PAGE培訓(xùn)公章制度一、總則（一）目的為加強公司/組織公章的管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在涉及公司/組織對外事務(wù)、對內(nèi)文件等相關(guān)活動中使用公章的行為。（三）定義1.公章：指公司/組織經(jīng)法定程序批準刻制的，代表公司/組織法定名稱的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。2.使用人：指因工作需要申請使用公章的公司/組織內(nèi)部員工。二、公章的刻制與備案（一）刻制1.公司/組織公章的刻制必須嚴格按照國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準進行。由行政部門根據(jù)公司/組織設(shè)立、變更等實際情況，提出刻制申請。2.申請刻制公章時，需填寫《公章刻制申請表》，詳細注明公章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表簽字批準。3.行政部門持《公章刻制申請表》及相關(guān)批準文件，到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。（二）備案1.公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將新刻制的公章印模報公安機關(guān)備案，并留存?zhèn)浒富貓?zhí)。2.同時，行政部門需將公章的相關(guān)信息（包括名稱、規(guī)格、材質(zhì)、啟用日期、備案編號等）在公司/組織內(nèi)部進行登記造冊，建立公章管理檔案。三、公章的保管（一）保管部門1.公司/組織公章由行政部門指定專人負責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉公章管理規(guī)定。2.財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。（二）保管要求1.公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜等，確保公章存放環(huán)境安全，防止被盜、丟失或損壞。2.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準的情況下將公章帶出公司/組織辦公場所。3.如因工作需要暫時離開崗位，應(yīng)將公章妥善存放，并做好交接手續(xù)，確保公章安全。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴格按照規(guī)定的用途和程序使用公章，確保公章使用的合法性、真實性和嚴肅性。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（二）使用流程1.申請使用人需填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，涉及重大事項或金額較大的合同等，還需經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準。2.審核行政部門對《公章使用申請表》進行審核，重點審核用章事由是否符合規(guī)定、用章內(nèi)容是否準確無誤、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通核實，要求補充相關(guān)材料或作出說明。3.用章經(jīng)審核通過的申請，由公章保管人員在指定地點使用公章，并在《公章使用登記表》上詳細記錄用章情況，包括用章時間、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、使用人等信息。用章時，公章保管人員應(yīng)仔細核對用章內(nèi)容與申請表一致，確保加蓋的公章清晰、端正、完整。4.登記每次用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時將《公章使用申請表》和《公章使用登記表》進行歸檔保存，以便日后查閱和追溯。（三）不同類型公章的使用規(guī)定1.公司公章用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、出具介紹信、報送重要文件等重要事項。使用時需嚴格按照公司合同管理制度及相關(guān)審批流程進行審批。2.合同專用章專門用于公司對外簽訂各類合同。使用前必須對合同條款進行嚴格審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、公平、合理。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本交行政部門存檔。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。使用時應(yīng)遵循財務(wù)管理制度，由財務(wù)部門負責(zé)人或其授權(quán)人員按照規(guī)定的財務(wù)流程進行審批和操作。4.法定代表人章在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行開戶、稅務(wù)登記等相關(guān)手續(xù)。使用時需經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并按照相關(guān)業(yè)務(wù)部門的要求進行操作。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司/組織名稱變更、機構(gòu)撤銷、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準后，辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，行政部門應(yīng)及時通知公司/組織內(nèi)部各部門，并將停用的公章妥善保管，防止流失。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的公章，由行政部門填寫《公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀公章名稱等信息，并經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準。2.批準后，行政部門應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督公章的銷毀過程。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復(fù)使用。3.銷毀完成后，行政部門應(yīng)在《公章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將銷毀登記表存檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對公章使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查公章使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用章登記是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予批評教