行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)審批流程通用工具一、適用情形本流程適用于公司各部門因日常行政辦公、業(yè)務(wù)開展需要，采購(gòu)非生產(chǎn)性物資（如辦公文具、設(shè)備耗材、清潔用品、辦公家具等）的申請(qǐng)與審批管理。具體包括但不限于：新員工入職辦公物資配置、現(xiàn)有辦公物資補(bǔ)充更新、部門臨時(shí)性活動(dòng)物資需求、辦公設(shè)備維修配件采購(gòu)等場(chǎng)景。通過規(guī)范流程，保證采購(gòu)需求合理、審批高效、物資使用合規(guī)，同時(shí)控制行政成本。二、操作流程詳解（一）第一步：提交采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起人：部門指定經(jīng)辦人（通常為行政對(duì)接人或需求提出人）。準(zhǔn)備材料：根據(jù)實(shí)際需求填寫《行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板表格），明確以下信息：物資名稱、規(guī)格型號(hào)（如“A4復(fù)印紙”需注明“70g/包”）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)；申請(qǐng)事由（如“部門日常打印用紙消耗殆盡，需補(bǔ)充20包”）；緊急程度（一般/緊急，緊急情況需標(biāo)注原因，如“周例會(huì)需用，需2個(gè)工作日內(nèi)到貨”）。提交方式：將填寫完整的申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審批（電子版或紙質(zhì)版，根據(jù)公司規(guī)定）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審審批人：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（如“市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人：*”）。審核重點(diǎn)：物資需求的必要性：是否為部門日常辦公或業(yè)務(wù)開展所必需，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案；數(shù)量合理性：預(yù)估數(shù)量是否與實(shí)際使用需求匹配，避免過量采購(gòu)造成浪費(fèi)；預(yù)算符合性：申請(qǐng)物資總金額是否在部門年度行政預(yù)算額度內(nèi)。結(jié)果處理：審核通過：在申請(qǐng)表“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至行政部；審核不通過：注明原因（如“此規(guī)格紙張庫存充足，請(qǐng)先使用庫存”），退回申請(qǐng)人調(diào)整。（三）第三步：行政部復(fù)核審批人：行政部主管（如“行政主管：*”）。審核重點(diǎn)：庫存核對(duì)：查詢公司現(xiàn)有物資臺(tái)賬，確認(rèn)申請(qǐng)物資是否屬于可調(diào)配范圍（如庫存數(shù)量是否充足、是否在有效期內(nèi)）；規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)：核對(duì)申請(qǐng)物資是否符合公司《行政辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)》（如辦公電腦型號(hào)、文具品牌等有統(tǒng)一規(guī)定的，需按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）；需求優(yōu)先級(jí)：對(duì)于多部門同時(shí)申請(qǐng)的同類物資，根據(jù)緊急程度和重要性排序協(xié)調(diào)。結(jié)果處理：復(fù)核通過：在“行政部復(fù)核意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部；復(fù)核不通過：注明原因（如“該物資庫存5包，可滿足當(dāng)前需求，請(qǐng)先領(lǐng)用庫存”），退回部門。（四）第四步：財(cái)務(wù)部審核審批人：財(cái)務(wù)部專員（如“財(cái)務(wù)專員：*”）。審核重點(diǎn)：預(yù)算合規(guī)性：申請(qǐng)總金額是否在部門剩余可用預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算部分需說明額外資金來源；價(jià)格合理性：預(yù)估單價(jià)是否與市場(chǎng)均價(jià)或歷史采購(gòu)價(jià)格差異過大（差異超20%時(shí)需提供市場(chǎng)詢價(jià)依據(jù)）；單據(jù)完整性：申請(qǐng)表信息是否完整（如名稱、規(guī)格、金額等無漏填）。結(jié)果處理：審核通過：在“財(cái)務(wù)部審核意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審核不通過：注明原因（如“超預(yù)算500元，請(qǐng)補(bǔ)充預(yù)算調(diào)整說明”），退回行政部。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批人：公司分管行政/后勤的副總經(jīng)理（如“分管副總：*”）。審批權(quán)限：金額≤2000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)直接審批；金額＞2000元：需提交總經(jīng)理審批（部分公司可根據(jù)規(guī)模調(diào)整權(quán)限，如“金額＞5000元需總經(jīng)理審批”）。審核重點(diǎn)：戰(zhàn)略匹配性：采購(gòu)需求是否符合公司年度行政成本控制目標(biāo)；重大事項(xiàng)：對(duì)單價(jià)高、數(shù)量多或影響較大的采購(gòu)（如批量更換辦公家具），需評(píng)估必要性及性價(jià)比。結(jié)果處理：審批通過：在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字，流程流轉(zhuǎn)至行政部執(zhí)行采購(gòu)；審批不通過：注明原因（如“非必需物資，暫緩采購(gòu)”），流程終止，行政部通知申請(qǐng)人。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行執(zhí)行部門：行政部（或公司指定的采購(gòu)小組）。采購(gòu)方式：一般物資（如文具、耗材）：通過公司定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)（需有3家以上比價(jià)記錄，保證價(jià)格公允）；大額/特殊物資（如辦公設(shè)備、定制家具）：需組織詢價(jià)或招標(biāo)，保留比價(jià)記錄；緊急物資：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先從市場(chǎng)臨時(shí)采購(gòu)，事后補(bǔ)全詢價(jià)手續(xù)。要求：采購(gòu)物資需與申請(qǐng)表規(guī)格、數(shù)量一致，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、售后完善的供應(yīng)商。（七）第七步：物資入庫與領(lǐng)用入庫登記：物資到貨后，行政部指定驗(yàn)收人（如“行政專員：*”）與申請(qǐng)人共同核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在《物資入庫單》簽字；行政部更新物資臺(tái)賬，保證賬實(shí)一致。領(lǐng)用登記：申請(qǐng)人憑審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》到行政部領(lǐng)用物資，填寫《物資領(lǐng)用登記表》（注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量）；行政部發(fā)放物資后，及時(shí)更新臺(tái)賬，保證可追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)表示例申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式*申請(qǐng)日期年月日緊急程度□一般□緊急物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量例：A4復(fù)印紙70g/包包20例：簽字筆0.5mm黑色支10申請(qǐng)事由部門日常打印用紙消耗殆盡，需補(bǔ)充A4紙；現(xiàn)有簽字筆不足，用于日常辦公簽字。部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：*日期：年月日行政部復(fù)核意見簽字：*日期：年月日財(cái)務(wù)部審核意見簽字：*日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：*日期：年月日備注如需調(diào)整規(guī)格或數(shù)量，請(qǐng)?zhí)崆芭c行政部溝通。四、關(guān)鍵提示（一）填寫規(guī)范物資名稱需具體明確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，減少采購(gòu)誤差。預(yù)估單價(jià)應(yīng)參考近期市場(chǎng)價(jià)格或歷史采購(gòu)價(jià)，偏差過大的需提供依據(jù)（如電商截圖、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）。（二）審批時(shí)效一般流程需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（從提交申請(qǐng)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束）；緊急流程需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，各部門需優(yōu)先處理。審批人因出差等原因無法及時(shí)審批的，需委托同級(jí)別人員代批或通過線上審批系統(tǒng)處理，避免流程延誤。（三）預(yù)算控制部門年度行政預(yù)算額度內(nèi)物資采購(gòu)，按正常流程審批；超預(yù)算部分需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可啟動(dòng)采購(gòu)流程。季度末/年末需嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行，避免超支影響后續(xù)采購(gòu)需求。（四）物資管理行政部每季度對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證無積壓、無過期物資，及時(shí)清理閑置物資并調(diào)配至需求部門。辦公設(shè)備、家具等高值物資需