企業(yè)內(nèi)部文檔管理規(guī)范模板文檔歸檔版一、適用范圍日常運(yùn)營文檔：部門工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、通知公告等；項(xiàng)目管理文檔：項(xiàng)目立項(xiàng)書、可行性分析報(bào)告、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果交付物等；制度規(guī)范文檔：企業(yè)級(jí)及部門級(jí)管理制度、流程文件、操作手冊(cè)、應(yīng)急預(yù)案等；合同協(xié)議文檔：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、采購訂單等具有法律效力的文件；人事財(cái)務(wù)文檔：?jiǎn)T工入職離職材料、薪酬福利記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等（涉及敏感信息的需單獨(dú)標(biāo)注密級(jí)）。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各項(xiàng)目組及分支機(jī)構(gòu)，旨在統(tǒng)一文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保證文檔的完整性、可追溯性和安全性，為企業(yè)運(yùn)營決策、合規(guī)審計(jì)及知識(shí)沉淀提供支持。二、文檔歸檔操作流程（一）文件收集與初步整理責(zé)任主體：各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為文件收集第一責(zé)任人，需在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理。收集范圍：保證文件為最終正式版本（非草稿、非修訂稿），如存在多版本，需標(biāo)注“最終版”及生效日期；文件需包含必要的簽署信息（如審批人簽字、部門蓋章、日期等），保證審批流程完整；電子文檔需同步收集源文件（如Word、Excel、PDF等）及最終輸出版本，避免格式兼容問題。初步整理：按文件類型（如“運(yùn)營類”“項(xiàng)目類”）進(jìn)行臨時(shí)分類，剔除重復(fù)、無效或破損文件，填寫《文件收集清單》（見附件1）。（二）文檔分類與編號(hào)分類規(guī)則：采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類”方式，一級(jí)分類按部門/業(yè)務(wù)模塊劃分（如“行政部”“市場(chǎng)部”“財(cái)務(wù)部”“項(xiàng)目組”），二級(jí)分類按文件類型劃分（如“計(jì)劃總結(jié)”“會(huì)議紀(jì)要”“合同協(xié)議”“制度文件”）。示例：行政部-2024年-會(huì)議紀(jì)要；市場(chǎng)部-項(xiàng)目-合同協(xié)議。編號(hào)規(guī)則：采用“部門/項(xiàng)目代碼-年份-流水號(hào)”格式，其中：部門/項(xiàng)目代碼：用2-3位大寫字母表示（如“XZ”代表行政部，“SC”代表市場(chǎng)部，“XM001”代表第一個(gè)項(xiàng)目組）；年份：文件形成年份（如“2024”）；流水號(hào)：按文件收集順序編寫3位數(shù)字（從“001”開始）。示例：XZ-2024-001（行政部2024年第1號(hào)歸檔文件）；XM001-2024-015（項(xiàng)目組2024年第15號(hào)歸檔文件）。（三）文件審核與確認(rèn)審核內(nèi)容：文件內(nèi)容完整性（是否包含關(guān)鍵信息、簽署是否齊全）；分類編號(hào)準(zhǔn)確性（是否符合本規(guī)范分類及編號(hào)規(guī)則）；密級(jí)標(biāo)注合理性（如涉及商業(yè)秘密、敏感數(shù)據(jù)的需標(biāo)注“內(nèi)部公開”“機(jī)密”等密級(jí)，密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)參照企業(yè)《保密管理制度》）。審核流程：部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人初審后，提交至行政部（或指定文檔管理部門）復(fù)核；行政部復(fù)核通過后，由文檔管理員簽字確認(rèn)，完成歸檔前審核。（四）歸檔存儲(chǔ)與管理存儲(chǔ)方式：電子文檔：存儲(chǔ)至企業(yè)指定文檔管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)”“SharePoint”），按分類編號(hào)建立文件夾層級(jí)，保證權(quán)限設(shè)置（如僅相關(guān)人員可查看/編輯）；紙質(zhì)文檔：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（如A4紙尺寸），盒面標(biāo)注“部門/項(xiàng)目代碼-年份-文件類別-流水號(hào)范圍”（如“XZ-2024-會(huì)議紀(jì)要-001-020”），按編號(hào)順序存放于檔案柜中，檔案柜需張貼分類索引標(biāo)簽。存儲(chǔ)要求：電子文檔需定期備份（每月至少1次），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤、云存儲(chǔ)）需單獨(dú)存放，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)文檔存放環(huán)境需干燥、通風(fēng)、防潮、防火，檔案盒內(nèi)附《文件歸檔目錄》（見附件2），記錄文件名稱、頁數(shù)、歸檔日期等關(guān)鍵信息。（五）借閱與使用管理借閱權(quán)限：僅企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要可申請(qǐng)借閱，借閱前需填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審批同意后，方可借閱。借閱流程：電子文檔：通過文檔管理系統(tǒng)在線申請(qǐng)，審批通過后獲取查看/權(quán)限，借閱期限不超過7個(gè)工作日；紙質(zhì)文檔：至行政部辦理借閱登記，領(lǐng)取檔案盒時(shí)需簽字確認(rèn)，借閱期限不超過5個(gè)工作日，嚴(yán)禁拆封、涂改、抽取文件。歸還與續(xù)借：借閱期滿需按時(shí)歸還，如需續(xù)借，需提前1個(gè)工作日提交續(xù)借申請(qǐng)，續(xù)借期限不超過原期限；歸還時(shí)文檔管理員需檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。三、歸檔記錄表模板附件1：文件收集清單序號(hào)文件名稱形成部門/項(xiàng)目文件類型版本號(hào)形成日期收集人備注12024年第一季度工作總結(jié)行政部計(jì)劃總結(jié)V1.02024-03-31張*-2項(xiàng)目可行性分析報(bào)告市場(chǎng)部-項(xiàng)目項(xiàng)目文檔最終版2024-04-10李*附調(diào)研數(shù)據(jù)附件2：文件歸檔目錄檔案盒編號(hào)：XZ-2024-001部門/項(xiàng)目：行政部年份：2024文件類別：會(huì)議紀(jì)要序號(hào)文件名稱歸檔日期頁數(shù)12024年第一次部門例會(huì)紀(jì)要2024-01-15322024年春節(jié)放假安排會(huì)議紀(jì)要2024-01-282附件3：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門借閱日期歸還日期王*財(cái)務(wù)部2024-05-202024-05-27文檔名稱文檔編號(hào)借閱原因部門負(fù)責(zé)人審批2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告CW-2023-008年度審計(jì)工作需要同意（劉*）四、管理要求與注意事項(xiàng)（一）責(zé)任分工各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門/項(xiàng)目文件的及時(shí)收集、初步整理及審核，保證文件歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；行政部/文檔管理部門：負(fù)責(zé)歸檔制度的執(zhí)行監(jiān)督、文檔存儲(chǔ)的統(tǒng)一管理、借閱流程的審批及歸檔記錄的維護(hù)；全體員工：需嚴(yán)格遵守本規(guī)范，不得擅自復(fù)制、外傳或銷毀歸檔文檔，發(fā)覺文檔損壞或丟失需立即報(bào)告。（二）時(shí)效性要求日常運(yùn)營文檔：需在文件形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；項(xiàng)目管理文檔：需在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后10個(gè)工作日內(nèi)完成全部項(xiàng)目文檔歸檔；制度規(guī)范文檔：需在文件正式發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（三）保密與安全涉密文檔（如商業(yè)秘密、未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)研發(fā)資料等）需單獨(dú)存儲(chǔ)，借閱權(quán)限僅限授權(quán)人員，并做好借閱記錄；電子文檔管理系統(tǒng)需定期進(jìn)行安全檢測(cè)，防止數(shù)據(jù)泄露或被篡改；紙質(zhì)涉密文檔需在檔案柜上加鎖，鑰匙由行政部專人保管，非工作時(shí)間需關(guān)閉檔案室門窗。（四）變更與清理歸檔文檔如需修訂或更新，需由原審批部門發(fā)起變更申請(qǐng)，經(jīng)審批后重新歸檔，原版本文檔需標(biāo)注“已廢止”并單獨(dú)存放，保留期限不少于2年；行政部每半年對(duì)歸檔文檔進(jìn)行一次清理，對(duì)超過保管期限（如普通文檔保管期限為5年，重要文檔保管期限為10年，具體參照企業(yè)《檔案保管期限表》）且無留存價(jià)值的文檔，經(jīng)審批后統(tǒng)一銷毀，銷毀過程需記錄并簽字確認(rèn)。（五）培訓(xùn)與監(jiān)督行政部需每季度