2026年跨境電商公司證照（含跨境經(jīng)營資質(zhì)）年檢與保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡稱“公司”）證照及跨境經(jīng)營資質(zhì)的年檢、保管全流程管理工作，建立“分類管控、合規(guī)年檢、安全保管、全程追溯”的管理體系，保障公司合法經(jīng)營資格，防范證照管理風(fēng)險，維護公司品牌形象與核心權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國行政許可法》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國海關(guān)法》及跨境業(yè)務(wù)相關(guān)境內(nèi)外監(jiān)管要求，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性（含境內(nèi)運營許可、海外市場準入、跨境供應(yīng)鏈資質(zhì)等多元證照需求），制定本制度。第二條本制度所指證照及跨境經(jīng)營資質(zhì)，是指公司及所屬境內(nèi)外機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中依法取得的各類法定證件、許可文件及資質(zhì)證明，包括但不限于境內(nèi)證照（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、進出口經(jīng)營權(quán)許可證、海關(guān)報關(guān)單位注冊登記證書等）、海外證照（海外分公司/代表處注冊證明、當(dāng)?shù)厥袌鰷嗜朐S可證、跨境支付資質(zhì)證明等）、電子證照及相關(guān)資質(zhì)備案文件。第三條證照年檢與保管管理遵循“依法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、全程留痕、安全可控”的核心原則，確保證照年檢及時準確、保管規(guī)范安全、使用合規(guī)有序，全面覆蓋證照從申領(lǐng)、年檢、保管、使用到變更、注銷的全生命周期。第四條本制度適用于公司全體部門及所屬境內(nèi)外機構(gòu)，涵蓋證照及跨境經(jīng)營資質(zhì)的申領(lǐng)、備案、年檢（含年審、續(xù)期、核驗）、保管、使用、變更、注銷、歸檔等全環(huán)節(jié)管理工作；公司全體員工及境內(nèi)外機構(gòu)工作人員需嚴格遵守本制度規(guī)定，積極配合證照管理相關(guān)工作。第五條各部門及境內(nèi)外機構(gòu)核心職責(zé)分工：（一）行政部：作為證照年檢與保管管理的牽頭部門，負責(zé)統(tǒng)籌證照管理體系搭建、證照年檢的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與組織實施、證照的集中保管與備案歸檔、證照使用的監(jiān)督檢查、證照變更與注銷的統(tǒng)籌推進，以及制度的修訂完善；（二）各業(yè)務(wù)部門（含跨境運營部、銷售部、供應(yīng)鏈部等）：負責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)證照的需求提出、年檢材料協(xié)助準備、使用申請與合規(guī)配合，及時反饋證照使用及年檢過程中的問題，配合行政部開展證照監(jiān)督檢查工作；（三）海外運營部及海外分公司/代表處：負責(zé)海外證照及資質(zhì)的需求調(diào)研、當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)合規(guī)性核查，牽頭推進海外證照的年檢工作，配合行政部開展海外證照的備案、保管與監(jiān)督檢查，確保海外證照管理符合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求；（四）法務(wù)部：負責(zé)審核證照申領(lǐng)、年檢、變更、注銷的合規(guī)性，核查境內(nèi)外證照相關(guān)法律法規(guī)的更新情況，為證照管理提供法律支持，協(xié)助處理證照相關(guān)的法律糾紛與風(fēng)險事件；（五）財務(wù)部：負責(zé)財務(wù)類證照（如稅務(wù)登記證、外匯登記證等）的年檢材料協(xié)助準備、使用審核，配合行政部開展財務(wù)類證照的保管與監(jiān)督檢查，規(guī)范財務(wù)場景證照使用流程；（六）信息技術(shù)部：負責(zé)電子證照管理系統(tǒng)的搭建、運維與安全防護，保障電子證照的存儲安全與使用穩(wěn)定，協(xié)助實現(xiàn)證照年檢、使用過程的數(shù)字化追溯；（七）公司管理層：負責(zé)審批重大證照申領(lǐng)、年檢、變更、注銷事項，審批證照管理重大風(fēng)險處置方案，監(jiān)督本制度的落實情況，協(xié)調(diào)解決證照管理工作中的重大問題。第二章組織架構(gòu)與核心崗位職責(zé)第六條證照年檢與保管管理架構(gòu)：公司設(shè)立證照管理專項組（以下簡稱“專項組”），由行政部負責(zé)人擔(dān)任組長，法務(wù)部、海外運營部負責(zé)人擔(dān)任副組長，行政部證照專員、各部門證照聯(lián)絡(luò)員、海外機構(gòu)行政專員、法務(wù)專員、信息技術(shù)專員為成員。專項組下設(shè)年檢管理組、保管監(jiān)督組、海外證照管理組，明確各組人員分工、溝通機制及決策流程。第七條年檢管理組崗位職責(zé)（由行政部、各部門證照聯(lián)絡(luò)員組成）：（一）需求調(diào)研：定期梳理公司及境內(nèi)外機構(gòu)所需證照及資質(zhì)清單，跟蹤境內(nèi)外監(jiān)管政策變化，調(diào)研證照年檢、續(xù)期的最新要求；（二）計劃制定：依據(jù)證照有效期及年檢要求，制定年度、季度證照年檢計劃，明確年檢證照名稱、責(zé)任部門、年檢時限、材料清單等核心要素；（三）實施推進：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門及海外機構(gòu)推進證照年檢工作，督促相關(guān)部門按時準備年檢材料，跟蹤年檢進度，及時解決年檢過程中出現(xiàn)的問題；（四）結(jié)果歸檔：年檢完成后，及時收集年檢合格證明文件，同步更新證照管理臺賬，將相關(guān)材料整理歸檔，確保年檢全程可追溯。第八條保管監(jiān)督組崗位職責(zé)（由行政部、信息技術(shù)部、法務(wù)部人員組成）：（一）集中保管：負責(zé)公司境內(nèi)證照的集中統(tǒng)一保管，建立電子與紙質(zhì)雙重檔案，明確保管標準與安全要求；監(jiān)督海外機構(gòu)證照的保管情況，確保符合當(dāng)?shù)匕踩芾硪?guī)范；（二）備案登記：建立健全證照管理臺賬，詳細記錄證照名稱、編號、有效期、頒發(fā)機構(gòu)、年檢情況、保管人、使用記錄等信息，實現(xiàn)證照全生命周期跟蹤；（三）使用監(jiān)督：監(jiān)督各部門及海外機構(gòu)證照使用流程的規(guī)范性，核查證照使用申請的合理性與合規(guī)性，及時糾正不規(guī)范使用行為；（四）安全防護：負責(zé)紙質(zhì)證照的物理安全防護及電子證照的信息安全防護，定期開展安全檢查，排查安全隱患，防范證照遺失、損毀或信息泄露。第九條海外證照管理組崗位職責(zé)（由海外運營部、行政部、法務(wù)部人員組成）：（一）法規(guī)跟蹤：持續(xù)跟蹤海外目標市場關(guān)于證照申領(lǐng)、年檢、使用的相關(guān)法律法規(guī)，及時梳理政策變動對海外證照管理的影響，制定應(yīng)對措施；（二）年檢統(tǒng)籌：牽頭推進海外證照的年檢工作，協(xié)調(diào)海外機構(gòu)準備年檢材料，對接當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門，確保海外證照年檢及時合規(guī)完成；（三）協(xié)同管理：配合行政部開展海外證照的備案、歸檔工作，定期向?qū)ｍ椊M匯報海外證照管理情況，協(xié)助處理海外證照相關(guān)的風(fēng)險事件；（四）資質(zhì)維護：針對海外市場準入資質(zhì)等核心證照，建立專項維護機制，確保資質(zhì)持續(xù)有效，保障海外業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。第三章核心流程規(guī)范第十條證照申領(lǐng)與備案流程：（一）申請?zhí)岢觯焊鞑块T因業(yè)務(wù)需求需申領(lǐng)新證照的，提交《證照申領(lǐng)申請表》，注明證照名稱、申領(lǐng)理由、使用范圍、責(zé)任人員等信息，附相關(guān)業(yè)務(wù)需求證明材料，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交行政部；海外證照申領(lǐng)需由海外運營部審核并提交當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)合規(guī)性分析報告；（二）審核審批：行政部聯(lián)合法務(wù)部對申領(lǐng)申請開展合規(guī)審核，核查申領(lǐng)事由的合理性及材料的完整性；重大證照申領(lǐng)需經(jīng)專項組審議后，報公司管理層審批；（三）申領(lǐng)實施：審批通過后，由行政部或海外運營部牽頭推進申領(lǐng)工作，按要求準備并提交相關(guān)材料，跟蹤申領(lǐng)進度，確保證照順利取得；（四）備案歸檔：證照取得后，保管監(jiān)督組在1個工作日內(nèi)完成備案登記，更新證照管理臺賬，將證照原件及相關(guān)申領(lǐng)材料整理歸檔；電子證照同步在電子證照管理系統(tǒng)完成備案激活。第十一條證照年檢管理流程：（一）前期準備：年檢管理組提前3個月梳理下一季度需年檢的證照清單，通知相關(guān)責(zé)任部門；責(zé)任部門需在年檢截止日前1個月完成年檢材料的收集與整理，提交行政部審核；海外證照年檢需提前6個月啟動準備工作，確保符合當(dāng)?shù)啬隀z時限要求；（二）材料審核：行政部聯(lián)合法務(wù)部對年檢材料進行審核，核查材料的真實性、完整性與合規(guī)性；審核不合格的，一次性告知責(zé)任部門補充完善；（三）年檢實施：材料審核通過后，由行政部或海外運營部按要求向相關(guān)監(jiān)管部門提交年檢申請，跟蹤年檢審批進度；針對年檢過程中監(jiān)管部門提出的整改要求，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實整改；（四）結(jié)果處理：收到年檢合格證明后，年檢管理組及時更新證照管理臺賬，將年檢材料歸檔留存；若年檢未通過，專項組立即組織召開專題會議，分析原因并制定整改方案，限期完成整改并重申年檢；（五）到期預(yù)警：保管監(jiān)督組對有效期不足6個月的證照進行預(yù)警，提前通知相關(guān)部門啟動續(xù)期或重新申領(lǐng)流程，避免因證照過期影響業(yè)務(wù)開展。第十二條證照保管與使用流程：（一）集中保管：境內(nèi)證照由行政部證照專員集中保管于專用保險柜，建立保管臺賬，實行“專人專管、雙人復(fù)核”制度；海外證照由海外機構(gòu)指定專人保管，接受保管監(jiān)督組的監(jiān)督檢查；（二）使用申請：各部門因業(yè)務(wù)需要使用證照的，提交《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限、使用方式（原件/復(fù)印件）等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核同意后，報行政部審批；重大業(yè)務(wù)場景使用核心證照（如公章對應(yīng)的營業(yè)執(zhí)照）需經(jīng)公司管理層審批；（三）領(lǐng)用交接：審批通過后，使用人在《證照領(lǐng)用交接單》上簽字確認，領(lǐng)取證照；行政部證照專員需核對使用人身份信息，明確使用要求與歸還時限；海外證照領(lǐng)用需由海外運營部專員協(xié)同監(jiān)交；（四）使用規(guī)范：使用人需嚴格按照申請用途使用證照，嚴禁轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照，嚴禁超出使用范圍或使用期限使用；使用過程中需妥善保管證照，避免遺失或損毀；（五）歸還歸檔：使用完畢后，使用人需在規(guī)定時限內(nèi)將證照歸還行政部，證照專員核對證照完好情況后，在保管臺賬上記錄歸還信息；復(fù)印件使用需加蓋“僅供XX用途使用”專用章，使用后及時歸檔相關(guān)憑證。第十三條證照變更與注銷流程：（一）變更申請：因公司名稱變更、經(jīng)營范圍調(diào)整、注冊地址變更等原因需變更證照的，由相關(guān)部門提交《證照變更申請表》，附相關(guān)變更證明材料，按原申領(lǐng)審批流程辦理變更審批；（二）變更實施：審批通過后，由行政部或海外運營部牽頭推進證照變更工作，準備變更材料并提交相關(guān)監(jiān)管部門，跟蹤變更進度，確保變更手續(xù)及時完成；（三）注銷申請：證照因業(yè)務(wù)終止、有效期屆滿未續(xù)期等原因需注銷的，由相關(guān)部門提交《證照注銷申請表》，說明注銷原因，附相關(guān)證明材料，經(jīng)專項組審議、公司管理層審批后啟動注銷流程；（四）后續(xù)處理：證照變更或注銷完成后，保管監(jiān)督組及時更新證照管理臺賬，收回舊證照（變更情形）或按規(guī)定處置證照（注銷情形），整理歸檔相關(guān)材料；海外證照注銷需符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求，留存注銷證明文件。第四章安全管理與風(fēng)險處置第十四條證照安全保管管理：（一）物理安全：境內(nèi)證照保管場所需安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材，配備專用保險柜，確保證照存放環(huán)境安全；定期檢查保管場所的安全設(shè)施，排查火災(zāi)、盜竊等安全隱患；（二）信息安全：電子證照需存儲于加密服務(wù)器，建立嚴格的訪問權(quán)限管控機制，按崗位分配操作權(quán)限，實現(xiàn)操作全程留痕；信息技術(shù)部定期開展數(shù)據(jù)備份與安全檢測，防范電子證照信息泄露、丟失或篡改；（三）人員管理：證照保管人需簽訂《證照保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任；定期開展安全培訓(xùn)，提升保管人的安全意識與應(yīng)急處置能力；保管人崗位異動時，需辦理正式交接手續(xù)，確保證照安全移交。第十五條證照遺失與損毀處置流程：（一）緊急報告：證照發(fā)生遺失、損毀的，保管人需立即向所在部門負責(zé)人及行政部報告，說明事件詳情（時間、地點、原因、涉及證照類型等），同時采取必要的應(yīng)急措施（如遺失證照需及時登報聲明作廢、向監(jiān)管部門報備）；（二）調(diào)查核實：專項組組織開展調(diào)查核實，查明證照遺失、損毀的原因與責(zé)任主體，形成調(diào)查報告；海外證照遺失、損毀需同步向當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門報告，按當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求處理；（三）處置措施：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定針對性處置措施，包括重新申領(lǐng)證照、追究相關(guān)人員責(zé)任等；重新申領(lǐng)證照需按本制度規(guī)定的申領(lǐng)流程辦理，確保業(yè)務(wù)開展不受影響；（四）總結(jié)整改：事件處置完成后，專項組組織復(fù)盤總結(jié)，分析管理漏洞，提出整改措施，優(yōu)化證照管理流程，防范類似事件再次發(fā)生。第十六條合規(guī)風(fēng)險防控：（一）政策跟蹤：法務(wù)部聯(lián)合海外運營部定期跟蹤境內(nèi)外證照管理相關(guān)法律法規(guī)的更新情況，及時梳理政策變動帶來的合規(guī)風(fēng)險，制定應(yīng)對預(yù)案；（二）流程管控：嚴格執(zhí)行證照申領(lǐng)、年檢、使用、變更、注銷的全流程審批規(guī)范，確保各環(huán)節(jié)操作有依據(jù)、可追溯，避免因流程瑕疵引發(fā)合規(guī)風(fēng)險；（三）定期核查：專項組每季度開展一次證照管理專項核查，重點核查證照年檢及時性、保管規(guī)范性、使用合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防范潛在風(fēng)險。第五章保障措施第十七條制度保障：專項組每半年對本制度的執(zhí)行情況進行梳理評估，結(jié)合境內(nèi)外證照管理相關(guān)法規(guī)更新、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化（如新增海外市場、拓展跨境業(yè)務(wù)范圍等），提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實施；各部門及海外機構(gòu)可結(jié)合自身實際，制定內(nèi)部證照管理協(xié)作細則。第十八條人員保障：行政部配備專職證照管理人員，明確任職要求與崗位職責(zé)；定期組織證照管理人員、保管人員、使用人員開展專業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋境內(nèi)外證照管理法規(guī)、年檢流程、安全保管規(guī)范、風(fēng)險處置技巧等，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力與責(zé)任意識；建立證照管理崗位績效考核機制，激勵人員規(guī)范履職。第十九條技術(shù)保障：信息技術(shù)部持續(xù)優(yōu)化電子證照管理系統(tǒng)，新增證照有效期預(yù)警、年檢進度跟蹤、使用權(quán)限管控、操作日志追溯等功能；加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全防護，定期開展系統(tǒng)安全檢測與升級，確保電子證照使用的安全性與穩(wěn)定性；為海外機構(gòu)證照管理提供必要的技術(shù)支持，實現(xiàn)境內(nèi)外證照管理信息同步。第二十條資源保障：公司為證照年檢與保管管理工作提供必要的資源支持，包括證照申領(lǐng)與年檢經(jīng)費、保管設(shè)備購置經(jīng)費、電子證照系統(tǒng)運維經(jīng)費、培訓(xùn)經(jīng)費等；行政部建立專項資源調(diào)配機制，確保證照申領(lǐng)、年檢、保管、處置等工作順利開展；海外機構(gòu)證照管理所需資