第1篇第一章總則第一條為加強(qiáng)小區(qū)物業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高物業(yè)管理工作效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本小區(qū)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本小區(qū)所有物業(yè)檔案的借閱、使用、保管等工作。第三條物業(yè)檔案是指小區(qū)在物業(yè)管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等載體。第四條物業(yè)檔案的管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、安全性、有效性、保密性原則。第二章借閱范圍與條件第五條借閱范圍1.小區(qū)業(yè)主、物業(yè)使用人；2.小區(qū)物業(yè)管理處工作人員；3.小區(qū)相關(guān)管理部門；4.經(jīng)物業(yè)管理處同意的其他單位或個(gè)人。第六條借閱條件1.借閱人應(yīng)出示有效身份證明；2.借閱人應(yīng)明確借閱目的，提供借閱申請(qǐng)；3.借閱人應(yīng)遵守檔案借閱規(guī)定，保證檔案的完整和安全；4.借閱人不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。第三章借閱程序第七條借閱申請(qǐng)1.借閱人填寫《物業(yè)檔案借閱申請(qǐng)表》；2.物業(yè)管理處對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱人身份和借閱目的；3.物業(yè)管理處將審核結(jié)果通知借閱人。第八條借閱手續(xù)1.經(jīng)審核同意的借閱人，持有效身份證明和《物業(yè)檔案借閱申請(qǐng)表》到物業(yè)管理處辦理借閱手續(xù)；2.物業(yè)管理處工作人員在《物業(yè)檔案借閱登記簿》上登記借閱信息；3.借閱人領(lǐng)取借閱檔案。第九條借閱期限1.借閱期限一般為1個(gè)月，如需延長，借閱人應(yīng)在期限屆滿前向物業(yè)管理處提出申請(qǐng)；2.借閱期限最長不得超過3個(gè)月。第四章借閱檔案的使用與保管第十條使用檔案1.借閱人應(yīng)按照借閱目的使用檔案，不得擅自改變檔案內(nèi)容；2.使用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得折疊、涂抹、損壞；3.使用檔案后，應(yīng)立即歸還。第十一條保管檔案1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，防止丟失、損壞；2.借閱人不得將檔案帶出物業(yè)管理處；3.借閱期限屆滿或提前歸還檔案時(shí)，應(yīng)將檔案完好無損地歸還物業(yè)管理處。第五章借閱檔案的歸還與處理第十二條歸還檔案1.借閱期限屆滿或提前歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)將檔案完好無損地歸還物業(yè)管理處；2.物業(yè)管理處工作人員在《物業(yè)檔案借閱登記簿》上登記歸還信息。第十三條處理檔案1.物業(yè)管理處應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行清理，對(duì)已歸還的檔案進(jìn)行整理；2.對(duì)損壞、丟失的檔案，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦或進(jìn)行相應(yīng)處理。第六章違規(guī)處理第十四條違反本制度的行為，物業(yè)管理處將根據(jù)情節(jié)輕重，采取以下處理措施：1.警告；2.約談；3.限制借閱；4.追回檔案；5.法律責(zé)任。第十五條對(duì)造成檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。第七章附則第十六條本制度由物業(yè)管理處負(fù)責(zé)解釋。第十七條本制度自發(fā)布之日起施行。（注：本制度內(nèi)容僅供參考，具體條款可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。）第2篇第一章總則第一條為加強(qiáng)小區(qū)物業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，提高檔案利用率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本小區(qū)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本小區(qū)所有物業(yè)檔案的借閱管理。第三條物業(yè)檔案借閱管理應(yīng)遵循以下原則：（一）依法管理，確保檔案安全；（二）方便利用，提高檔案效益；（三）嚴(yán)格審批，規(guī)范借閱程序；（四）保密原則，保護(hù)檔案信息。第二章檔案分類與保管第四條物業(yè)檔案分為以下類別：（一）行政管理檔案；（二）財(cái)務(wù)管理檔案；（三）工程管理檔案；（四）業(yè)主服務(wù)檔案；（五）物業(yè)管理檔案；（六）其他檔案。第五條物業(yè)檔案的保管應(yīng)按照以下要求進(jìn)行：（一）檔案室應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等設(shè)施；（二）檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)、存放順序排列，保持整齊有序；（三）檔案應(yīng)定期進(jìn)行消毒、防潮、防蟲、防霉處理；（四）檔案的復(fù)制、復(fù)印、掃描等需經(jīng)檔案管理員審批。第三章借閱申請(qǐng)與審批第六條借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。第七條檔案借閱申請(qǐng)的審批流程：（一）借閱人將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理員；（二）檔案管理員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性；（三）檔案管理員將審核意見報(bào)請(qǐng)物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人審批；（四）物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，通知借閱人領(lǐng)取檔案。第八條以下情況不予批準(zhǔn)借閱檔案：（一）涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案；（二）正在調(diào)查、處理或訴訟中的檔案；（三）其他不宜公開的檔案。第四章借閱與歸還第九條借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)出示有效身份證件，填寫《檔案借閱登記表》，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。第十條借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）愛護(hù)檔案，不得隨意折疊、涂改、撕毀；（二）不得將檔案帶出檔案室；（三）不得擅自復(fù)制、復(fù)印、掃描檔案；（四）不得將檔案借給他人。第十一條借閱檔案的歸還時(shí)間應(yīng)按照《檔案借閱登記表》上的約定執(zhí)行。如需延期歸還，借閱人應(yīng)提前向檔案管理員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。第五章處罰與責(zé)任第十二條違反本制度，有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、解除借閱資格等處罰：（一）未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，擅自借閱檔案的；（二）借閱檔案后，未按時(shí)歸還的；（三）損壞、丟失、擅自銷毀檔案的；（四）違反檔案保密規(guī)定的。第十三條因檔案管理人員工作失誤，導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十四條借閱人對(duì)借閱檔案的用途負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案內(nèi)容。第六章附則第十五條本制度由物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)解釋。第十六條本制度自發(fā)布之日起施行。（注：以下內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充）第七章檔案數(shù)字化管理第十七條物業(yè)檔案應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，提高檔案的利用率。第十八條檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循以下原則：（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量；（二）安全可靠，保障數(shù)據(jù)安全；（三）方便快捷，提高工作效率。第十九條檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（一）確定數(shù)字化范圍和內(nèi)容；（二）選擇合適的數(shù)字化設(shè)備和軟件；（三）對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)；（四）進(jìn)行數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)；（五）建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。第八章檔案查詢服務(wù)第二十條物業(yè)管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查詢服務(wù)窗口，為業(yè)主、物業(yè)工作人員等提供檔案查詢服務(wù)。第二十一條檔案查詢服務(wù)應(yīng)遵循以下原則：（一）公開透明，方便查詢；（二）高效快捷，提高服務(wù)質(zhì)量；（三）保護(hù)隱私，確保信息安全。第二十二條查詢檔案時(shí)，查詢?nèi)藨?yīng)出示有效身份證件，填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，說明查詢目的、查詢內(nèi)容等。第二十三條檔案查詢服務(wù)窗口應(yīng)配備必要的查詢?cè)O(shè)備和軟件，為查詢?nèi)颂峁┍憬莸牟樵兎?wù)。第二十四條查詢檔案時(shí)，查詢?nèi)藨?yīng)遵守以下規(guī)定：（一）愛護(hù)查詢?cè)O(shè)備，不得隨意操作；（二）不得將查詢結(jié)果用于非法用途；（三）不得泄露查詢到的檔案信息。（注：以上內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和補(bǔ)充。）第3篇第一章總則第一條為規(guī)范小區(qū)物業(yè)檔案的管理，確保檔案資料的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本小區(qū)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本小區(qū)物業(yè)檔案的借閱、使用、保管和歸還等管理工作。第三條物業(yè)檔案借閱管理工作應(yīng)遵循以下原則：（一）保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案中的國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私；（二）便民原則：簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，提高借閱效率；（三）安全原則：確保檔案資料在借閱過程中的安全；（四）服務(wù)原則：為業(yè)主、物業(yè)管理人員和相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第二章借閱范圍與條件第四條借閱范圍：（一）本小區(qū)業(yè)主；（二）物業(yè)管理人員；（三）相關(guān)部門；（四）其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位和個(gè)人。第五條借閱條件：（一）借閱人應(yīng)具有合法的身份證明；（二）借閱人應(yīng)具備查閱檔案的基本知識(shí)和技能；（三）借閱人應(yīng)遵守檔案借閱管理制度，確保檔案資料的安全。第三章借閱程序第六條借閱申請(qǐng)：（一）借閱人應(yīng)填寫《物業(yè)檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱目的、時(shí)間、檔案名稱和卷號(hào)；（二）借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人審批。第七條借閱審批：（一）物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)不符合借閱條件的申請(qǐng)予以駁回；（二）對(duì)符合借閱條件的申請(qǐng)，由物業(yè)管理部門辦理借閱手續(xù)。第八條借閱手續(xù)：（一）借閱人憑有效身份證明和審批后的《物業(yè)檔案借閱申請(qǐng)表》到物業(yè)管理部門領(lǐng)取《物業(yè)檔案借閱證》；（二）借閱人持《物業(yè)檔案借閱證》和所需檔案資料，由物業(yè)管理部門人員陪同查閱。第四章借閱使用與保管第九條借閱使用：（一）借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的查閱檔案資料，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播；（二）借閱人不得在檔案資料上涂改、損壞或隨意丟棄；（三）借閱人查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩。第十條借閱保管：（一）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，防止遺失、損壞或泄密；（二）借閱人在借閱期限到期前，應(yīng)將檔案資料歸還物業(yè)管理部門；（三）借閱人如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向物業(yè)管理部門申請(qǐng)。第五章歸還與遺失處理第十一條歸還：（一）借閱人應(yīng)在借閱期限到期前將檔案資料歸還物業(yè)管理部門；（二）借閱人歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)物業(yè)管理部門人員檢查確認(rèn)檔案資料完好無損。第十二條遺失處理：（一）借閱人如遺失檔案資料，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)遺失后立即向物業(yè)管理部門報(bào)告；（二）物業(yè)管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的價(jià)值和重要性，要求借閱人賠償或采取其他補(bǔ)救措施。第六章罰則第十三條違反本制度，有下列行為之一的，由物業(yè)管理部門給予警告、罰款