公司員工出差報銷管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司員工出差管理，規(guī)范出差報銷流程，合理控制差旅費(fèi)支出，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工。出差是指員工因工作需要，到公司所在地以外的地區(qū)辦理公務(wù)。出差報銷管理應(yīng)遵循實事求是、勤儉節(jié)約、保障工作的原則。二、出差申請與審批（一）出差申請員工出差前需填寫《出差申請表》，詳細(xì)注明出差事由、出差地點、預(yù)計出差天數(shù)、預(yù)借差旅費(fèi)金額等信息。若出差涉及多個地點，應(yīng)分別列出每個地點的預(yù)計停留時間和主要工作內(nèi)容。對于參加會議、培訓(xùn)等出差活動，需附上相關(guān)通知文件。（二）審批流程1.普通員工出差，由部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需求和人員安排，嚴(yán)格審核出差申請，確保出差的必要性和合理性。2.部門負(fù)責(zé)人出差，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)需從公司整體工作布局和資源分配的角度，對部門負(fù)責(zé)人的出差申請進(jìn)行評估。3.公司高層管理人員出差，由總經(jīng)理審批。若出差事項涉及重大業(yè)務(wù)決策或合作項目，還需提交公司董事會備案。4.特殊情況下，如緊急出差無法及時填寫《出差申請表》，應(yīng)先通過電話或其他方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，獲得批準(zhǔn)后出差，并在出差歸來后2個工作日內(nèi)補(bǔ)辦申請手續(xù)。三、差旅費(fèi)報銷范圍（一）交通費(fèi)1.飛機(jī)票員工出差乘坐飛機(jī)應(yīng)遵循公司規(guī)定的艙位標(biāo)準(zhǔn)。一般員工原則上乘坐經(jīng)濟(jì)艙；部門負(fù)責(zé)人及以上人員因工作需要，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可乘坐公務(wù)艙。乘坐飛機(jī)時，應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)實惠的航班，提前預(yù)訂以獲取較低票價。因特殊情況需改簽或退票的，應(yīng)提供合理的書面說明，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷相關(guān)費(fèi)用。2.火車票員工出差可根據(jù)路途遠(yuǎn)近和時間安排選擇合適的車次。長途出差優(yōu)先選擇高鐵、動車二等座；路途較遠(yuǎn)且時間允許的情況下，可選擇硬臥車票。特殊情況需要乘坐軟臥或一等座及以上席位的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.汽車票在沒有直達(dá)火車或飛機(jī)的情況下，可選擇乘坐長途汽車。應(yīng)選擇正規(guī)客運(yùn)公司的車票，車票上需注明乘車日期、起始地和目的地。4.市內(nèi)交通費(fèi)員工在出差地的市內(nèi)交通費(fèi)用主要包括公交車、地鐵、出租車等費(fèi)用。市內(nèi)交通費(fèi)實行限額報銷制度，根據(jù)出差地區(qū)的不同，制定相應(yīng)的報銷標(biāo)準(zhǔn)。一般一線城市每人每天不超過[X]元，二線城市每人每天不超過[X]元，三線及以下城市每人每天不超過[X]元。乘坐出租車時，應(yīng)盡量選擇正規(guī)出租車公司的車輛，并索取有效發(fā)票，發(fā)票上需注明乘車日期、上下車地點和金額。對于因工作緊急等特殊情況超出限額的市內(nèi)交通費(fèi)，需提供詳細(xì)的書面說明，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后可據(jù)實報銷。（二）住宿費(fèi)1.住宿標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和物價情況，制定不同的住宿費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：一線城市（如北京、上海、廣州、深圳等）：普通員工每人每天不超過[X]元，部門負(fù)責(zé)人及以上人員每人每天不超過[X]元。二線城市（省會城市及部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市）：普通員工每人每天不超過[X]元，部門負(fù)責(zé)人及以上人員每人每天不超過[X]元。三線及以下城市：普通員工每人每天不超過[X]元，部門負(fù)責(zé)人及以上人員每人每天不超過[X]元。2.住宿安排員工應(yīng)選擇安全、衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)實惠的住宿場所。多人出差前往同一地點且性別相同的，應(yīng)盡量安排兩人或多人同住標(biāo)準(zhǔn)間，以節(jié)約住宿費(fèi)開支。3.報銷要求員工報銷住宿費(fèi)時，需提供正規(guī)的住宿費(fèi)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、住宿人數(shù)、單價、金額等信息。若實際住宿費(fèi)低于報銷標(biāo)準(zhǔn)，按實際發(fā)生額報銷；若超過報銷標(biāo)準(zhǔn)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按標(biāo)準(zhǔn)報銷超出部分。對于通過網(wǎng)絡(luò)平臺預(yù)訂酒店的，還需提供訂單截圖或預(yù)訂記錄作為報銷輔助憑證。（三）餐飲費(fèi)1.餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)公司實行餐飲補(bǔ)貼制度，根據(jù)出差地區(qū)的不同，給予員工一定的餐飲補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)如下：一線城市：每人每天[X]元。二線城市：每人每天[X]元。三線及以下城市：每人每天[X]元。2.報銷方式餐飲補(bǔ)貼按出差實際天數(shù)計算，無需員工提供餐飲發(fā)票。員工在出差期間的餐飲費(fèi)用由個人自行安排。若因業(yè)務(wù)需要宴請客戶，需提前向領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)批準(zhǔn)后，宴請費(fèi)用可單獨報銷，但宴請費(fèi)用不得計入餐飲補(bǔ)貼范圍。宴請費(fèi)用報銷時，需提供正規(guī)發(fā)票，并注明宴請時間、地點、人員、事由等信息。（四）其他費(fèi)用1.通訊費(fèi)員工出差期間因工作需要產(chǎn)生的通訊費(fèi)用，可憑正規(guī)發(fā)票報銷。通訊費(fèi)報銷實行限額制度，普通員工每人每天不超過[X]元，部門負(fù)責(zé)人及以上人員每人每天不超過[X]元。對于因業(yè)務(wù)需要超出限額的通訊費(fèi)用，需提供詳細(xì)的通話記錄和書面說明，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后可據(jù)實報銷。2.辦公用品費(fèi)員工在出差期間因工作需要購買的辦公用品，如文具、打印紙等，可憑正規(guī)發(fā)票報銷。報銷時需提供購物清單，注明所購物品的名稱、數(shù)量、單價和金額。四、差旅費(fèi)預(yù)借（一）預(yù)借條件員工因出差需要預(yù)借差旅費(fèi)的，需在填寫《出差申請表》的同時，填寫《借款申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。預(yù)借差旅費(fèi)的金額應(yīng)根據(jù)出差天數(shù)、預(yù)計費(fèi)用等合理確定，原則上不得超過預(yù)計差旅費(fèi)總額的[X]%。（二）還款期限員工出差歸來后，應(yīng)在5個工作日內(nèi)到財務(wù)部門辦理差旅費(fèi)報銷手續(xù)，并結(jié)清預(yù)借的差旅費(fèi)。若因特殊情況無法按時還款，需提前向財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長還款期限，但最長不得超過15個工作日。五、差旅費(fèi)報銷流程（一）整理票據(jù)員工出差歸來后，應(yīng)及時整理出差期間取得的各種票據(jù)。票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，票面信息應(yīng)清晰、完整。對于不符合要求的票據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（二）填寫報銷單員工根據(jù)整理好的票據(jù)，填寫《差旅費(fèi)報銷單》。報銷單上應(yīng)詳細(xì)注明出差日期、出差地點、交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、其他費(fèi)用等各項費(fèi)用的金額，并附上相應(yīng)的票據(jù)。對于宴請客戶等特殊費(fèi)用，應(yīng)在報銷單上單獨注明。（三）部門審核員工將填寫好的《差旅費(fèi)報銷單》和相關(guān)票據(jù)提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容的真實性、合理性和合規(guī)性，確保費(fèi)用支出與出差任務(wù)相符。審核無誤后，部門負(fù)責(zé)人在報銷單上簽字確認(rèn)。（四）財務(wù)審核部門審核通過后，員工將報銷單和票據(jù)提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司的報銷制度和財務(wù)規(guī)定進(jìn)行審核，檢查票據(jù)的合法性、報銷金額的準(zhǔn)確性、審批手續(xù)的完整性等。對于不符合規(guī)定的報銷項目，財務(wù)部門應(yīng)及時與員工溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)審核通過后，報銷單需提交給分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體費(fèi)用控制和財務(wù)管理的角度，對報銷事項進(jìn)行最終審批。（六）報銷付款經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行報銷付款。報銷款項一般通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付到員工的工資卡賬戶。六、特殊情況處理（一）陪同客戶出差員工陪同客戶出差時，相關(guān)費(fèi)用的報銷應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行處理。若客戶的費(fèi)用由公司承擔(dān)，需在報銷時提供詳細(xì)的費(fèi)用明細(xì)和相關(guān)說明，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報銷。員工自身的差旅費(fèi)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷。（二）出差期間繞道員工出差期間因特殊原因需要繞道的，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)請示，獲得批準(zhǔn)后方可繞道。繞道產(chǎn)生的額外費(fèi)用，如交通費(fèi)、住宿費(fèi)等，需提供合理的書面說明，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報銷。繞道期間的餐飲補(bǔ)貼等按實際出差天數(shù)計算。（三）出差期間生病員工在出差期間生病，因就醫(yī)產(chǎn)生的醫(yī)療費(fèi)用，可按照公司的醫(yī)療報銷制度進(jìn)行報銷。就醫(yī)期間的住宿費(fèi)、餐飲補(bǔ)貼等按實際情況處理。若因生病需要延長出差時間，需及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提供醫(yī)院的診斷證明和相關(guān)病歷，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，延長期間的差旅費(fèi)可正常報銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司審計部門應(yīng)定期對員工的差旅費(fèi)報銷情況進(jìn)行審計。審計內(nèi)容包括報銷流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性、票據(jù)的真實性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）員工監(jiān)督公司鼓勵員工對差旅費(fèi)報銷過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，公司將給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、違規(guī)處理（一）虛報費(fèi)用員工若虛報差旅費(fèi)，一經(jīng)查實，除追回虛報的費(fèi)用外，還將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。（二）票據(jù)造假員工使用虛假票據(jù)報銷差旅費(fèi)的，公司將嚴(yán)肅處理。除追回報銷款項外，給予記過處分；造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依