2026年跨境電商公司介紹信開具與使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司介紹信的開具、使用、歸檔及管理工作，保障公司合法權益，維護公司品牌形象與商業(yè)信譽，防范因介紹信管理不當引發(fā)的法律風險與經營風險，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等國家相關法律法規(guī)，結合跨境電商行業(yè)業(yè)務特性（含跨境業(yè)務對接、海外倉事務辦理、涉外溝通協(xié)調等場景），特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有類型介紹信的申請、審核、開具、使用、回收、歸檔及銷毀等全流程管理工作。公司各部門及全體員工，凡涉及介紹信開具與使用相關事宜的，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第三條本制度所稱介紹信，是指公司出具的用以證明員工身份、說明辦事事由、授權相關權限，供員工在國內業(yè)務對接、跨境事務辦理、政府部門溝通、合作方洽談等活動中使用的正式書面憑證。根據(jù)使用場景分為國內業(yè)務介紹信、跨境業(yè)務介紹信、涉外事務介紹信三類。第四條介紹信管理遵循“真實合法、按需開具、權責明晰、全程追溯”的基本原則。介紹信內容必須真實準確，嚴禁虛構事由或夸大權限；嚴格按實際業(yè)務需求開具，杜絕無實質用途的介紹信；明確申請、審核、開具、使用各環(huán)節(jié)責任，確保管理鏈條完整；建立全流程登記歸檔機制，實現(xiàn)每一份介紹信的流向可追溯。第五條職責分工：公司行政部為介紹信管理的牽頭部門，負責介紹信的統(tǒng)一印制、保管、開具、審核、歸檔及監(jiān)督檢查工作；各部門負責本部門介紹信的申請發(fā)起、使用監(jiān)管及使用后的回收反饋工作；財務部負責對涉及資金往來、合同簽訂等核心業(yè)務的介紹信進行合規(guī)性復核；公司管理層負責對重大業(yè)務介紹信的開具進行審批。第二章介紹信開具條件與范圍第六條開具條件：員工因公司業(yè)務需要，在以下場景中需證明身份或說明事由的，可申請開具介紹信：（一）國內業(yè)務場景：與供應商、客戶洽談合作事宜；到政府部門（如市場監(jiān)管、稅務、海關等）辦理業(yè)務審批、備案、核查等手續(xù)；參與行業(yè)展會、商務交流活動；辦理銀行、社保、公積金等相關業(yè)務；其他合法合規(guī)的國內經營活動。（二）跨境業(yè)務場景：對接跨境電商平臺運營事務；前往海外倉辦理貨物盤點、運營管理等事宜；與境外供應商、物流服務商洽談合作；辦理跨境報關、報檢、外匯結算等相關輔助事務；參與境外行業(yè)交流、商務考察活動。（三）其他合法場景：公司授權員工處理法律糾紛、訴訟仲裁等事務；辦理公司資質認證、項目申報等需出具身份證明的事宜；經公司管理層批準的其他合理業(yè)務需求。第七條不予開具情形：存在以下情況之一的，行政部有權拒絕開具介紹信：（一）申請事由與公司業(yè)務無關，或用于個人事務的；（二）申請事項涉嫌違法違規(guī)、違背公序良俗的；（三）未按規(guī)定提交申請材料或申請材料不完整、不真實的；（四）員工存在嚴重違紀記錄，且未整改完畢的；（五）其他不符合公司管理規(guī)定或存在明顯風險的情形。第八條權限界定：介紹信需明確標注授權范圍與權限等級，根據(jù)業(yè)務重要程度分為一般權限、專項權限、重大權限三類：（一）一般權限：適用于常規(guī)業(yè)務對接、信息咨詢、資料提交等無實質決策權的事項，授權范圍僅為身份證明及事由說明；（二）專項權限：適用于特定業(yè)務辦理（如跨境平臺賬號對接、海外倉日常運營管理等），可包含特定業(yè)務的溝通協(xié)調、資料簽署等有限權限；（三）重大權限：適用于涉及公司重大利益的事項（如大額合同洽談、重大合作簽約、法律事務處理等），需明確具體授權內容與權限邊界，嚴禁授予無限授權。第三章介紹信開具流程第九條申請發(fā)起：員工因業(yè)務需要開具介紹信的，需提前2個工作日向所在部門提交書面申請，填寫《介紹信開具申請表》，詳細注明申請部門、申請人、使用人、辦事事由、使用場景（國內/跨境/涉外）、授權權限等級、介紹信有效期、接收單位/個人名稱等信息，并附相關業(yè)務依據(jù)（如業(yè)務合同復印件、會議通知、業(yè)務審批單等）?？缇臣吧嫱鈭鼍暗慕榻B信申請，需額外說明境外對接單位信息、出行安排等相關情況。第十條部門審核：部門負責人收到申請后，需在1個工作日內對申請事項的真實性、必要性、權限合理性進行審核。審核通過的，在《介紹信開具申請表》上簽字確認后提交至行政部；審核不通過的，需向申請人說明理由，退回申請并要求補充完善。涉及跨境業(yè)務或重大權限的申請，部門負責人需對業(yè)務依據(jù)的合規(guī)性進行嚴格核查。第十一條合規(guī)復核：行政部收到審核通過的申請后，需對申請材料的完整性、填寫規(guī)范度進行核查；涉及資金往來、合同簽訂、法律事務等核心業(yè)務的介紹信申請，需同步提交財務部或法務部（如設置）進行合規(guī)性復核。財務部重點核查資金相關業(yè)務的合規(guī)性，法務部重點核查法律風險相關事項，復核通過后出具復核意見并反饋至行政部。第十二條審批簽發(fā)：（一）一般權限介紹信：經行政部負責人審批后，即可安排開具；（二）專項權限介紹信：經行政部負責人審核后，報公司分管領導審批；跨境業(yè)務專項權限介紹信需額外報總經理備案；（三）重大權限介紹信：經行政部負責人、分管領導審核后，報公司總經理審批；涉及境外重大合作、法律糾紛等事項的，需經董事會審議通過（如公司設置董事會）。第十三條開具登記：審批通過后，行政部指定專人負責開具介紹信。介紹信需采用公司統(tǒng)一印制的制式模板，內容填寫清晰、準確、無涂改，明確標注介紹信編號、開具日期、有效期等關鍵信息。開具完成后，需在《介紹信管理登記冊》中詳細記錄介紹信編號、申請部門、使用人、事由、有效期、開具人、審批人、領取人、領取日期等信息，建立完整的管理臺賬。跨境及涉外介紹信需同步留存電子掃描件，以備后續(xù)核查。第十四條蓋章發(fā)放：介紹信開具完成后，由行政部公章管理人員對介紹信內容與審批意見的一致性進行最終核對，核對無誤后加蓋公司行政公章。公章加蓋需清晰、規(guī)范，嚴禁在空白介紹信或內容不完整的介紹信上蓋章。發(fā)放時，領取人需出示本人有效身份證件，在《介紹信管理登記冊》中簽字確認后領??；代領的，需提供代領人身份證件及使用人授權委托書，方可發(fā)放。第四章介紹信使用管理第十五條使用規(guī)范：使用人需嚴格按照介紹信注明的事由、權限、有效期使用，不得超出授權范圍或有效期使用，不得轉借他人使用，不得擅自涂改、增刪介紹信內容，不得利用介紹信從事違法違規(guī)或與公司業(yè)務無關的活動?？缇呈褂媒榻B信時，需妥善保管介紹信原件及電子掃描件，配合境外對接單位的合規(guī)核查要求。第十六條有效期管理：介紹信有效期根據(jù)業(yè)務辦理實際需要合理設定，一般權限介紹信有效期不超過7個工作日，專項權限介紹信有效期不超過15個工作日，重大權限介紹信有效期不超過30個工作日。因特殊情況需延長有效期的，需提前1個工作日向行政部提交延期申請，說明延期理由及新的有效期，按原審批流程審批通過后，方可延長使用。跨境業(yè)務介紹信的有效期需結合境外行程安排合理設定，避免因有效期問題影響業(yè)務辦理。第十七條回收核銷：介紹信使用完畢后，使用人需在有效期屆滿后1個工作日內，將介紹信原件（含未使用的空白介紹信）及使用情況說明（注明業(yè)務辦理結果、接收單位反饋等）交回所在部門，部門負責人核實后提交至行政部辦理核銷手續(xù)。行政部在《介紹信管理登記冊》中注明核銷日期、核銷狀態(tài)，完成核銷流程?？缇呈褂玫慕榻B信，使用人需在回國后3個工作日內完成交回核銷手續(xù)，并附境外業(yè)務辦理相關憑證復印件。第十八條遺失處理：如發(fā)生介紹信遺失情況，使用人需立即向所在部門及行政部報告，說明遺失時間、地點、介紹信編號、內容等相關信息，并在24小時內通過公司官方渠道（如官網(wǎng)公告）或相關媒體發(fā)布遺失作廢聲明。同時，使用人需提交書面情況說明，承擔相應責任。行政部需及時在《介紹信管理登記冊》中注明遺失情況，采取風險防控措施，避免因介紹信遺失引發(fā)不良后果。涉及跨境或重大權限的介紹信遺失，需立即啟動應急處置流程，由行政部牽頭協(xié)調相關部門防范風險，并報公司管理層備案。第十九條作廢處理：因申請信息變更、業(yè)務取消、填寫錯誤等原因導致介紹信無需使用或無法使用的，使用人需將介紹信原件交回行政部辦理作廢手續(xù)。行政部需在介紹信原件上加蓋“作廢”印章，在《介紹信管理登記冊》中注明作廢原因、作廢日期，妥善保管作廢介紹信，嚴禁隨意丟棄。第五章歸檔與保管第二十條歸檔范圍：介紹信歸檔材料包括《介紹信開具申請表》、相關業(yè)務依據(jù)、審批文件、介紹信原件（含存根、已使用、作廢、遺失聲明等）、使用情況說明、核銷憑證等?？缇臣吧嫱饨榻B信需額外歸檔電子掃描件、境外業(yè)務辦理相關憑證復印件等材料。第二十一條歸檔流程：行政部需在介紹信核銷或作廢后3個工作日內，將相關歸檔材料整理齊全，按介紹信編號順序分類歸檔。歸檔材料需采用紙質與電子雙重歸檔方式，紙質材料裝訂成冊，存入專用檔案柜；電子材料按統(tǒng)一命名規(guī)則分類存儲至公司指定檔案管理系統(tǒng)，確保歸檔材料完整、可追溯。第二十二條保管期限：介紹信相關歸檔材料的保管期限按以下標準執(zhí)行：（一）一般權限介紹信歸檔材料：保管期限不低于3年；（二）專項權限及跨境業(yè)務介紹信歸檔材料：保管期限不低于5年；（三）重大權限及涉外事務介紹信歸檔材料：保管期限不低于10年；涉及公司重大利益、法律糾紛的，需永久保管。第二十三條檔案查閱：各部門因業(yè)務需要查閱介紹信歸檔材料的，需填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人及行政部負責人審批后，在行政部指定人員陪同下查閱，查閱過程中嚴禁擅自復制、涂改、抽取檔案材料。外部單位（如政府部門、司法機關等）需查閱相關檔案的，需提供有效證明文件及單位介紹信，經公司總經理審批后，由行政部指定人員協(xié)助查閱。第二十四條檔案銷毀：歸檔材料達到保管期限后，由行政部牽頭組織鑒定，對無繼續(xù)保存價值的材料，填寫《檔案銷毀申請表》，經行政部負責人、分管領導審核后，報公司總經理審批。審批通過后，由兩名以上監(jiān)銷人負責監(jiān)督銷毀，銷毀過程需全程記錄，監(jiān)銷人、銷毀人需在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，相關銷毀記錄歸檔永久保存。第六章監(jiān)督檢查與責任追究第二十五條監(jiān)督機制：公司建立常態(tài)化監(jiān)督檢查機制，行政部每月對介紹信開具、使用、回收、歸檔等管理情況進行抽查，每季度開展一次全面檢查，重點核查申請材料真實性、審批流程完整性、使用規(guī)范性、歸檔及時性等；財務部、法務部（如設置）定期對核心業(yè)務介紹信的合規(guī)性進行專項檢查?？缇硺I(yè)務介紹信的使用情況需納入公司境外業(yè)務監(jiān)督核查范圍。第二十六條問題整改：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部需及時向相關部門及人員下達《整改通知書》，明確整改事項、整改期限及整改要求；相關部門及人員需在規(guī)定期限內完成整改，并將整改結果反饋至行政部。行政部對整改情況進行跟蹤復查，確保問題整改到位。第二十七條責任追究：對在介紹信開具與使用管理工作中存在以下行為的，公司將視情節(jié)輕重給予相應處理：（一）申請人虛構事由、提供虛假材料申請開具介紹信的，給予警告處分；造成公司損失的，承擔相應賠償責任；（二）部門負責人未嚴格履行審核職責，導致違規(guī)開具介紹信的，給予通報批評；情節(jié)嚴重的，追究相應管理責任；（三）行政部人員未按規(guī)定流程開具、登記、保管介紹信，或在空白介紹信上加蓋公章的，給予記過處分；造成公司損失的，承擔賠償責任；（四）使用人超出權限、逾期使用介紹信，或轉借、涂改、偽造介紹信的，給予通報批評；造成公司聲譽損害或經濟損失的，責令賠償損失，情節(jié)嚴重的，給予開除處分；（五）使用人未按規(guī)定及時交回介紹信或遺失后未及時報告、未采取補救措施的，給予警告處分；造成公司損失的，承擔相應責任；（六）相關人員在監(jiān)督檢查、檔案管理過程中弄虛作假、敷衍了事，或存在串通舞弊行為的，給予記過或開除處分；涉嫌違法犯罪的，依法追究法律責任。第七章附則第二十八條本制度未盡事宜，由行政部牽頭聯(lián)合相關部門制