公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度篇1

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、

借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

3、公司的請示與上級批復(fù)文件

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議

等相關(guān)文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系?合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,

收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補

或復(fù)制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部

門負責(zé)人簽字。

2、借閱的'案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無

關(guān)人員翻閱。

4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說

明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱

審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，

否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。

四、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)

導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。

五、檔案保密

L檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要關(guān)獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不

準接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件檔案管理制度篇2

一、目的

加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，

確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證

管理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

L檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企

業(yè)管理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、

憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提

供利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)督促

指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的'檔案和其他資

料；

4）負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過

程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人

事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、

保管、利用、歸檔；

4）財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

公司文件檔案管理制度篇3

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工

作，并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批

工作。

3.4分公司總經(jīng)理負責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、

報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的.圖表、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、

工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家

標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件

材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學(xué)分類、立卷和

編號。

425案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管

部門的次序啟左向右啟上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認

真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和

專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)

制、拷貝。

4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏

檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變

質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時，應(yīng)做到以下幾點：

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還；

4A3.2要愛護檔案資料，不得丟失；

4.43.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫；

4.4.4借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由資料檔案員和借閱者

當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責(zé)進行,鑒定小組由分公司總

經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成，日常的鑒定

工作由行政部資料檔案員負責(zé)。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù)：

4.5.2.1負責(zé)制訂檔案保管期限表；

4.5,2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值（如技術(shù)圖紙、操作說明書等），并能反映

分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

4.53.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負責(zé)修

改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括：

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司

總經(jīng)理審批，銷毀清單及報告要保存。

456.2檔案銷毀時，由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中

出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件檔案管理制度篇4

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本

制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理

完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄

冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機

關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照

片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要

收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；

（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收

集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主

要收集部門：行政部）

8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、

財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）

9、公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公

司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，

公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：

財務(wù)部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、

人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、

聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的‘實物和展覽照片、

錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政

部）

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評

定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇

（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力

資源及行政部）

17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部

門：財務(wù)部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要

簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、

工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人

力資源及行政部）

21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸

圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案

的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專

業(yè)集中統(tǒng)一保管。

(2)歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),

編制文件材料的編號類別。

(3)文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材

料，收集齊全，加以整理后歸檔。

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材

料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文

件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

三、檔案保管

L檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆

放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝

要分別存放。

3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補

或復(fù)制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要

注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不

得讓無關(guān)人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，

要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿

上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，

否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)

及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要苴獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不

準接觸。

2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件檔案管理制度篇5

（一）意義

（二）文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏

（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審

計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會文件董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、

流程

4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、

獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、

營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等

7.公司客戶名冊溶戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客

戶拓展、防談名冊及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的'內(nèi)部管理制度、流程、文本

及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往

來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公

司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、

顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主

管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、

雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互

聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

公司文件檔案管理制度篇6

1.目的

為進一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生

產(chǎn)管理工作的順利進行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中

華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。

2.適用范圍

適用于本公司安全文件、檔案管理

本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動中直接形成

的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價值的各種文字、

圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.管理體制與職責(zé)

3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指

定T立檔案管理員，負責(zé)檔案曰常管理工作。

3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識，集中統(tǒng)

一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進

行監(jiān)督與指導(dǎo)。

3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)

(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動中形成的有保存價值的與安全關(guān)聯(lián)性

文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。

(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和

相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整

程度、準確性以及保存價值進行審核。

(4)公司辦公室負責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全

生產(chǎn)活動中形成的材料。

4.檔案的范圍、收集與移交

4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：

1)基礎(chǔ)檔案

(1)企業(yè)基本情況；

(2)廠區(qū)平面布置圖；

(3)主要管理人員登記表；

(4)企業(yè)證照文書;

(5)危險化學(xué)品登記證；

(6)職業(yè)危害申報表及申報回執(zhí)單；

(7)應(yīng)急預(yù)案備案回執(zhí)單;

(8)重點部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；

(10)特種設(shè)備登記表；

(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。

2)組織機構(gòu)

(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；

(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；

(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

(4)關(guān)于印發(fā)安仝生產(chǎn)職責(zé)和安仝管理制度的通知。

(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。

3)安全職責(zé)

各部門、各級人員安全生產(chǎn)職責(zé)

4)安全管理制度

安全標準化規(guī)定的安全管理制度。

5)安全操作規(guī)程

6)教育培訓(xùn)

Q)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計劃；

(2)企業(yè)主要負責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；

(3)員工三級教育培訓(xùn)卡；

(4)員工三級安全教育培訓(xùn)記錄；

(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；

(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、〃四新〃安全教育培訓(xùn)記錄；

(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；

(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，

(9)其他安全培訓(xùn)記錄。

7)安全檢查

(1)各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整

改通知書等各類執(zhí)法文書；

(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；

(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。

(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；

(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；

(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；

(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；

(9)各項安全檢查的總結(jié)匯報材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；

(2)安仝、宣傳、教育培訓(xùn)投入的'情況記錄；

(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

(4)勞動防護用品方面的投入記錄；

(5)安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；

(6)安全評價、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；

(7)其他與安全有關(guān)的投入。

9)"三同時"

(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動防護職業(yè)衛(wèi)生方面"三同時〃項目的文件、

資料；

(2)〃三同時"項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料；

(3)〃三同時"項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；

(4)其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。

10)防護裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)

(1)各類安全防護設(shè)備的種類及型號等基本情況資料；

(2)各類安全防護設(shè)備運行維護保養(yǎng)情況記錄；

(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號及管理部門、狀況記錄；

(4)其他與安全防護設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；

11)特種設(shè)備

(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和

資料；

(2)特種設(shè)備的定期檢驗記錄；

(3)特種設(shè)備的日常使用及維護保養(yǎng)記錄；

(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬

儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；

(5)特種設(shè)備運行故障和事故記錄。

12)安全用電

(1)變、配電室運行狀況記錄。

(2)臨時用電申請及拆除記錄；

(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運行記錄；

(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。

13)工傷保險

Q)參加工傷保險員工的名單；

(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù);

(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；

(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

14)職業(yè)病防治

(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；

(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況;

(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；

(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

15)勞動防護用品

(1)各類勞動防護用品發(fā)放記錄；

(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；

(3)其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。

16)事故調(diào)查處理

(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；

(2)事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄；

(3)工傷事故調(diào)查處理報告書(表);

(4)按〃四不放過〃原則對事故進行處理的文件；

(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；

(2)消防安全管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；

(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；

(4)火險火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實施細則；

(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；

(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設(shè)計審核、驗收以及消防

安全檢查的文件、資料；

(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；

(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養(yǎng)記錄；

(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；

(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。

18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。

4.2收集與移交

(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、

記錄、臺帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。

(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化

管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

(4)具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時

歸檔。

(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時歸檔，

對基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與安全相關(guān)

材料，可在項目結(jié)束后整理歸檔。

(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認真

檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交

接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真

實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后

辦理交接手續(xù)。

(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負責(zé)安全生

產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全

生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

5.檔案處理

1)根據(jù)公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與?；?/p>

企業(yè)安全標準化《評審標準》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸

檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

(1)法律、法規(guī)和標準

(2)機構(gòu)和職責(zé)

(3)風(fēng)險管理；

(4)管理制度;

(5)培訓(xùn)教育；

(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全

(7)作業(yè)安全

(8)職業(yè)健康

(9)危險化學(xué)品管理

(10)事故與應(yīng)急

(11)檢查與自評

2）特殊載體安全生產(chǎn)檔案（錄像帶、照片、磁盤）可按載體形式、所

反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔

案文件的編號。

3）檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施,

確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進

行修補和復(fù)制。

4）安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期（五年）、短期（一年）三種。

5）對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔

案工作人員進行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的安全生產(chǎn)檔案，

應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第

一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上

監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。

6）安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案

移交手續(xù)后方可離崗。

6.檔案利用

（1）安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人

或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準。

（2）在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時，不得損害國家利益和他

人的合法權(quán)益。

（3）應(yīng)積極主動地接受安仝生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安仝生產(chǎn)檔案管理

工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

公司文件檔案管理制度篇7

一、目的

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的'文件檔案的管理。

三、職責(zé)

1、安保部負責(zé)制定本制度，并負責(zé)綜合監(jiān)督管理。

2、各部門負責(zé)本部門文件檔案的管理，并負責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

3、各部門安全員負責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適

時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內(nèi)容

1、文件資料的收集

安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

(1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；

(2)上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議

資料等；

(3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安

全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

(4)安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；、

(5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

(6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

(7)安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；

(8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

2、立卷歸檔

(1)、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的

齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

(2)、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期

三種，進行時間整理、分類歸檔；

(3).安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)

T呆存；

(4)、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、

編寫頁碼、標定卷內(nèi)文件資料目錄；

(5)、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

(1)、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

(2)、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

(1)、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意

保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說

明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表

或轉(zhuǎn)借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面套點清楚，并在借閱登

記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定

期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

五、相關(guān)記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負解釋，自發(fā)布之曰起實施。

公司文件檔案管理制度篇8

（一）目的

建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并

加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全

生產(chǎn)服務(wù)，規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序，特制定本規(guī)定。

（二）適用范圍

本制度適用于公司的文件、檔案管理。

（三）規(guī)范性引用文件

《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》

《中華人民共和國檔案法》

（四）職責(zé)

L行政人事處負責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。

（五）管理要求

L檔案管理范圍

1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢杳的安全生產(chǎn)

資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

2.保管事項

2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管

理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合

理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負責(zé)、配備滅火器材，標示嚴禁

煙火標志。

2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。

3.歸檔時間

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識別就立即歸檔。

3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后

方可查閱，其它人員須部門負責(zé)人批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查

閱；如查閱財務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并經(jīng)檔案

員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經(jīng)檔案

員同意后，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)

主管部門批準，予以復(fù)制。

5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同什辦議），未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準

同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業(yè)工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期

使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)

導(dǎo)的'批準同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續(xù)借，到期由檔案

室人員負責(zé)催討，如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證

文件內(nèi)容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產(chǎn)，使用過程中嚴禁

在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,

違者嚴肅處理。

6.保密事項

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴禁任

何人私自保管檔案。

6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，

并進行登記管理，不得亂扔亂放

6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的

份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進行管理，復(fù)制中

形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘

抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)

印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿

紙，要進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點監(jiān)督銷毀，確保保

密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內(nèi)部〃。

6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)

審核批準。

6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準不得復(fù)制和摘

抄。

6.9〃絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應(yīng)嚴

格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責(zé)任者，要

視情節(jié)嚴肅處理。

7.修改、補充事項

7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經(jīng)分管

副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監(jiān)督和檢查。

8銷毀

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對

擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，

確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進行初審。

8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷

的登記簿。同時還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面我告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。

8.4銷毀時要進行監(jiān)銷。

經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其

它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）

監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要

簽名蓋章，以示負責(zé)。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀

清單上詳細注明。

8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或

相關(guān)部門提出申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負責(zé)人審核簽批，對審批

同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄

上簽字。

公司文件檔案管理制度篇9

為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有

效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。

一、總則

第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔

案工作，負責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題.

第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各

部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當年

的檔案管理工作。

第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負

責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負

責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

二、立卷、歸檔

第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料

的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認真做好。

第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責(zé)整理立卷、歸檔。

第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理

完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活

動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范

圍。

第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、

資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。

第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔

案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。

1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材

料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。

3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生

處負責(zé)收集、整理歸檔。

4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負責(zé)收集、

整理歸檔。

5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工

后移交檔案室。

6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、

歸檔。

7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年

終移交綜合檔案室。

第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

L永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利

用價值的文件，劃為永久保存。

2、長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保

存。長期保存為15年至50年。

3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃

為短期保存。短期保存為15年以下。

第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組

合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會議文件應(yīng)單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。

第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進

行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、

總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中

結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形

成時間先后排列。

第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文