PAGE校外培訓合同使用制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范校外培訓合同的使用，保障公司與學員及家長的合法權益，維護校外培訓市場的正常秩序，促進公司培訓業(yè)務的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及校外培訓服務簽訂的合同，包括但不限于學科類培訓、藝術培訓、體育培訓等各類培訓項目所簽訂的合同。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合理權益，不得損害任何一方的合法利益。明確性原則：合同內容應清晰、準確、完整，避免模糊不清或歧義條款，確保雙方對合同權利義務的理解一致。規(guī)范性原則：合同的格式、內容表述等應遵循統(tǒng)一的規(guī)范要求，便于管理和執(zhí)行。二、合同簽訂前的準備1.合同文本的制定與審核公司應根據(jù)不同培訓項目的特點和需求，制定標準化的校外培訓合同文本。合同文本應涵蓋培訓內容、培訓期限、培訓費用、教學方式、退費規(guī)定賠償責任等主要條款。合同文本在發(fā)布前需經(jīng)過嚴格的審核流程，由法務部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員共同參與審核。審核重點包括條款的合法性、合理性、完整性以及對公司利益的保護等方面。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行修改完善，并記錄審核意見和修改情況。2.銷售人員培訓對參與合同簽訂的銷售人員進行專業(yè)培訓，使其熟悉合同條款內容、簽訂流程及相關法律法規(guī)要求。培訓內容包括合同文本解讀、銷售技巧、風險防范等方面。通過培訓，確保銷售人員能夠準確向學員及家長介紹合同條款，解答疑問，避免因銷售人員的不當表述或誤導導致合同糾紛。同時，要求銷售人員嚴格按照合同簽訂流程進行操作，不得擅自變更合同內容或承諾額外的優(yōu)惠條件。3.學員信息收集與確認在簽訂合同前，銷售人員應收集學員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等，并確保信息的真實性和準確性。對于學員的培訓需求、學習基礎等情況進行詳細了解和記錄，以便在合同中明確培訓目標和教學安排。同時，要求學員及家長對所提供的信息進行簽字確認，作為合同的附件之一。三、合同簽訂流程1.合同洽談銷售人員與學員及家長就培訓項目的具體內容、培訓期限、培訓費用等進行詳細洽談。在洽談過程中，應向學員及家長充分說明合同條款的含義和法律后果，確保其對合同內容有充分的理解。對于學員及家長提出的疑問和要求，銷售人員應及時給予解答和回應。如涉及合同條款的變更或調整，應按照公司規(guī)定的審批程序進行處理。2.合同起草與填寫根據(jù)洽談結果，由銷售人員負責起草合同。合同起草應嚴格按照公司制定的合同文本格式進行，確保合同內容完整、準確。在填寫合同過程中，應認真核對學員及家長提供的信息，確保合同中填寫的各項內容與實際情況一致。對于合同中的空白處，應按照規(guī)定的填寫要求進行填寫，不得遺漏或隨意填寫。3.合同審核與審批合同起草完成后，由銷售人員提交至部門負責人進行初審。部門負責人應重點審核合同內容是否符合業(yè)務要求、條款是否完整準確等。初審通過后，將合同提交至法務部門進行合法性審核。法務部門對合同的合法性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在潛在的法律風險。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務部門應及時提出修改意見，并反饋給業(yè)務部門進行修改。經(jīng)法務部門審核通過后的合同，提交至公司分管領導進行審批。公司分管領導根據(jù)公司整體業(yè)務策略和風險評估情況，對合同進行最終審批。審批通過后的合同方可正式簽訂。4.合同簽訂合同審批通過后，由銷售人員與學員及家長簽訂合同。簽訂合同前，應再次向學員及家長確認合同內容，并提醒其仔細閱讀合同條款。合同簽訂應使用黑色或藍色中性筆，確保字跡清晰、工整。雙方應在合同指定的位置簽字（或蓋章），并注明簽字日期。如學員為未成年人，應由其監(jiān)護人簽字（或蓋章）確認。合同簽訂后，銷售人員應及時將合同原件一份交至公司財務部門進行存檔，另一份交至學員及家長留存。同時，對合同簽訂情況進行記錄，包括合同編號、簽訂日期、簽訂雙方等信息，以便后續(xù)查詢和管理。四、合同履行與監(jiān)督1.教學安排與實施教學部門應按照合同約定的培訓內容、教學方式、培訓期限等要求，制定詳細的教學計劃和課程安排。教學計劃應明確各階段的教學目標、教學內容、教學方法以及考核方式等。在教學過程中，教師應嚴格按照教學計劃進行授課，確保教學質量。同時，應關注學員的學習情況和反饋意見，及時調整教學方法和進度，以滿足學員的學習需求。教學部門應建立教學檔案管理制度，對學員的學習記錄、考核成績、作業(yè)完成情況等進行詳細記錄，作為教學質量評估和學員學習情況跟蹤的依據(jù)。2.培訓費用管理財務部門應按照合同約定的培訓費用標準和支付方式，及時準確地收取培訓費用。對于學員及家長提出的費用支付疑問，應耐心解答，并提供相關的費用明細和支付憑證。建立培訓費用核算制度，定期對培訓費用的收入、支出情況進行核算和分析。確保培訓費用的收支平衡，避免出現(xiàn)財務風險。同時，應嚴格按照國家稅收法律法規(guī)的要求，及時足額繳納相關稅費。如遇學員退費等情況，財務部門應按照合同約定的退費規(guī)定進行辦理。在辦理退費手續(xù)時，應認真核對相關信息，確保退費金額準確無誤，并及時將退費情況反饋給業(yè)務部門和學員及家長。3.合同履行監(jiān)督與檢查公司應建立合同履行監(jiān)督機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估。業(yè)務部門、教學部門、財務部門等相關部門應密切配合，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。檢查內容包括教學進度是否符合合同約定、培訓質量是否達到要求、培訓費用是否按時足額收取、學員及家長的滿意度等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，并跟蹤整改情況，確保合同得到有效履行。建立合同履行情況報告制度，業(yè)務部門應定期向公司管理層匯報合同履行情況，包括合同履行過程中的重大事項、存在的問題及解決方案等。公司管理層應根據(jù)業(yè)務部門的報告，及時做出決策，保障公司培訓業(yè)務的順利開展。五、合同變更與解除1.合同變更：在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內容，應由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因以及雙方的權利義務等。合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)過審核、審批等環(huán)節(jié)。變更后的合同應作為原合同的補充文件，與原合同一并存檔管理。涉及培訓內容、培訓期限、培訓費用等重要條款變更的，應提前告知學員及家長，并取得其書面同意。同時，應做好相關的溝通解釋工作，確保學員及家長對變更后的合同內容有充分的理解。2.合同解除：合同解除分為雙方協(xié)商解除和法定解除兩種情況。雙方協(xié)商解除合同的，應由合同雙方簽訂書面的合同解除協(xié)議，明確解除的原因、解除時間以及雙方的權利義務等。法定解除合同的，應符合法律法規(guī)規(guī)定的條件。如因不可抗力、一方嚴重違約等原因導致合同無法繼續(xù)履行的，另一方有權解除合同。在法定解除合同的情況下，解除方應及時通知對方，并提供相關的證明材料。合同解除后，公司應按照合同約定及法律法規(guī)的要求，辦理相關的退費、結算等手續(xù)。同時，對合同解除的原因、過程及相關資料進行整理歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。六、違約責任與爭議解決1.違約責任：合同雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。違約責任的承擔方式包括繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失等。在合同中應明確約定違約情形及相應的違約責任承擔標準。對于學員及家長未按時足額支付培訓費用的，應按照合同約定承擔逾期付款的違約責任；對于公司未按照合同約定提供培訓服務的，應承擔退款、賠償損失等違約責任。如因一方違約給對方造成損失的，違約方應承擔賠償損失的責任。損失賠償范圍應包括直接損失和間接損失，但不得超過違約方訂立合同時預見到或者應當預見到的因違約可能造成的損失。2.爭議解決：在合同履行過程中，如雙方發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式進行處理。合同中應明確約定爭議解決的方式，如仲裁或訴訟。如選擇仲裁方式解決爭議的，應按照相關仲裁機構的規(guī)定和程序進行申請和處理。仲裁裁決具有終局性，雙方應自覺履行仲裁裁決。如選擇訴訟方式解決爭議的，應向有管轄權的人民法院提起訴訟。在訴訟過程中，雙方應積極配合，提供相關的證據(jù)材料，維護自身的合法權益。七、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理：合同簽訂后，銷售人員應及時將合同原件及相關附件交至公司檔案管理部門進行存檔。檔案管理部門應按照合同編號、簽訂日期、培訓項目等進行分類整理，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。合同檔案應包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、學員信息資料、培訓費用支付憑證、教學檔案等相關資料。對于涉及重要事項或存在潛在風險的合同，應單獨建立檔案，并進行重點管理。2.合同檔案的保管與查閱：檔案管理部門應建立完善的合同檔案保管制度，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照防火、防潮、防蟲等要求進行保管。需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等信息，并經(jīng)相關部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。查閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的合同檔案，應嚴格限制查閱范圍，并采取相應的保密措施。3.合同檔案的銷毀：合同檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管。保管期限屆滿后，如合同檔案不再具有保存價值，應由檔案管理部門提出銷毀申請，并報經(jīng)公司管理層批準后進行銷毀。