2026年跨境電商公司跨境倉儲硬件設(shè)備管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司跨境倉儲硬件設(shè)備的全生命周期管理，保障設(shè)備正常運行，提高倉儲運營效率，降低設(shè)備故障風(fēng)險和運營成本，確?？缇硞}儲業(yè)務(wù)順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際運營需求，制定本制度。第二條本制度所稱跨境倉儲硬件設(shè)備（以下簡稱“設(shè)備”），是指公司用于境外各倉儲中心開展貨物存儲、分揀、搬運、裝卸、計量、監(jiān)控、信息化管理等相關(guān)活動的各類硬件設(shè)施，主要包括但不限于：貨架（橫梁式、穿梭式等）、搬運設(shè)備（叉車、地牛、AGV等）、分揀設(shè)備（分揀機(jī)、掃碼槍等）、計量設(shè)備（電子秤、地磅等）、監(jiān)控設(shè)備（攝像頭、傳感器等）、倉儲管理系統(tǒng)配套硬件（服務(wù)器、電腦、打印機(jī)等）及其他輔助倉儲運營的硬件設(shè)施。第三條本制度適用于公司境外各倉儲中心所有設(shè)備的規(guī)劃、采購、驗收、登記、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、盤點、報廢及相關(guān)管理活動，公司各相關(guān)部門及境外倉儲中心全體員工均需嚴(yán)格遵守本制度。第四條設(shè)備管理遵循“安全第一、預(yù)防為主、權(quán)責(zé)明確、規(guī)范高效、全程可控”的原則，確保設(shè)備資產(chǎn)安全、性能穩(wěn)定，滿足跨境倉儲業(yè)務(wù)的運營需求。第五條公司運營管理部門是設(shè)備管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌設(shè)備的規(guī)劃、采購、調(diào)配、報廢審核及制度的制定與修訂；境外各倉儲中心負(fù)責(zé)本中心設(shè)備的日常使用、維護(hù)保養(yǎng)、現(xiàn)場管理及信息反饋；財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)備的資產(chǎn)核算、賬務(wù)處理及報廢核銷；采購部門負(fù)責(zé)設(shè)備的采購執(zhí)行及供應(yīng)商管理。第二章設(shè)備規(guī)劃與采購第六條設(shè)備規(guī)劃應(yīng)結(jié)合公司跨境業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、境外倉儲中心的運營規(guī)模、業(yè)務(wù)特點及場地條件，由境外倉儲中心根據(jù)實際需求提出設(shè)備配置申請，經(jīng)運營管理部門審核、公司管理層審批后，納入公司年度設(shè)備采購計劃。第七條設(shè)備采購需嚴(yán)格遵循公司采購管理相關(guān)規(guī)定，堅持“質(zhì)量可靠、性價比最優(yōu)、符合境外運營標(biāo)準(zhǔn)”的原則。采購部門應(yīng)根據(jù)審批后的采購計劃，對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，優(yōu)先選擇具有良好信譽、完善售后服務(wù)及符合境外當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求的供應(yīng)商。第八條對于大額、關(guān)鍵設(shè)備的采購，應(yīng)組織多方詢價、比價或招標(biāo)，確保采購過程公開、公平、公正。采購合同需明確設(shè)備的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、安裝調(diào)試、售后服務(wù)、質(zhì)量保證期、價款支付方式及違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。第九條設(shè)備采購后，由采購部門牽頭，聯(lián)合運營管理部門、境外倉儲中心及財務(wù)部門組成驗收小組，依據(jù)采購合同及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備外觀、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、配件完整性、質(zhì)量證明文件、操作手冊等。驗收合格的，簽署驗收報告，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。第三章設(shè)備登記與檔案管理第十條設(shè)備驗收合格入庫后，運營管理部門需建立設(shè)備臺賬，對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記。設(shè)備編號應(yīng)具有唯一性，包含境外倉儲中心標(biāo)識、設(shè)備類型、采購年份等信息，便于追溯管理。第十一條境外倉儲中心需為每臺設(shè)備建立設(shè)備檔案，檔案內(nèi)容包括設(shè)備采購合同、驗收報告、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、盤點記錄、報廢審批材料等。設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，確保信息完整、準(zhǔn)確、可追溯。第十二條設(shè)備的產(chǎn)權(quán)歸屬、使用地點、責(zé)任人等信息發(fā)生變更時，運營管理部門及境外倉儲中心需及時更新設(shè)備臺賬及檔案信息，確保賬、物、檔相符。第十三條財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備驗收報告及相關(guān)憑證，及時進(jìn)行固定資產(chǎn)登記，建立設(shè)備賬務(wù)，按照會計準(zhǔn)則進(jìn)行折舊核算，定期與運營管理部門核對設(shè)備臺賬，確保資產(chǎn)安全。第四章設(shè)備使用與操作管理第十四條境外倉儲中心需根據(jù)設(shè)備類型及操作要求，制定相應(yīng)的設(shè)備操作規(guī)程，明確操作步驟、安全注意事項、日常檢查要點等內(nèi)容，并組織操作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。操作人員必須經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上崗操作，嚴(yán)禁無證操作。第十五條操作人員在使用設(shè)備前，需對設(shè)備進(jìn)行日常檢查，包括設(shè)備外觀是否完好、零部件是否齊全、運行狀態(tài)是否正常、安全防護(hù)裝置是否有效等。發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)立即停止使用，及時上報并做好記錄，嚴(yán)禁設(shè)備帶故障運行。第十六條操作人員需嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作、超負(fù)荷使用或擅自改裝設(shè)備。對于叉車、AGV等特種設(shè)備，操作人員需持有相應(yīng)的操作資格證書，嚴(yán)格遵守境外當(dāng)?shù)氐奶胤N設(shè)備使用管理規(guī)定。第十七條設(shè)備使用過程中，操作人員需做好設(shè)備使用記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備使用時間、使用情況、運行狀態(tài)等信息。境外倉儲中心需定期對使用記錄進(jìn)行整理分析，為設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)提供依據(jù)。第十八條設(shè)備使用完畢后，操作人員需對設(shè)備進(jìn)行清潔、整理，將設(shè)備停放至指定位置，切斷電源或關(guān)閉動力源，做好設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作。第五章設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)管理第十九條設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)實行“日常維護(hù)保養(yǎng)、定期維護(hù)保養(yǎng)、專項維護(hù)保養(yǎng)”相結(jié)合的方式，由境外倉儲中心負(fù)責(zé)組織實施，運營管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。第二十條日常維護(hù)保養(yǎng)由操作人員負(fù)責(zé)，每日對設(shè)備進(jìn)行清潔、潤滑、緊固、調(diào)整等基礎(chǔ)維護(hù)工作，及時清除設(shè)備表面的灰塵、雜物，檢查設(shè)備各部件的運行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或上報。第二十一條定期維護(hù)保養(yǎng)由境外倉儲中心設(shè)備維護(hù)人員或委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，根據(jù)設(shè)備類型、使用頻率及制造商要求，制定定期維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。定期維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備全面檢查、零部件磨損檢測、潤滑油更換、故障隱患排查及修復(fù)等，維護(hù)保養(yǎng)完成后，需做好記錄，存入設(shè)備檔案。第二十二條專項維護(hù)保養(yǎng)適用于設(shè)備出現(xiàn)重大故障、經(jīng)過長期使用或特殊環(huán)境下使用的設(shè)備，由運營管理部門牽頭，組織專業(yè)技術(shù)人員或供應(yīng)商進(jìn)行全面檢修、調(diào)試，確保設(shè)備恢復(fù)正常性能。第二十三條設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)過程中，如需更換零部件，需優(yōu)先選用原廠配件或符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的正規(guī)配件，更換的廢舊零部件需統(tǒng)一回收、登記，由運營管理部門統(tǒng)一處置。第二十四條境外倉儲中心需建立設(shè)備故障報修機(jī)制，操作人員發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，應(yīng)立即停止使用，填寫報修單，上報境外倉儲中心負(fù)責(zé)人及運營管理部門。運營管理部門需及時協(xié)調(diào)組織維修，跟蹤維修進(jìn)度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運行。維修完成后，需組織驗收，驗收合格后方可重新投入使用，并將維修情況記入設(shè)備檔案。第六章設(shè)備盤點與調(diào)配管理第二十五條公司建立設(shè)備定期盤點制度，財務(wù)部門牽頭，運營管理部門及境外倉儲中心配合，每半年至少組織一次設(shè)備全面盤點，每年進(jìn)行一次年度盤點。盤點內(nèi)容包括設(shè)備數(shù)量、型號規(guī)格、使用狀態(tài)、存放位置、完好程度、賬面價值等，盤點過程中需核對設(shè)備臺賬與實物，確保賬實相符。對盤點中發(fā)現(xiàn)的設(shè)備短缺、損壞、閑置等情況，需查明原因，及時上報公司管理層，并制定相應(yīng)的處理措施。第二十六條設(shè)備盤點完成后，需編制盤點報告，明確盤點結(jié)果、存在問題及處理建議，經(jīng)各相關(guān)部門簽字確認(rèn)后，報送公司管理層審批。財務(wù)部門根據(jù)審批后的盤點報告，及時進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保資產(chǎn)核算準(zhǔn)確。第二十七條因業(yè)務(wù)調(diào)整、倉儲中心優(yōu)化等原因需要進(jìn)行設(shè)備調(diào)配的，由運營管理部門提出設(shè)備調(diào)配方案，經(jīng)公司管理層審批后，組織實施。調(diào)配過程中，需辦理設(shè)備交接手續(xù)，明確交接雙方責(zé)任，及時更新設(shè)備臺賬及檔案信息，確保設(shè)備調(diào)配全程可控。第二十八條對于閑置設(shè)備，境外倉儲中心需做好維護(hù)保養(yǎng)工作，妥善保管，運營管理部門需及時統(tǒng)籌規(guī)劃，合理調(diào)配或處置，提高設(shè)備利用率，減少資產(chǎn)浪費。第七章設(shè)備報廢管理第二十九條設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：（一）達(dá)到規(guī)定使用年限，且性能嚴(yán)重下降，無法滿足運營需求，維修成本過高的；（二）因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的；（三）設(shè)備技術(shù)落后，不符合當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展需求，且無改造利用價值的；（四）存在重大安全隱患，無法通過維修消除的；（五）其他符合報廢條件的情形。第三十條設(shè)備報廢需由境外倉儲中心提出報廢申請，填寫報廢申請表，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號規(guī)格、采購時間、使用年限、報廢原因等信息，并附設(shè)備檢測報告、維修記錄等相關(guān)證明材料。報廢申請經(jīng)境外倉儲中心負(fù)責(zé)人審核后，報送運營管理部門、財務(wù)部門審核，運營管理部門需組織專業(yè)技術(shù)人員對報廢設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件的，報公司管理層審批。第三十一條報廢設(shè)備經(jīng)審批后，由運營管理部門牽頭，組織境外倉儲中心、財務(wù)部門進(jìn)行處置。處置方式包括出售、回收、銷毀等，需嚴(yán)格遵守境外當(dāng)?shù)氐沫h(huán)保、安全等相關(guān)法規(guī)，確保處置過程合法合規(guī)。處置所得款項需及時上繳公司財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)報廢審批文件及處置憑證，進(jìn)行賬務(wù)核銷，更新設(shè)備臺賬。第三十二條報廢設(shè)備的檔案材料需繼續(xù)保留至少3年，以備查閱。第八章責(zé)任追究第三十三條各相關(guān)部門及人員需嚴(yán)格履行本制度規(guī)定的職責(zé)，確保設(shè)備管理工作規(guī)范有序開展。對在設(shè)備管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、有效提高設(shè)備利用率、降低運營成本的部門或個人，公司可給予適當(dāng)獎勵。第三十四條對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分；造成設(shè)備損壞、資產(chǎn)損失或不良影響的，依法追究相關(guān)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未按規(guī)定辦理設(shè)備采購、驗收、登記手續(xù)的；（二）無證操作、違規(guī)操作設(shè)備或擅自改裝設(shè)備的；（三）設(shè)備帶故障運行，未及時上報或處理的；（四）未按規(guī)定開展設(shè)