2026年跨境電商公司糾正與預防措施管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡稱“公司”）糾正與預防措施管理工作，建立系統(tǒng)、高效的問題處置與風險防控體系，及時糾正經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的各類違規(guī)、不合格問題，有效預防潛在風險發(fā)生，提升公司跨境業(yè)務運營質量與合規(guī)管理水平，保障業(yè)務持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司核心業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略，結合跨境電商行業(yè)特性及公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所指糾正措施，是指針對已發(fā)生的違規(guī)行為、不合格事項、客戶投訴、監(jiān)管整改要求等問題，采取的消除問題根源、防止問題再次發(fā)生的具體措施；預防措施，是指針對潛在的風險隱患、管理漏洞，采取的防范風險發(fā)生、完善管理體系的前瞻性措施。第三條糾正與預防措施管理遵循“預防為主、及時糾正、閉環(huán)管理、持續(xù)改進”的核心原則，堅持問題導向與風險導向相結合，確保所有措施針對性強、可落地、可驗證。第四條本制度適用于公司所有涉及跨境業(yè)務運營、合規(guī)管理、客戶服務、供應鏈管理等環(huán)節(jié)的部門及員工，包括質量管理部、海外運營部、市場部、供應鏈部、用戶服務部、海外合規(guī)審核部、法務部、技術部等；各部門需協(xié)同配合，共同落實糾正與預防措施管理要求。第五條各部門核心職責分工：（一）質量管理部：作為糾正與預防措施管理的牽頭部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調全公司糾正與預防措施的制定、實施、驗證及歸檔工作，建立問題管理臺賬，跟蹤整改進度；（二）業(yè)務部門（海外運營部、市場部等）：作為問題排查與措施執(zhí)行的責任部門，負責主動識別本部門業(yè)務范圍內的問題與潛在風險，配合開展問題調查，制定并落實具體的糾正與預防措施；（三）海外合規(guī)審核部：負責對合規(guī)類問題的糾正與預防措施進行合規(guī)性審核，提供合規(guī)專業(yè)支持，跟蹤合規(guī)類措施的落實效果；（四）法務部：負責對涉及法律風險的問題制定應對措施，提供法律支持，協(xié)助處理相關法律糾紛；（五）用戶服務部：負責收集客戶投訴、反饋的問題，及時上報并跟蹤相關糾正措施的落實情況，向客戶反饋處理結果；（六）技術部：負責對技術層面的問題制定并落實糾正與預防措施，提供技術支持保障；（七）人力資源部：負責組織開展糾正與預防措施相關培訓，將措施落實成效納入員工績效考核；（八）公司管理層：負責審批重大問題的糾正與預防措施方案，協(xié)調解決措施實施過程中的重大資源保障問題，監(jiān)督管理體系的持續(xù)改進。第二章核心崗位職責第六條質量管理崗崗位職責：（一）標準制定：牽頭制定糾正與預防措施的管理細則、問題分級標準、處置流程及驗證規(guī)范，規(guī)范全流程管理要求；（二）問題統(tǒng)籌：負責接收、匯總各部門上報的問題及外部反饋的問題，建立公司級問題管理臺賬，對問題進行分類、分級管理；（三）過程監(jiān)督：跟蹤糾正與預防措施的制定與實施進度，督促責任部門按要求落實措施，及時協(xié)調解決實施過程中出現(xiàn)的問題；（四）效果驗證：組織開展糾正與預防措施的效果驗證工作，評估措施實施成效，形成驗證報告；（五）持續(xù)改進：定期對糾正與預防措施管理工作進行復盤總結，分析問題產(chǎn)生的共性原因，提出管理體系優(yōu)化建議。第七條業(yè)務部門問題對接崗崗位職責：（一）問題識別：主動排查本部門業(yè)務范圍內的運營問題、合規(guī)風險、服務缺陷等，及時收集并上報相關問題；（二）調查配合：配合質量管理部及相關部門開展問題調查，如實提供問題相關的資料與信息，協(xié)助分析問題根源；（三）措施制定：根據(jù)問題根源分析結果，結合本部門業(yè)務實際，制定針對性的糾正與預防措施方案，明確責任人、實施步驟及完成時限；（四）措施落實：牽頭組織本部門落實糾正與預防措施，及時記錄實施過程，定期向質量管理部反饋進展情況；（五）資料歸檔：負責收集整理本部門問題處置全流程的相關資料，按要求提交質量管理部歸檔。第八條合規(guī)審核崗崗位職責：（一）合規(guī)評估：對排查發(fā)現(xiàn)的合規(guī)類問題進行深度評估，明確問題的合規(guī)風險等級及影響范圍；（二）措施審核：對合規(guī)類問題的糾正與預防措施方案進行合規(guī)性審核，確保措施符合境內外相關法律法規(guī)及公司管理規(guī)定；（三）效果跟蹤：跟蹤合規(guī)類糾正與預防措施的落實情況，評估措施實施后的合規(guī)改善效果，提出后續(xù)優(yōu)化建議。第三章糾正與預防措施全流程管理要求第九條問題識別與上報：（一）問題識別渠道：公司通過多種渠道識別各類問題，主要包括：內部日常運營排查、定期專項檢查、客戶投訴與反饋、跨境平臺規(guī)則處罰通知、監(jiān)管機構檢查整改要求、行業(yè)輿情監(jiān)測、第三方審計報告等；（二）問題分類分級：根據(jù)問題性質，將問題分為運營類、合規(guī)類、服務類、安全類、供應鏈類等；根據(jù)問題影響范圍與嚴重程度，將問題分為一般問題、較大問題、重大問題三個等級，其中重大問題指可能引發(fā)重大合規(guī)風險、重大經(jīng)濟損失、嚴重品牌聲譽損害或群體性投訴的問題；（三）上報時限要求：一般問題需在發(fā)現(xiàn)后3個工作日內上報；較大問題需在發(fā)現(xiàn)后1個工作日內上報；重大問題需在發(fā)現(xiàn)后24小時內立即上報，不得延誤；（四）上報內容要求：上報問題時需提交完整的《問題上報單》，明確問題描述、發(fā)生時間、涉及范圍、初步影響評估等核心信息，確保信息真實、準確、完整。第十條問題調查與根源分析：（一）調查組織：一般問題由業(yè)務部門牽頭組織調查，質量管理部跟蹤指導；較大問題由質量管理部牽頭，聯(lián)合相關業(yè)務部門開展調查；重大問題由公司管理層牽頭，組建專項調查小組開展全面調查；（二）調查要求：調查工作需客觀、全面，深入核實問題細節(jié)，收集相關證據(jù)資料，明確問題發(fā)生的具體過程、涉及人員及相關責任；（三）根源分析：在調查基礎上，采用魚骨圖、5Why分析法等科學方法深入分析問題根源，避免僅停留在表面現(xiàn)象；需區(qū)分直接原因與根本原因，確保根源分析準確、全面，為后續(xù)措施制定提供依據(jù)；（四）分析報告：調查與根源分析完成后，需形成《問題調查與根源分析報告》，明確問題根源、責任認定、影響評估等內容，報質量管理部備案。第十一條糾正措施制定與實施：（一）措施制定：責任部門根據(jù)問題根源分析結果，制定針對性的糾正措施方案，方案需明確核心目標、具體實施步驟、責任人、完成時限及資源保障要求；重大問題的糾正措施方案需經(jīng)公司管理層審批后實施；（二）合規(guī)審核：合規(guī)類問題的糾正措施方案需先經(jīng)海外合規(guī)審核部審核通過后，再按審批流程推進；涉及法律風險的，需經(jīng)法務部審核；（三）實施推進：責任部門嚴格按照糾正措施方案組織實施，責任人需全程跟蹤推進，及時協(xié)調解決實施過程中出現(xiàn)的困難；實施過程中需做好詳細記錄，包括實施時間、具體動作、參與人員、階段性成果等；（四）進度跟蹤：質量管理部定期跟蹤糾正措施實施進度，對未按時限推進的，及時督促責任部門加快進度；對實施過程中出現(xiàn)重大調整的，需重新履行審批流程。第十二條預防措施制定與實施：（一）風險預判：質量管理部聯(lián)合相關部門，結合已發(fā)生問題的根源分析結果，梳理公司管理體系中存在的潛在漏洞，預判可能引發(fā)類似問題的風險點；同時，通過跟蹤行業(yè)動態(tài)、監(jiān)管政策變化等，預判新的潛在風險；（二）措施制定：針對預判的潛在風險，相關部門制定前瞻性的預防措施方案，明確措施目標、實施路徑、責任人及完成時限；預防措施需注重長效性，能夠從制度、流程、技術等層面堵塞管理漏洞；（三）實施落地：責任部門按預防措施方案組織實施，將預防措施融入日常業(yè)務流程與管理規(guī)范中；涉及多部門協(xié)同的，需明確各部門職責，確保措施落地見效；（四）動態(tài)更新：隨著公司業(yè)務發(fā)展、市場環(huán)境變化及監(jiān)管政策調整，相關部門需及時更新預防措施，確保措施始終具備針對性與有效性。第十三條效果驗證與鞏固：（一）驗證時機：糾正措施實施完成后，責任部門需在10個工作日內提出效果驗證申請；預防措施實施完成后，責任部門需在15個工作日內提出效果驗證申請；（二）驗證組織：一般問題的措施效果由質量管理部聯(lián)合業(yè)務部門進行驗證；較大及重大問題的措施效果由質量管理部牽頭，組建驗證小組進行全面驗證；（三）驗證標準：驗證需依據(jù)問題處置目標及措施方案要求，通過數(shù)據(jù)對比、現(xiàn)場核查、客戶反饋收集、合規(guī)檢查等方式開展；驗證標準需明確、可量化，確保驗證結果客觀可信；（四）結果處理：經(jīng)驗證，措施實施后問題得到有效解決、潛在風險得到有效防控的，視為驗證通過；驗證未通過的，需由責任部門重新分析原因，修訂措施方案后再次實施，直至驗證通過；（五）鞏固提升：對驗證通過的糾正與預防措施，相關部門需將其固化到公司的管理制度、業(yè)務流程、操作規(guī)范中，通過員工培訓、日常監(jiān)督等方式，確保措施長期有效執(zhí)行；質量管理部定期對固化措施的執(zhí)行情況進行抽查，保障鞏固效果。第四章風險管控與考核機制第十四條風險臺賬管理：質量管理部建立公司級糾正與預防措施管理臺賬，詳細記錄問題信息、根源分析結果、措施方案、實施過程、效果驗證結果等內容，實現(xiàn)問題處置全流程可追溯；臺賬需定期更新，每季度進行一次梳理匯總。第十五條定期復盤機制：質量管理部每季度組織召開糾正與預防措施管理復盤會議，匯總分析本季度問題處置情況，梳理共性問題與管理漏洞，提出公司管理體系優(yōu)化建議，形成復盤報告報公司管理層審批后推進落實。第十六條考核機制：公司將糾正與預防措施管理成效納入相關部門及員工的績效考核體系，核心考核指標包括：問題識別及時性、措施制定合理性、措施落實完成率、效果驗證通過率、問題重復發(fā)生率等；考核結果與績效薪酬、評優(yōu)評先、崗位晉升直接掛鉤；對在糾正與預防措施管理工作中表現(xiàn)突出、有效避免重大風險的部門及個人，給予表彰與物質獎勵；對未按要求履行職責，導致問題未及時處置或重復發(fā)生的，實行績效降級或處罰；造成公司損失的，依法追究相關人員責任。第五章保障措施第十七條制度保障：質量管理部每半年對本制度的執(zhí)行情況進行梳理評估，結合公司業(yè)務發(fā)展及市場變化，提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實施；確保制度始終貼合公司實際需求。第十八條資源保障：公司為糾正與預防措施管理工作提供必要的資源支持，包括專項工作經(jīng)費、必要的技術工具、外部專業(yè)咨詢服務等；對重大問題的處置，優(yōu)先保障資源投入。第十九條培訓保障：人力資源部聯(lián)合質量管理部、海外合規(guī)審核部等部門，定期組織開展糾正與預防措施專項培訓，內容包括制度要求、問題識別方法、根源分析工具、措施制定技巧等，提升相關人員的專業(yè)能力；新員工入職需接受相關培訓，考核合格后方可上崗。第二十條技術保障：技術部為糾正與預防措施管理工作提供技術支持，搭建問題處置與跟蹤管理的數(shù)字化平臺，實現(xiàn)問題上報、進度跟蹤、效果評估等工