duì)方案，明確各部門(mén)責(zé)任分工、資料準(zhǔn)備清單、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及現(xiàn)場(chǎng)配合要求，報(bào)應(yīng)對(duì)小組審定后執(zhí)行。第十條資料梳理與自查：各部門(mén)根據(jù)應(yīng)對(duì)方案及資料準(zhǔn)備清單，全面梳理相關(guān)業(yè)務(wù)資料，確保資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，按要求整理歸檔并標(biāo)注清晰；同時(shí)開(kāi)展自查自糾工作，排查本部門(mén)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)及問(wèn)題，形成自查報(bào)告，提出初步整改措施，提交合規(guī)部匯總。第十一條問(wèn)題預(yù)處理：對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，各部門(mén)需立即組織整改；對(duì)復(fù)雜問(wèn)題或重大風(fēng)險(xiǎn)，需及時(shí)上報(bào)應(yīng)對(duì)小組，由應(yīng)對(duì)小組統(tǒng)籌制定預(yù)處理方案，避免問(wèn)題擴(kuò)大化；合規(guī)部負(fù)責(zé)跟蹤問(wèn)題預(yù)處理情況。第十二條現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備：如需在公司現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展檢查，由行政部配合合規(guī)部做好現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備檢查所需的辦公設(shè)備、整理檢查現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、安排專人引導(dǎo)等；各相關(guān)部門(mén)需安排熟悉業(yè)務(wù)的專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)答疑及資料調(diào)取。第四章檢查中配合第十三條接待與溝通：檢查開(kāi)始時(shí)，由應(yīng)對(duì)小組副組長(zhǎng)或合規(guī)部負(fù)責(zé)人接待監(jiān)管部門(mén)工作人員，主動(dòng)出示公司相關(guān)資質(zhì)文件，介紹公司業(yè)務(wù)概況；溝通中需態(tài)度誠(chéng)懇、語(yǔ)言規(guī)范，準(zhǔn)確理解監(jiān)管要求，及時(shí)回應(yīng)相關(guān)疑問(wèn)。第十四條資料提供：各部門(mén)需按監(jiān)管部門(mén)要求及應(yīng)對(duì)方案分工，及時(shí)、準(zhǔn)確提供相關(guān)資料；資料提供前需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人及合規(guī)部審核確認(rèn)，確保提供的資料合規(guī)、完整；如需補(bǔ)充資料，需在監(jiān)管部門(mén)要求的時(shí)限內(nèi)完成補(bǔ)充并說(shuō)明情況。第十五條現(xiàn)場(chǎng)核查配合：監(jiān)管部門(mén)開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)核查（如倉(cāng)儲(chǔ)現(xiàn)場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)現(xiàn)場(chǎng)核查）時(shí)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干需全程陪同，如實(shí)介紹業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)范，配合監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)取證、數(shù)據(jù)核對(duì)等工作；對(duì)核查過(guò)程中提出的問(wèn)題，需如實(shí)回答，不得隱瞞、謊報(bào)。第十六條過(guò)程記錄：合規(guī)部安排專人全程記錄檢查過(guò)程，包括檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題、現(xiàn)場(chǎng)反饋意見(jiàn)、資料提供情況等，形成檢查過(guò)程記錄，必要時(shí)可對(duì)檢查現(xiàn)場(chǎng)及相關(guān)資料進(jìn)行拍照留存（需經(jīng)監(jiān)管部門(mén)同意）。第十七條問(wèn)題溝通與解釋：對(duì)監(jiān)管部門(mén)提出的疑問(wèn)或指出的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)需結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行客觀解釋，提供充分的佐證材料；如對(duì)問(wèn)題存在異議，需以合規(guī)、專業(yè)的方式與監(jiān)管部門(mén)溝通，避免產(chǎn)生沖突；重大問(wèn)題需及時(shí)上報(bào)應(yīng)對(duì)小組統(tǒng)籌處理。第五章檢查后整改第十八條問(wèn)題匯總與確認(rèn)：檢查結(jié)束后，合規(guī)部及時(shí)梳理監(jiān)管部門(mén)提出的所有問(wèn)題，形成問(wèn)題清單，明確問(wèn)題性質(zhì)、整改要求及整改時(shí)限；必要時(shí)與監(jiān)管部門(mén)溝通確認(rèn)問(wèn)題細(xì)節(jié)，確保對(duì)問(wèn)題的理解準(zhǔn)確無(wú)誤。第十九條整改方案制定：合規(guī)部牽頭組織各相關(guān)部門(mén)召開(kāi)整改專題會(huì)議，針對(duì)問(wèn)題清單制定詳細(xì)的整改方案，明確各問(wèn)題的整改責(zé)任部門(mén)、整改措施、整改時(shí)限及預(yù)期目標(biāo)，報(bào)應(yīng)對(duì)小組審定后下發(fā)執(zhí)行。第二十條整改落實(shí)：各責(zé)任部門(mén)嚴(yán)格按照整改方案推進(jìn)整改工作，定期向合規(guī)部反饋整改進(jìn)展；整改過(guò)程中需做好相關(guān)記錄，收集整改佐證資料；合規(guī)部負(fù)責(zé)跟蹤、督促各部門(mén)整改落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決整改過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保整改工作按時(shí)完成。第二十一條整改報(bào)告編制與提交：整改工作完成后，各部門(mén)提交整改完成報(bào)告及相關(guān)佐證資料，由合規(guī)部匯總審核，編制公司整體整改報(bào)告，經(jīng)應(yīng)對(duì)小組審定后，在監(jiān)管部門(mén)要求的時(shí)限內(nèi)提交；如需后續(xù)跟蹤整改，需按監(jiān)管要求持續(xù)推進(jìn)并反饋進(jìn)展。第二十二條長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)：各部門(mén)針對(duì)整改過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的制度漏洞或流程缺陷，及時(shí)完善相關(guān)管理制度及業(yè)務(wù)流程；合規(guī)部牽頭組織開(kāi)展全公司合規(guī)培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)，避免同類問(wèn)題再次發(fā)生。第六章應(yīng)急處置第二十三條應(yīng)急響應(yīng)啟動(dòng)：當(dāng)遇到突發(fā)監(jiān)管檢查（無(wú)提前通知）或檢查過(guò)程中出現(xiàn)重大問(wèn)題（如監(jiān)管部門(mén)指出公司存在嚴(yán)重違規(guī)行為、可能面臨行政處罰等）時(shí)，相關(guān)部門(mén)需立即上報(bào)應(yīng)對(duì)小組，由應(yīng)對(duì)小組啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。第二十四條應(yīng)急處置措施：應(yīng)急響應(yīng)啟動(dòng)后，應(yīng)對(duì)小組立即組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)應(yīng)急會(huì)議，分析情況，制定應(yīng)急處置方案；由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理牽頭對(duì)接監(jiān)管部門(mén)，主動(dòng)溝通說(shuō)明情況，爭(zhēng)取監(jiān)管部門(mén)的指導(dǎo)；各相關(guān)部門(mén)按應(yīng)急方案快速梳理資料、開(kāi)展自查，配合監(jiān)管部門(mén)開(kāi)展工作；合規(guī)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保應(yīng)急處置工作有序推進(jìn)。第二十五條后續(xù)跟進(jìn)：應(yīng)急處置工作完成后，應(yīng)對(duì)小組組織總結(jié)應(yīng)急處置經(jīng)驗(yàn)，評(píng)估處置效果；合規(guī)部牽頭制定后續(xù)整改及風(fēng)險(xiǎn)防控措施，推動(dòng)落實(shí)；同時(shí)整理應(yīng)急處置相關(guān)資料，歸檔留存。第七章資料歸檔與保密管理第二十六條資料歸檔：檢查應(yīng)對(duì)工作結(jié)束后，合規(guī)部負(fù)責(zé)將所有相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括檢查通知、應(yīng)對(duì)方案、自查報(bào)告、檢查過(guò)程記錄、問(wèn)題清單、整改方案、整改報(bào)告、佐證資料及與監(jiān)管部門(mén)的溝通文件等，按檔案管理要求歸檔保存，保管期限不少于5年。第二十七條保密管理：各部門(mén)及相關(guān)人員需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對(duì)監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)過(guò)程中涉及的公司商業(yè)秘密、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息及監(jiān)管部門(mén)工作要求等嚴(yán)格保密；未經(jīng)應(yīng)對(duì)小組批準(zhǔn)，不得向外部泄露任何與檢查相關(guān)的信息；檢查相關(guān)資料的借閱、使用需履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播。第八章獎(jiǎng)懲管理第二十八條對(duì)在監(jiān)管檢查應(yīng)對(duì)工作中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，公司給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：（一）嚴(yán)格遵守本制度，主動(dòng)配合檢查工作，高效完成資料準(zhǔn)備及整改任務(wù)，得到監(jiān)管部門(mén)認(rèn)可的；（二）自查過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)并有效處置，避免公司遭受損失的；（三）在應(yīng)急處置工作中反應(yīng)迅速、措施得當(dāng)，有效化解風(fēng)險(xiǎn)的。第二十九條有下列情形之一的，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、降薪等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或名譽(yù)損害的，依法追究賠償責(zé)任：（一）收到檢查通知后未及時(shí)上報(bào)或隱瞞不報(bào)，導(dǎo)致應(yīng)對(duì)工作被動(dòng)的；（二）未按要求準(zhǔn)備資料、配合檢查，或提供虛假資料、隱瞞真實(shí)情況的；（三）整改工作落實(shí)不力，未按時(shí)完成整改任務(wù)，或整改不到位導(dǎo)致同類問(wèn)題再次發(fā)生的；（四）泄露檢查相關(guān)保密信息，給公