企業(yè)合同管理規(guī)范一、規(guī)范應用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含有限責任公司、股份有限公司、合伙企業(yè)等）在合同全生命周期管理中的標準化操作，涵蓋合同起草、評審、審批、簽署、履行、變更、解除及歸檔等環(huán)節(jié)。具體場景包括但不限于：采購與銷售合同（原材料采購、產(chǎn)品銷售、服務外包等）；勞動合同與勞務合同（員工錄用、兼職服務、項目合作等）；租賃與融資合同（場地租賃、設備租賃、銀行貸款、融資租賃等）；知識產(chǎn)權(quán)與技術(shù)合同（專利許可、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、保密協(xié)議等）；其他企業(yè)經(jīng)營管理中涉及的雙務/單務合同。二、合同管理全流程操作指引（一）合同立項與需求確認操作目標：明確合同目的與必要性，保證需求合規(guī)、可執(zhí)行。責任主體：業(yè)務部門發(fā)起人、部門負責人*操作步驟：業(yè)務部門根據(jù)經(jīng)營目標或業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，明確合同背景、合作方基本信息、合同標的、預期目標、預算金額等核心內(nèi)容；部門負責人*對立項必要性進行審核，重點評估需求是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、預算是否在可控范圍內(nèi)；涉及重大投資、高風險業(yè)務的合同，需提交分管領導*審批立項。輸出成果：《合同立項申請表》（含審批意見）。（二）合同起草操作目標：依據(jù)需求擬定合同文本，保證條款完整、權(quán)責清晰、合法合規(guī)。責任主體：業(yè)務部門專員、法務專員*（如涉及）操作步驟：業(yè)務部門根據(jù)立項結(jié)果，收集合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件、授權(quán)委托書等），確認對方簽約主體適格；優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板（如無模板，參考行業(yè)示范文本或由法務專員*起草）；合同內(nèi)容應包括但不限于：合同主體信息、標的描述、數(shù)量與質(zhì)量要求、價款/報酬及支付方式、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等核心條款；業(yè)務部門與合作方就合同條款進行初步溝通，達成一致后形成合同初稿。輸出成果：合同初稿（含合作方確認記錄）、合作方主體資格證明材料。（三）合同評審操作目標：識別合同風險，優(yōu)化條款內(nèi)容，保證合同合法、合規(guī)、合理。責任主體：業(yè)務部門、法務專員、財務部門、風控部門*（如涉及）操作步驟：業(yè)務部門將合同初稿及相關(guān)材料提交至法務專員*，啟動評審流程；法務專員*重點審核合同條款合法性、合規(guī)性、邏輯性，如主體資格、權(quán)利義務對等性、違約責任可執(zhí)行性、爭議解決方式等，形成《合同評審意見表》；財務部門*審核合同中的付款方式、稅務條款、發(fā)票要求（如“付款憑證”相關(guān)表述）、資金安排等是否符合財務制度；風控部門*（如涉及）評估合同履約風險、信用風險，提出風險防控建議；業(yè)務部門根據(jù)評審意見修改合同，若存在重大分歧，組織跨部門協(xié)調(diào)會議達成一致。輸出成果：《合同評審意見表》（含各部門評審意見）、合同修訂稿。（四）合同審批操作目標：按權(quán)限履行審批程序，保證合同簽署的合規(guī)性與決策科學性。責任主體：部門負責人、分管領導、總經(jīng)理/董事長*（根據(jù)合同金額及重要性分級）操作步驟：業(yè)務部門將修訂后的合同及《合同評審意見表》按審批權(quán)限逐級提交：一般合同：業(yè)務部門負責人*→分管領導*；重大合同（如金額超萬元、涉及核心業(yè)務）：業(yè)務部門負責人*→分管領導*→總經(jīng)理*→董事長*；審批人重點審核合同是否符合企業(yè)利益、審批流程是否完整、風險是否可控，在審批表中簽署明確意見（同意/不同意/修改后同意）；審批通過后，形成《合同審批表》（含完整審批鏈）。輸出成果：《合同審批表》（含各審批人意見）、最終版合同文本。（五）合同簽署操作目標：規(guī)范簽署流程，保證合同法律效力。責任主體：授權(quán)簽約人、行政專員*操作步驟：行政專員*根據(jù)《合同審批表》確認簽約人權(quán)限，保證簽約人已獲得企業(yè)合法授權(quán)（如需提供《授權(quán)委托書》）；合同簽署需采用書面形式，雙方簽字/蓋章處需清晰完整：企業(yè)方加蓋公章或合同專用章，自然人需簽字并按捺手??；若合同需辦理備案或公證（如不動產(chǎn)租賃合同），由行政專員*協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成；簽署后，行政專員*收回合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份），并及時掃描存檔電子版。輸出成果：簽署完成的有效合同正本、電子掃描件、《授權(quán)委托書》（如涉及）。（六）合同履行與監(jiān)控操作目標：跟蹤合同履行進度，及時處理履約問題，保證合同目的實現(xiàn)。責任主體：業(yè)務部門專員、部門負責人、財務部門操作步驟：業(yè)務部門專員建立《合同履行跟蹤表》，記錄合同關(guān)鍵履行節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點等），明確各節(jié)點責任人；履行過程中，業(yè)務部門定期與合作方溝通，確認履約進度，如出現(xiàn)延遲、違約等情況，及時收集證據(jù)（如書面函件、郵件、驗收報告等），并向部門負責人*匯報；財務部門*根據(jù)合同約定及履行進度，審核付款申請，保證資金支付與履約進度匹配；對重大合同，業(yè)務部門每月提交《合同履行情況報告》至分管領導*。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同履行情況報告》（重大合同）、履約相關(guān)證明材料。（七）合同變更與解除操作目標：規(guī)范變更與解除流程，降低履約風險。責任主體：業(yè)務部門、法務專員、分管領導操作步驟：合同履行中如需變更（如標的、數(shù)量、價款等），由業(yè)務部門與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，參照原合同評審、審批流程履行；因不可抗力或?qū)Ψ竭`約需解除合同的，業(yè)務部門收集相關(guān)證據(jù)（如不可抗力證明、違約函件等），提交《合同解除申請表》，經(jīng)法務專員*審核合法性后，按權(quán)限審批；合同變更或解除后，業(yè)務部門及時通知財務部門調(diào)整相關(guān)賬務，并收回原合同正本或注明“已變更/解除”后歸檔。輸出成果：《合同變更協(xié)議》、《合同解除申請表》（含審批意見）、變更/解除相關(guān)證明材料。（八）合同歸檔操作目標：保證合同檔案完整、安全，便于查閱與追溯。責任主體：行政專員、檔案管理員操作步驟：合同履行完畢（或終止/解除）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本、附件、審批表、評審意見、履行記錄等材料整理齊全，移交至行政專員*；行政專員核對檔案材料完整性，填寫《合同歸檔清單》，按“合同編號-名稱-年份”分類編號，移交檔案管理員；檔案管理員*將合同正本存入專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務器，保存期限不少于合同終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）；借閱合同檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理員批準，借閱期限不超過15個工作日。輸出成果：《合同歸檔清單》、完整合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、關(guān)鍵管理工具模板（一）合同基本信息登記表合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型合同金額（元）簽署日期履行期限業(yè)務部門負責人備注（二）合同評審意見表合同名稱合同編號評審部門評審人*評審意見評審日期（評審內(nèi)容可包括：條款合法性、風險點、修改建議等）（三）合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人履行情況說明相關(guān)證明材料（四）合同歸檔清單序號合同編號合同名稱歸檔日期檔案盒編號密級借閱記錄四、風險控制要點主體資質(zhì)風險：簽約前務必核查合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件，避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約；條款合規(guī)風險：法務專員需重點審核合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，避免“霸王條款”或無效條款；審批流程風險：嚴禁越權(quán)審批或簡化審批流程，重大合同必須經(jīng)