辦公會(huì)議室預(yù)約及使用規(guī)范一、規(guī)范目的為提升辦公會(huì)議室的使用效率，保障各類會(huì)議、研討、培訓(xùn)等活動(dòng)有序開展，結(jié)合辦公實(shí)際需求，明確會(huì)議室使用流程與行為規(guī)范，確保資源合理分配、設(shè)備妥善維護(hù)，現(xiàn)制定本規(guī)范。二、預(yù)約管理（一）預(yù)約渠道線上預(yù)約：通過公司OA系統(tǒng)或會(huì)議室預(yù)約平臺(tái)提交申請，填寫會(huì)議主題、時(shí)間（含開始及結(jié)束時(shí)間）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)等）及特殊需求（如茶水、物料支持）。線下預(yù)約：若遇系統(tǒng)故障或緊急情況，可至行政部或前臺(tái)處填寫《會(huì)議室預(yù)約登記表》，由專人協(xié)助完成預(yù)約。（二）預(yù)約規(guī)則1.預(yù)約時(shí)效：常規(guī)會(huì)議建議提前1個(gè)工作日預(yù)約；需使用特殊設(shè)備（如大型視頻會(huì)議設(shè)備）或多人會(huì)議室的，建議提前2個(gè)工作日預(yù)約。2.時(shí)長與頻次：單次會(huì)議預(yù)約時(shí)長原則上不超過3小時(shí)，同一團(tuán)隊(duì)/部門單日預(yù)約不超過2次，保障資源公平分配。3.優(yōu)先級說明：緊急會(huì)議（如突發(fā)業(yè)務(wù)研討、客戶接待）可申請“緊急占用”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)空會(huì)議室；公司級會(huì)議、跨部門重要協(xié)作會(huì)議享有優(yōu)先預(yù)約權(quán)。（三）變更與取消若會(huì)議時(shí)間、人數(shù)或設(shè)備需求變更，需在會(huì)議開始前2小時(shí)通過原預(yù)約渠道更新信息；因故取消會(huì)議，需在會(huì)議開始前1小時(shí)完成取消操作，釋放會(huì)議室資源；未及時(shí)取消且無合理說明的，將影響后續(xù)預(yù)約優(yōu)先級。三、使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備預(yù)約人需提前10分鐘到場，檢查會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等）是否正常運(yùn)行，若有故障及時(shí)聯(lián)系行政部報(bào)修；如需調(diào)整桌椅布局、使用特殊物料（如白板筆、會(huì)議紙），應(yīng)提前確認(rèn)庫存并按需取用，避免浪費(fèi)。（二）使用中要求1.秩序與環(huán)境：保持會(huì)議室安靜，避免大聲喧嘩或無關(guān)人員逗留；會(huì)議期間關(guān)閉門窗，維護(hù)辦公區(qū)域隱私。2.設(shè)備使用：愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，按操作說明使用（如投影儀需在使用后關(guān)閉散熱，避免直接斷電）；禁止私接外接設(shè)備或安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。3.時(shí)間管理：嚴(yán)格遵守預(yù)約時(shí)長，會(huì)議結(jié)束前5分鐘需提醒參會(huì)人員收尾，避免影響后續(xù)使用；若需延長使用，需提前15分鐘通過系統(tǒng)或電話申請，且需確認(rèn)后續(xù)無預(yù)約。（三）使用后整理清理會(huì)議現(xiàn)場：帶走個(gè)人物品及垃圾，將桌椅歸位，白板擦凈，座椅擺放整齊；設(shè)備歸位：關(guān)閉所有設(shè)備電源（含投影儀、電腦、照明等），空調(diào)調(diào)至26℃并關(guān)閉，檢查門窗是否鎖閉；反饋與報(bào)修：若使用中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或物品缺失，需在《會(huì)議室使用登記表》中備注，或聯(lián)系行政部登記報(bào)修。四、維護(hù)與管理（一）管理職責(zé)行政部為會(huì)議室管理主體，負(fù)責(zé)：定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，每月開展一次全面維護(hù)（如投影儀濾網(wǎng)清潔、線路整理）；監(jiān)督預(yù)約及使用規(guī)范執(zhí)行情況，每月匯總使用數(shù)據(jù)并優(yōu)化資源分配；受理設(shè)備報(bào)修、使用投訴等問題，24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)并跟進(jìn)處理。（二）設(shè)備維護(hù)會(huì)議室設(shè)備實(shí)行“誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則，使用人需按規(guī)范操作，因違規(guī)操作導(dǎo)致?lián)p壞的，需承擔(dān)維修或賠償責(zé)任；行政部建立設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備型號(hào)、購置時(shí)間、維修記錄，確保設(shè)備全生命周期管理。五、違規(guī)處理輕微違規(guī)：如未及時(shí)清理現(xiàn)場、超預(yù)約時(shí)長15分鐘內(nèi)未申請延長，首次違規(guī)給予口頭警告，再次違規(guī)暫停預(yù)約權(quán)限1周；嚴(yán)重違規(guī)：如故意損壞設(shè)備、未經(jīng)審批占用會(huì)議室、虛假預(yù)約浪費(fèi)資源，視情節(jié)輕重處以暫停預(yù)約權(quán)限1-3個(gè)月、賠償設(shè)備損失、全公司通報(bào)批評等處罰；違規(guī)記錄將納入部門/個(gè)人辦公行為考核，與