2026年跨境電商公司跨境物流文檔編制與歸檔管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司跨境物流業(yè)務(wù)相關(guān)文檔的編制、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔及保管工作，確保文檔信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可追溯，保障跨境物流業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)營，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)管理效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國海關(guān)法》《中華人民共和國電子商務(wù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司跨境物流國際運(yùn)輸、清關(guān)通關(guān)、海外倉運(yùn)營、供應(yīng)鏈協(xié)同等業(yè)務(wù)特性，制定本制度。第二條本制度所稱跨境物流文檔，是指公司在跨境物流全鏈條運(yùn)營過程中形成的各類具有保存價值的文字、電子等形式的資料，主要包括但不限于：物流合同協(xié)議（運(yùn)輸合同、清關(guān)代理協(xié)議、海外倉合作協(xié)議等）、訂單物流單證（商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單等）、物流運(yùn)營記錄（運(yùn)輸軌跡記錄、海外倉出入庫記錄、庫存臺賬等）、合規(guī)證明文件（原產(chǎn)地證明、檢驗(yàn)檢疫證明等）、物流成本核算資料、應(yīng)急處置相關(guān)文檔、物流服務(wù)商資質(zhì)文件等。第三條本制度適用于公司跨境物流文檔的編制、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、借閱、銷毀等全流程管理工作，覆蓋物流部、海外倉管理部、運(yùn)營部、采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、行政部等相關(guān)部門及全體參與文檔編制、處理、保管的人員。第四條跨境物流文檔管理堅(jiān)持“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、全程管控、合規(guī)優(yōu)先、安全保密、便捷可查”的原則，確保文檔管理全流程規(guī)范有序，既滿足業(yè)務(wù)運(yùn)營需求，又符合法律法規(guī)及監(jiān)管要求。第五條公司行政部為跨境物流文檔管理牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文檔管理體系建設(shè)、制定文檔編制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督全流程管理工作；物流部、海外倉管理部負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)文檔的編制、審核、整理及移交歸檔；法務(wù)部負(fù)責(zé)文檔的合規(guī)性審核；財務(wù)部負(fù)責(zé)成本類物流文檔的審核與保管；各相關(guān)部門配合開展文檔管理相關(guān)工作。第二章職責(zé)分工第六條行政部職責(zé)：（一）制定并修訂跨境物流文檔編制規(guī)范、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保管流程等相關(guān)細(xì)則，明確文檔的格式、要素、編號規(guī)則、歸檔時限及保管期限；（二）統(tǒng)籌管理公司跨境物流文檔檔案庫（含電子檔案庫和實(shí)體檔案庫），負(fù)責(zé)文檔的接收、分類、編號、歸檔及日常保管維護(hù)；（三）監(jiān)督各部門跨境物流文檔的編制質(zhì)量、流轉(zhuǎn)規(guī)范性及移交歸檔及時性，定期開展文檔管理專項(xiàng)檢查；（四）負(fù)責(zé)文檔借閱、復(fù)制、使用的審核與登記管理，保障文檔安全保密；（五）牽頭組織超過保管期限文檔的鑒定與銷毀工作，確保銷毀流程合規(guī)；（六）組織開展文檔管理相關(guān)培訓(xùn)，提升各部門人員的文檔規(guī)范意識及管理能力。第七條物流部職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)跨境物流文檔的編制、收集、初審工作，確保文檔信息真實(shí)、完整、符合編制規(guī)范；（二）建立本部門跨境物流文檔臨時保管臺賬，規(guī)范文檔內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程，防止文檔丟失或損壞；（三）按照歸檔時限要求，將審核合格的文檔整理后移交行政部歸檔，并配合行政部完成文檔核對工作；（四）負(fù)責(zé)物流服務(wù)商資質(zhì)文件的收集、審核與更新，及時將相關(guān)資質(zhì)文檔移交行政部歸檔；（五）需借閱跨境物流文檔時，按規(guī)定流程辦理借閱手續(xù)，合理使用文檔并按時歸還。第八條海外倉管理部職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)海外倉運(yùn)營相關(guān)文檔的編制、收集與初審，包括海外倉出入庫記錄、庫存臺賬、訂單履約記錄、海外倉當(dāng)?shù)睾弦?guī)文件等；（二）建立海外倉文檔管理臺賬，規(guī)范文檔的本地保管與流轉(zhuǎn)，定期將需歸檔的文檔整理后移交國內(nèi)行政部歸檔；（三）配合行政部開展海外倉相關(guān)文檔的核對與歸檔工作，確保海外倉文檔信息與國內(nèi)管理要求一致。第九條法務(wù)部職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)跨境物流相關(guān)合同協(xié)議、合規(guī)證明文件等文檔的合規(guī)性審核，確保文檔內(nèi)容符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及監(jiān)管要求；（二）對文檔編制過程中涉及的法律風(fēng)險進(jìn)行把控，提供合規(guī)指導(dǎo)；（三）配合行政部開展文檔合規(guī)性檢查，對不合規(guī)文檔提出整改建議。第十條財務(wù)部職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)跨境物流成本核算相關(guān)文檔（如物流費(fèi)用發(fā)票、付款憑證、成本統(tǒng)計(jì)報表等）的審核、收集與保管；（二）按照歸檔要求，將成本類物流文檔整理后移交行政部歸檔；（三）配合行政部開展成本類文檔的檢查與核對工作。第十一條其他相關(guān)部門（運(yùn)營部、采購部等）職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門涉及跨境物流業(yè)務(wù)的文檔編制、收集與初審工作；（二）規(guī)范文檔內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程，及時將需歸檔的文檔移交行政部；（三）遵守文檔管理相關(guān)規(guī)定，按流程辦理文檔借閱與使用手續(xù)。第十二條文檔管理人員職責(zé)：（一）熟悉文檔編制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按要求開展文檔接收、整理、歸檔、保管工作；（二）做好文檔安全防護(hù)工作，防止文檔丟失、損壞、泄露或被篡改；（三）準(zhǔn)確記錄文檔流轉(zhuǎn)、借閱、銷毀等情況，確保管理過程可追溯；（四）及時反饋文檔管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，配合完成整改工作。第三章全流程管理要求第十三條文檔編制規(guī)范：（一）跨境物流文檔編制需遵循“真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范”的要求，內(nèi)容清晰、要素齊全，符合相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)運(yùn)營需求；（二）文檔格式需統(tǒng)一按照行政部制定的規(guī)范執(zhí)行，明確文檔名稱、編制部門、編制人、編制日期、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)信息等核心要素；電子文檔需采用標(biāo)準(zhǔn)化格式（如PDF、DOCX等），命名規(guī)則統(tǒng)一為“業(yè)務(wù)類型-文檔名稱-編制日期-編制部門”；（三）合同協(xié)議類文檔編制需經(jīng)法務(wù)部審核，確保條款合規(guī)、權(quán)責(zé)明確；訂單物流單證類文檔需嚴(yán)格按照海關(guān)、物流服務(wù)商等相關(guān)方要求編制，確保信息準(zhǔn)確無誤；運(yùn)營記錄類文檔需實(shí)時記錄業(yè)務(wù)情況，保證數(shù)據(jù)真實(shí)可追溯；（四）文檔編制完成后，編制部門需進(jìn)行內(nèi)部初審，審核通過后按流轉(zhuǎn)流程提交相關(guān)部門復(fù)核或?qū)徟５谑臈l文檔審核與流轉(zhuǎn)：（一）跨境物流文檔實(shí)行分級審核制度，普通運(yùn)營記錄類文檔由部門負(fù)責(zé)人審核；合同協(xié)議、合規(guī)證明文件等重要文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部合規(guī)審核后，報公司管理層審批；（二）文檔流轉(zhuǎn)需規(guī)范有序，采用線上指定系統(tǒng)流轉(zhuǎn)或線下書面登記流轉(zhuǎn)的方式，明確流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人及流轉(zhuǎn)時限，確保文檔及時傳遞、不被遺漏；（三）流轉(zhuǎn)過程中，各相關(guān)部門需對文檔內(nèi)容進(jìn)行針對性審核，提出審核意見；審核不通過的，退回編制部門修改完善后重新提交審核；（四）文檔審核完成后，編制部門需及時將文檔整理歸檔，或按業(yè)務(wù)需求傳遞至相關(guān)使用部門。第十五條文檔歸檔管理：（一）歸檔時限：普通運(yùn)營記錄類文檔需在業(yè)務(wù)完成后3個工作日內(nèi)移交行政部歸檔；合同協(xié)議、合規(guī)證明文件等重要文檔需在審核審批完成后5個工作日內(nèi)移交歸檔；海外倉相關(guān)文檔需每月匯總后按時移交國內(nèi)行政部歸檔；年度成本核算類文檔需在年度結(jié)束后1個月內(nèi)移交歸檔；（二）歸檔流程：各部門移交歸檔前，需對文檔進(jìn)行分類、整理、裝訂，填寫《文檔歸檔移交清單》，注明文檔名稱、數(shù)量、編制日期、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)信息等；行政部接收文檔后，需與移交清單核對，核對無誤后雙方簽字確認(rèn)，完成歸檔手續(xù)；（三）歸檔分類：行政部需按“業(yè)務(wù)類型-文檔類別-年度”的邏輯對文檔進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案索引和實(shí)體檔案目錄，確保文檔檢索便捷；電子文檔需存儲至公司指定的加密電子檔案庫，實(shí)體文檔需存入專用檔案柜；（四）保管期限：跨境物流文檔保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：合同協(xié)議類文檔保管期限不少于5年（自合同終止之日起計(jì)算）；訂單物流單證、運(yùn)營記錄類文檔保管期限不少于3年（自業(yè)務(wù)完成之日起計(jì)算）；合規(guī)證明文件、成本核算類文檔保管期限不少于3年；應(yīng)急處置相關(guān)文檔保管期限不少于3年；涉及重大業(yè)務(wù)或法律糾紛的文檔，保管期限延長至糾紛解決后5年。第十六條文檔保管與防護(hù)：（一）行政部需建立專用檔案庫，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等防護(hù)設(shè)施，確保實(shí)體文檔存儲環(huán)境安全；電子檔案庫需采用加密存儲、定期備份等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改；（二）文檔管理人員需定期對檔案庫進(jìn)行檢查維護(hù)，每月檢查一次實(shí)體文檔保管情況，每季度對電子檔案進(jìn)行備份驗(yàn)證，及時排查安全隱患；（三）嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫，文檔管理人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文檔內(nèi)容；電子檔案訪問需實(shí)行權(quán)限管控，僅授權(quán)人員可按權(quán)限訪問相關(guān)文檔。第十七條文檔借閱與使用：（一）公司內(nèi)部員工因工作需要借閱跨境物流文檔的，需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔名稱、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、行政部批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱實(shí)體文檔需在檔案庫指定區(qū)域查閱，確需帶出的，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且借閱期限不得超過7個工作日；電子文檔借閱需通過指定系統(tǒng)申請?jiān)L問權(quán)限，不得擅自下載、復(fù)制；（二）外部單位（如海關(guān)、物流服務(wù)商、律師事務(wù)所等）需查閱或復(fù)制跨境物流文檔的，需提供有效證明文件及公司相關(guān)部門的審批意見，經(jīng)行政部審核、公司管理層批準(zhǔn)后，在指定人員陪同下查閱，復(fù)制文檔需加蓋“復(fù)制件”標(biāo)識，并登記備案；（三）借閱人員需妥善保管借閱的文檔，不得涂改、損壞、丟失或泄露文檔內(nèi)容；借閱期限屆滿后，需及時歸還文檔，行政部需對歸還的文檔進(jìn)行核對；（四）文檔使用需嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，僅可用于批準(zhǔn)的使用用途，不得用于其他無關(guān)事項(xiàng)。第十八條文檔銷毀管理：（一）超過保管期限的跨境物流文檔，由行政部牽頭組織相關(guān)部門開展鑒定工作，確認(rèn)文檔無保存價值且不涉及未解決的業(yè)務(wù)或法律糾紛后，方可納入銷毀范圍；（二）行政部需制定文檔銷毀計(jì)劃，填寫《文檔銷毀審批表》，注明銷毀文檔名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)相關(guān)部門審核、公司管理層批準(zhǔn)后，組織實(shí)施銷毀工作；（三）文檔銷毀需采用安全可靠的方式，實(shí)體文檔可采用粉碎、焚燒等方式，電子文檔需采用專業(yè)軟件徹底刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)，確保文檔無法被恢復(fù)；（四）銷毀工作需安排2名及以上人員全程監(jiān)督，銷毀完成后，監(jiān)督人員需在《文檔銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，相關(guān)審批表、記錄表由行政部歸檔留存。第四章監(jiān)督考核與獎懲第十九條行政部聯(lián)合公司考核部門，每季度對各部門跨境物流文檔管理工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查文檔編制規(guī)范性、歸檔及時性、保管安全性、借閱合規(guī)性等情況；年度開展一次全面考核，考核結(jié)果納入部門及員工績效考核。第二十條獎勵措施：對在跨境物流文檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的部門或個人，給予以下獎勵：（一）嚴(yán)格執(zhí)行本制度要求，文檔編制規(guī)范、歸檔及時、保管完好，年度檢查無問題的部門，給予通報表揚(yáng)及現(xiàn)金獎勵1500-2500元；（二）個人在文檔管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正重大文檔管理隱患，或提出文檔管理優(yōu)化建議并被采納的，給予通報表揚(yáng)及現(xiàn)金獎勵300-800元；（三）積極配合文檔管理專項(xiàng)檢查及整改工作，成效顯著的部門或個人，給予適當(dāng)現(xiàn)金獎勵。第二十一條懲罰措施：對違反本制度規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予以下處罰：（一）文檔編制不規(guī)范、要素缺失或信息錯誤，影響業(yè)務(wù)運(yùn)營或合規(guī)審核的，給予相關(guān)部門負(fù)責(zé)人警告處分，扣發(fā)當(dāng)月20%績效獎金；相關(guān)責(zé)任人扣發(fā)績效獎金200-500元；（二）未按規(guī)定時限移交歸檔，或擅自拖延、拒絕移交文檔的，給予相關(guān)部門負(fù)責(zé)人警告處分，扣發(fā)當(dāng)月30%績效獎金；相關(guān)責(zé)任人扣發(fā)績效獎金300-600元；（三）違規(guī)借閱、復(fù)制、泄露文檔內(nèi)容，或涂改、損壞、丟失重要文檔，未造成嚴(yán)重后果的，給予相關(guān)責(zé)任人警告至調(diào)崗處分，扣發(fā)當(dāng)月50%績效獎金；造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)影響的，給予解除勞動合同處分，依法追究賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（四）文檔保管不當(dāng)，導(dǎo)致文檔損壞、丟失或電子檔案泄露的，給予文檔管理人員警告至調(diào)崗處分，扣發(fā)績效獎金500-1000元；相關(guān)部門負(fù)責(zé)人連帶承擔(dān)責(zé)任，扣發(fā)當(dāng)月20%績效獎金；（五）未按規(guī)定流程銷毀文檔，或擅自銷毀有保存價值的文檔的，給予相關(guān)責(zé)任人警告至