2026年跨境電商公司物資與商品領(lǐng)用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司物資與商品領(lǐng)用管理工作，明確領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)、流程及責(zé)任，保障內(nèi)部運(yùn)營(yíng)需求的同時(shí)，嚴(yán)控成本損耗，防范資產(chǎn)流失，確保物資與商品流轉(zhuǎn)可追溯、管理可落地，支撐跨境電商業(yè)務(wù)高效合規(guī)運(yùn)營(yíng)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司庫(kù)存、財(cái)務(wù)相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)特性，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有部門及全體員工的物資與商品領(lǐng)用全流程管理，涵蓋領(lǐng)用申請(qǐng)、審批、發(fā)放、使用、核銷、歸還等環(huán)節(jié)。其中，物資包括辦公物資（文具、辦公設(shè)備配件等）、倉(cāng)儲(chǔ)物流耗材（包裝材料、防護(hù)用品等）、生產(chǎn)輔助物資等非銷售類資產(chǎn)；商品包括用于跨境銷售的成品、半成品及用于市場(chǎng)推廣、樣品展示、內(nèi)部辦公使用的銷售類產(chǎn)品。第三條本制度所指領(lǐng)用管理，是指對(duì)公司內(nèi)部員工因工作需要領(lǐng)用物資或商品的行為進(jìn)行規(guī)范，通過(guò)明確領(lǐng)用條件、審批權(quán)限、流轉(zhuǎn)程序，實(shí)現(xiàn)物資與商品合理調(diào)配、高效利用，同時(shí)保障資產(chǎn)安全與財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確的管理活動(dòng)。第四條領(lǐng)用管理核心原則：按需領(lǐng)用原則：嚴(yán)格依據(jù)工作實(shí)際需求領(lǐng)用物資與商品，嚴(yán)禁無(wú)需求領(lǐng)用、超需求領(lǐng)用或私用公品；審批可控原則：所有領(lǐng)用行為均需履行審批程序，未經(jīng)審批不得擅自領(lǐng)用，確保領(lǐng)用行為可監(jiān)管；全程追溯原則：建立完整的領(lǐng)用臺(tái)賬，清晰記錄領(lǐng)用信息、使用狀態(tài)、核銷情況，確保每一筆領(lǐng)用均可追溯；責(zé)任到崗原則：明確領(lǐng)用申請(qǐng)人、審批人、發(fā)放人及使用人的責(zé)任，確保領(lǐng)用管理責(zé)任落實(shí)到位；節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物資與商品，杜絕浪費(fèi)，提高資產(chǎn)利用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。第二章組織架構(gòu)與核心職責(zé)第五條公司建立“倉(cāng)儲(chǔ)物流部牽頭、行政部協(xié)同、財(cái)務(wù)部監(jiān)督、各部門配合”的領(lǐng)用管理體系，明確各主體職責(zé)，形成管理合力。第六條倉(cāng)儲(chǔ)物流部核心職責(zé)：作為領(lǐng)用管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定物資與商品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)、流程及臺(tái)賬管理規(guī)范；負(fù)責(zé)倉(cāng)儲(chǔ)物流耗材、銷售類商品及生產(chǎn)輔助物資的領(lǐng)用審批復(fù)核、發(fā)放登記、庫(kù)存核銷及臺(tái)賬維護(hù)；定期對(duì)領(lǐng)用物資與商品的庫(kù)存狀態(tài)、使用情況進(jìn)行核查，及時(shí)預(yù)警庫(kù)存不足或積壓?jiǎn)栴}；負(fù)責(zé)領(lǐng)用物資與商品的回收、報(bào)廢處置相關(guān)管理工作，協(xié)助財(cái)務(wù)部完成資產(chǎn)核算；處理領(lǐng)用過(guò)程中的異常問(wèn)題，如超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用、領(lǐng)用后閑置、損壞丟失等情況的核實(shí)與處置。第七條行政部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)辦公物資的采購(gòu)、庫(kù)存管理及領(lǐng)用審批、發(fā)放登記工作；制定辦公物資領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，建立辦公物資領(lǐng)用臺(tái)賬，定期與倉(cāng)儲(chǔ)物流部、財(cái)務(wù)部核對(duì)數(shù)據(jù)；組織辦公物資的節(jié)約使用宣傳與監(jiān)督，及時(shí)更新辦公物資品類，保障內(nèi)部辦公需求；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備類物資領(lǐng)用后的維護(hù)、保養(yǎng)跟蹤工作。第八條財(cái)務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用管理工作的財(cái)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，核查領(lǐng)用臺(tái)賬與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的一致性；參與制定領(lǐng)用物資與商品的價(jià)值核算標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范領(lǐng)用資產(chǎn)的財(cái)務(wù)處理流程；定期對(duì)領(lǐng)用物資與商品的核銷情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保成本核算準(zhǔn)確；監(jiān)督領(lǐng)用資產(chǎn)的報(bào)廢、處置流程，確保資產(chǎn)價(jià)值合理結(jié)轉(zhuǎn)。第九條各業(yè)務(wù)部門核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門員工領(lǐng)用需求的審核，嚴(yán)格把控領(lǐng)用的合理性與必要性；組織本部門員工學(xué)習(xí)并遵守領(lǐng)用管理制度，規(guī)范領(lǐng)用行為；跟蹤本部門領(lǐng)用物資與商品的使用情況，督促員工合理使用、及時(shí)核銷，避免閑置浪費(fèi)；配合倉(cāng)儲(chǔ)物流部、行政部、財(cái)務(wù)部開展領(lǐng)用核查工作，及時(shí)處理本部門領(lǐng)用相關(guān)問(wèn)題。第十條領(lǐng)用相關(guān)人員職責(zé)：申請(qǐng)人：依據(jù)工作需求如實(shí)提交領(lǐng)用申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；合理使用領(lǐng)用物資/商品，承擔(dān)使用期間的保管責(zé)任，按時(shí)完成核銷或歸還；審批人：嚴(yán)格審核領(lǐng)用申請(qǐng)的合理性、必要性及合規(guī)性，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)；發(fā)放人：核對(duì)領(lǐng)用審批手續(xù)的完整性，按審批金額/數(shù)量準(zhǔn)確發(fā)放物資/商品，及時(shí)登記臺(tái)賬，對(duì)發(fā)放數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第三章領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)與流程第十一條領(lǐng)用基本標(biāo)準(zhǔn)：辦公物資：實(shí)行“月度限額領(lǐng)用”制度，行政部根據(jù)各部門人數(shù)、崗位需求制定人均月度領(lǐng)用限額，超出限額領(lǐng)用需提交專項(xiàng)說(shuō)明并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審批；辦公設(shè)備配件等大額辦公物資，需憑設(shè)備故障證明或維修需求申請(qǐng)領(lǐng)用；倉(cāng)儲(chǔ)物流耗材：實(shí)行“按業(yè)務(wù)量核定領(lǐng)用”制度，倉(cāng)儲(chǔ)物流部根據(jù)月度訂單量、發(fā)貨量核定各崗位耗材領(lǐng)用額度，領(lǐng)用人員憑工作任務(wù)單申請(qǐng)領(lǐng)用，確保領(lǐng)用數(shù)量與業(yè)務(wù)需求匹配；商品領(lǐng)用：用于市場(chǎng)推廣、樣品展示的商品，需提交推廣方案或樣品需求說(shuō)明，明確領(lǐng)用數(shù)量、使用場(chǎng)景及預(yù)期用途；用于內(nèi)部辦公使用的商品，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及管理層審批，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量；嚴(yán)禁領(lǐng)用銷售類商品用于私人用途。第十二條通用領(lǐng)用流程：申請(qǐng)?zhí)峤唬荷暾?qǐng)人填寫《物資/商品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，清晰注明領(lǐng)用名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途、使用部門、預(yù)計(jì)使用期限等信息，提交至本部門負(fù)責(zé)人審批；部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的合理性、必要性，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)；涉及大額領(lǐng)用（如單批次價(jià)值超過(guò)5000元）或特殊商品領(lǐng)用的，需額外提交管理層審批；專項(xiàng)復(fù)核：辦公物資領(lǐng)用經(jīng)行政部復(fù)核審批；倉(cāng)儲(chǔ)物流耗材、商品領(lǐng)用經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)物流部復(fù)核審批，復(fù)核內(nèi)容包括領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)符合性、審批手續(xù)完整性；發(fā)放登記：申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的《領(lǐng)用申請(qǐng)表》到對(duì)應(yīng)發(fā)放部門（辦公物資到行政部，其他到倉(cāng)儲(chǔ)物流部）領(lǐng)取物資/商品；發(fā)放人核對(duì)申請(qǐng)信息與實(shí)物一致性后，準(zhǔn)確發(fā)放并雙方簽字確認(rèn)，同時(shí)更新領(lǐng)用臺(tái)賬；領(lǐng)用后核查：發(fā)放部門需在3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)領(lǐng)用物資/商品的實(shí)際使用情況進(jìn)行抽查，確保領(lǐng)用用途與申請(qǐng)一致。第十三條特殊領(lǐng)用場(chǎng)景流程：緊急領(lǐng)用：因工作緊急無(wú)法按正常流程完成審批的，可先向發(fā)放部門申請(qǐng)臨時(shí)領(lǐng)用，發(fā)放部門核實(shí)情況后可先行發(fā)放，但申請(qǐng)人需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)；未補(bǔ)齊手續(xù)的，暫停其后續(xù)領(lǐng)用權(quán)限；長(zhǎng)期領(lǐng)用：因崗位工作需要長(zhǎng)期領(lǐng)用某類物資（如倉(cāng)儲(chǔ)防護(hù)用品）的，可申請(qǐng)“長(zhǎng)期領(lǐng)用備案”，經(jīng)審批后實(shí)行“定期核銷、按需補(bǔ)充”制度，每月向發(fā)放部門提交使用核銷報(bào)告；外部領(lǐng)用：公司外部單位或人員因合作需要領(lǐng)用商品（如合作方樣品測(cè)試）的，需簽訂領(lǐng)用協(xié)議，明確歸還期限、損壞賠償責(zé)任，經(jīng)管理層審批后，由對(duì)接部門負(fù)責(zé)人作為領(lǐng)用責(zé)任人辦理領(lǐng)用手續(xù)，跟蹤歸還與核銷情況；歸還領(lǐng)用：領(lǐng)用后未使用或使用完畢需歸還的物資/商品（如可重復(fù)使用的包裝材料、未使用的樣品），申請(qǐng)人需在使用期限結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)歸還，發(fā)放部門核對(duì)實(shí)物狀態(tài)后辦理歸還登記，更新臺(tái)賬。第四章核銷管理與追溯第十四條核銷定義與要求：核銷是指對(duì)領(lǐng)用物資/商品的使用情況進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，完成資產(chǎn)使用與成本結(jié)轉(zhuǎn)的管理環(huán)節(jié)。所有領(lǐng)用物資/商品均需按規(guī)定完成核銷，確保賬實(shí)相符。第十五條核銷周期與流程：月度核銷：辦公物資、倉(cāng)儲(chǔ)物流耗材實(shí)行月度核銷，各部門領(lǐng)用負(fù)責(zé)人每月末匯總本部門領(lǐng)用及使用情況，填寫《領(lǐng)用核銷表》，附相關(guān)使用憑證（如發(fā)貨單、推廣活動(dòng)記錄等），提交至對(duì)應(yīng)發(fā)放部門審核；專項(xiàng)核銷：商品領(lǐng)用、大額物資領(lǐng)用實(shí)行專項(xiàng)核銷，申請(qǐng)人在領(lǐng)用物資/商品使用完畢或達(dá)到預(yù)計(jì)使用期限后5個(gè)工作日內(nèi)，提交《領(lǐng)用核銷表》及使用成果證明（如樣品反饋報(bào)告、推廣效果數(shù)據(jù)等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至倉(cāng)儲(chǔ)物流部及財(cái)務(wù)部復(fù)核；核銷審核：發(fā)放部門審核核銷材料的真實(shí)性、完整性，核對(duì)領(lǐng)用與使用數(shù)量一致性；財(cái)務(wù)部審核核銷的財(cái)務(wù)合規(guī)性，確認(rèn)成本結(jié)轉(zhuǎn)準(zhǔn)確；審核通過(guò)后完成核銷登記，更新臺(tái)賬；審核未通過(guò)的，退回申請(qǐng)人補(bǔ)充說(shuō)明并整改。第十六條臺(tái)賬管理要求：發(fā)放部門需建立電子與紙質(zhì)雙重領(lǐng)用臺(tái)賬，清晰記錄領(lǐng)用日期、申請(qǐng)人、部門、物資/商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途、審批人、發(fā)放人、核銷日期、歸還情況、損壞丟失處理等信息；電子臺(tái)賬需每日更新，紙質(zhì)臺(tái)賬由相關(guān)人員簽字確認(rèn)后歸檔保管；每月末，行政部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部需核對(duì)領(lǐng)用臺(tái)賬與庫(kù)存數(shù)據(jù)，確保賬實(shí)一致；領(lǐng)用臺(tái)賬及相關(guān)憑證（領(lǐng)用申請(qǐng)表、核銷表、領(lǐng)用協(xié)議等）需妥善保管，電子臺(tái)賬定期備份，紙質(zhì)資料保存期限不少于3年，涉及財(cái)務(wù)核算的資料保存期限不少于5年。第十七條損壞與丟失處理：領(lǐng)用物資/商品在使用期間發(fā)生損壞、丟失的，申請(qǐng)人需立即向本部門負(fù)責(zé)人及發(fā)放部門報(bào)告，說(shuō)明原因并提交書面報(bào)告；發(fā)放部門聯(lián)合相關(guān)部門核實(shí)情況，區(qū)分責(zé)任：因不可抗力或正常使用損耗導(dǎo)致?lián)p壞的，經(jīng)審批后可免于賠償，按正常核銷流程處理；因個(gè)人保管不善、操作不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p壞或丟失的，按公司資產(chǎn)賠償相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償，完成賠償后辦理核銷或補(bǔ)充領(lǐng)用手續(xù)；因惡意損壞、侵占導(dǎo)致資產(chǎn)損失的，除全額賠償外，公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)紀(jì)律處分；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督機(jī)制：日常監(jiān)督：行政部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部每日核查領(lǐng)用審批手續(xù)完整性、臺(tái)賬更新及時(shí)性，每周抽查領(lǐng)用物資/商品使用情況，形成日常監(jiān)督記錄；月度核查：每月末，財(cái)務(wù)部聯(lián)合行政部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部開展領(lǐng)用管理專項(xiàng)核查，重點(diǎn)核查領(lǐng)用合規(guī)性、核銷及時(shí)性、賬實(shí)一致性，形成月度核查報(bào)告；專項(xiàng)審計(jì)：每季度由管理層牽頭，組織開展領(lǐng)用管理專項(xiàng)審計(jì)，排查領(lǐng)用過(guò)程中的違規(guī)行為與管理漏洞，提出整改建議并跟蹤落實(shí)。第十九條考核指標(biāo)：公司將領(lǐng)用管理工作納入各部門及相關(guān)崗位的績(jī)效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：領(lǐng)用合規(guī)率：各部門合規(guī)領(lǐng)用次數(shù)占總領(lǐng)用次數(shù)的比例，要求不低于98%；核銷及時(shí)率：按規(guī)定周期完成核銷的領(lǐng)用事項(xiàng)占總領(lǐng)用事項(xiàng)的比例，要求不低于99%；賬實(shí)相符率：領(lǐng)用臺(tái)賬記錄與實(shí)際庫(kù)存、使用情況的一致比例，要求達(dá)到100%；節(jié)約使用率：通過(guò)領(lǐng)用限額管控、閑置物資回收等措施，考核各部門物資/商品節(jié)約使用成效，以單位業(yè)務(wù)量領(lǐng)用成本下降幅度為核心衡量標(biāo)準(zhǔn)。第二十條考核結(jié)果應(yīng)用：績(jī)效考核結(jié)果與部門及個(gè)人的薪酬福利、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。對(duì)領(lǐng)用管理規(guī)范、考核優(yōu)秀的部門及個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核不合格的，責(zé)令限期整改，整改不到位的，相應(yīng)扣減績(jī)效薪酬。第二十一條責(zé)任追究：對(duì)在領(lǐng)用管理工作中存在以下行為的部門及個(gè)人，公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)責(zé)任追究：無(wú)審批擅自領(lǐng)用、超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用、虛假申請(qǐng)領(lǐng)用或領(lǐng)用后私用的；審批人未嚴(yán)格審核，違規(guī)審批不符合要求的領(lǐng)用申請(qǐng)的；發(fā)放人未核對(duì)審批手續(xù)，擅自發(fā)放物資/商品或發(fā)放數(shù)量、規(guī)格錯(cuò)誤的；領(lǐng)用后閑置浪費(fèi)、未按規(guī)定及時(shí)核銷或歸還，經(jīng)督促仍不整改的；損壞、丟失領(lǐng)用資產(chǎn)后隱瞞不報(bào)或拒絕承擔(dān)賠償責(zé)任的；臺(tái)賬記錄弄虛作假、缺失不全，或拒絕配合監(jiān)