公司會(huì)議管理制度含會(huì)議內(nèi)容與形式安排工具一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于公司各類會(huì)議的規(guī)范化管理，涵蓋例會(huì)、專題研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、臨時(shí)決策會(huì)等場景。旨在通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，明確會(huì)議內(nèi)容與形式安排，提升會(huì)議效率，保證會(huì)議目標(biāo)達(dá)成及決議有效落地。適用于公司各部門、各項(xiàng)目組，以及跨部門協(xié)作會(huì)議的組織與執(zhí)行。二、會(huì)議管理全流程操作指引（一）會(huì)議籌備階段明確會(huì)議需求與目標(biāo)發(fā)起人根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題（如“Q3銷售目標(biāo)分解會(huì)”“新產(chǎn)品上線前協(xié)調(diào)會(huì)”），明確會(huì)議需達(dá)成的核心目標(biāo)（如統(tǒng)一決策、同步進(jìn)度、解決問題等）。確定會(huì)議類型（例會(huì)/臨時(shí)會(huì)/專題會(huì)），初步判斷會(huì)議規(guī)模（部門內(nèi)部/跨部門/全員）。發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)?zhí)顚憽稌?huì)議申請(qǐng)表》（詳見模板1），內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間（建議單次會(huì)議不超過2小時(shí)，例會(huì)固定周期）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線上會(huì)議平臺(tái)）、參會(huì)人員（明確主持人、記錄人、核心議題負(fù)責(zé)人）、預(yù)計(jì)時(shí)長、會(huì)議目標(biāo)及需討論的核心議題。提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)至部門負(fù)責(zé)人審批（涉及跨部門會(huì)議需同步抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）?；I備會(huì)議材料與議程主持人根據(jù)議題提前準(zhǔn)備會(huì)議材料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案、項(xiàng)目進(jìn)度表等），保證材料內(nèi)容準(zhǔn)確、聚焦目標(biāo)，會(huì)前1天分發(fā)至參會(huì)人員。制定《會(huì)議議程表》（詳見模板2），明確各議題的討論順序、時(shí)間分配（每個(gè)議題預(yù)留5-10分鐘陳述+15分鐘討論）、負(fù)責(zé)人及輸出成果（如“確定目標(biāo)分解方案”“明確責(zé)任部門”）。確認(rèn)會(huì)議資源與通知預(yù)訂會(huì)議室（或測試線上會(huì)議平臺(tái)功能），保證設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻軟件）正常。會(huì)前1天通過公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA/企業(yè)）發(fā)送會(huì)議通知，附上會(huì)議議程、材料及參會(huì)人員名單，提醒準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。（二）會(huì)議召開階段會(huì)議簽到與開場參會(huì)人員提前5分鐘到場，通過《會(huì)議簽到表》（詳見模板4）簽到；線上會(huì)議提前10分鐘登錄設(shè)備，測試音視頻。主持人準(zhǔn)時(shí)開場，重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長要求，明確會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、不隨意打斷發(fā)言）。按議程推進(jìn)討論各議題負(fù)責(zé)人按順序匯報(bào)，聚焦核心問題，避免偏離主題；主持人控制發(fā)言時(shí)間，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞“目標(biāo)-問題-方案”展開討論，鼓勵(lì)充分表達(dá)，保證多方觀點(diǎn)覆蓋。對(duì)關(guān)鍵議題進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄（如討論要點(diǎn)、分歧點(diǎn)、初步共識(shí)），形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿框架。形成會(huì)議決議討論環(huán)節(jié)結(jié)束后，主持人總結(jié)各議題結(jié)論，明確決議內(nèi)容（需包含“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”三要素），如“市場部于9月30日前提交Q3促銷方案，財(cái)務(wù)部同步配合預(yù)算審核”。參會(huì)人員對(duì)決議無異議后，確認(rèn)決議事項(xiàng)；存在分歧時(shí)，記錄分歧點(diǎn)并約定后續(xù)溝通機(jī)制（如“由經(jīng)理牽頭與部門再溝通，2個(gè)工作日內(nèi)反饋”）。（三）會(huì)議會(huì)后階段整理與分發(fā)會(huì)議紀(jì)要記錄人會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》（詳見模板3），內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人）、核心議題討論摘要、決議事項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限）、待跟進(jìn)事項(xiàng)。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)方，并抄送部門負(fù)責(zé)人存檔。決議事項(xiàng)跟蹤與歸檔責(zé)任人根據(jù)決議時(shí)限推進(jìn)工作，主持人/部門負(fù)責(zé)人在截止日前3天進(jìn)行進(jìn)度提醒；逾期未完成需說明原因，必要時(shí)啟動(dòng)二次會(huì)議協(xié)調(diào)。會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議申請(qǐng)表、議程、紀(jì)要、簽到表等材料整理歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部備查），保存期限不少于2年。三、會(huì)議管理配套工具模板模板1：會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式會(huì)議主題會(huì)議類型□例會(huì)□專題會(huì)□臨時(shí)會(huì)□其他______預(yù)計(jì)時(shí)長______小時(shí)______分鐘會(huì)議時(shí)間______年______月______日______:______至______:______會(huì)議地點(diǎn)□會(huì)議室______□線上平臺(tái)______（請(qǐng)注明：如騰訊會(huì)議/釘釘）參會(huì)人員（姓名+部門，主持人、記錄人標(biāo)注）會(huì)議目標(biāo)核心議題及順序1.2.3.需準(zhǔn)備的會(huì)議材料（如：XX項(xiàng)目進(jìn)度表、預(yù)算方案草案等）部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：______日期：______備注模板2：會(huì)議議程表會(huì)議主題日期主持人記錄人參會(huì)人員議題順序議題內(nèi)容負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)時(shí)間1□陳述□討論2□陳述□討論3□陳述□討論會(huì)議總結(jié)模板3：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題日期主持人記錄人參會(huì)人員缺席人員及原因一、會(huì)議核心信息會(huì)議時(shí)間：______年______月______日______:______-______:______會(huì)議地點(diǎn)：______二、議題討論摘要議題1：__________________________討論要點(diǎn)：__________________________議題2：__________________________討論要點(diǎn)：__________________________三、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限12四、待跟進(jìn)事項(xiàng)序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間1分發(fā)范圍模板4：會(huì)議簽到表會(huì)議主題日期序號(hào)姓名部門職位123…四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)會(huì)前充分準(zhǔn)備，避免“無主題會(huì)議”會(huì)議主題需聚焦具體工作目標(biāo)，杜絕“泛泛而談”；材料需提前分發(fā)，保證參會(huì)人員有充足時(shí)間準(zhǔn)備，避免現(xiàn)場臨時(shí)討論基礎(chǔ)信息。會(huì)中控制節(jié)奏，提升決策效率主持人需嚴(yán)格按議程推進(jìn)，對(duì)偏離主題的發(fā)言及時(shí)引導(dǎo)；對(duì)復(fù)雜議題可優(yōu)先明確“問題邊界”，再討論解決方案，避免陷入細(xì)節(jié)爭論。會(huì)后閉環(huán)管理，保證決議落地決議事項(xiàng)需明確“責(zé)任人+時(shí)限”，避免“集體負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”；定期（如每周例會(huì)）回顧決議進(jìn)度，對(duì)逾期事項(xiàng)及時(shí)預(yù)警。規(guī)范會(huì)議紀(jì)律，保障會(huì)議質(zhì)量參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)出席，原則上不得請(qǐng)假（特殊情況