人事檔案管理操作規(guī)范一、引言人事檔案作為記錄員工職業(yè)發(fā)展軌跡、承載個人資質(zhì)與經(jīng)歷的核心載體，是組織開展人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及合規(guī)管理的重要依據(jù)。為規(guī)范人事檔案管理流程，確保檔案內(nèi)容真實、完整、安全、可用，依據(jù)《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法規(guī)要求，結(jié)合組織實際管理需求，特制定本操作規(guī)范。二、管理原則（一）依規(guī)管理原則嚴(yán)格遵循國家及地方人事檔案管理法規(guī)，確保檔案收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)符合制度要求，杜絕違規(guī)操作。（二）真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容需客觀反映員工真實經(jīng)歷、資質(zhì)及表現(xiàn)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料，確保檔案信息與員工實際情況一致。（三）安全保密原則建立健全檔案安全防護(hù)機(jī)制，對涉及個人隱私、組織機(jī)密的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止檔案丟失、損毀或信息泄露。（四）方便利用原則在合規(guī)與保密的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，為人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展及相關(guān)工作提供高效、便捷的檔案服務(wù)。三、操作流程規(guī)范（一）檔案收集1.收集范圍涵蓋員工入職審批材料、學(xué)歷及職稱證書、獎懲記錄、年度考核材料、職務(wù)任免文件、勞動合同、離職證明等，全面反映員工職業(yè)經(jīng)歷、資質(zhì)能力、政治思想及獎懲情況。2.收集要求及時性：員工入職、職務(wù)變動、獎懲等事件發(fā)生后，需在規(guī)定工作日內(nèi)完成材料收集；完整性：確保材料要素齊全（如簽字、蓋章、日期等），無關(guān)鍵信息缺失；合規(guī)性：收集材料需為原件或具有法律效力的復(fù)印件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋出具單位公章。3.收集方式與審核員工提交：新入職或信息變更時，由員工本人提交相關(guān)材料，檔案管理人員當(dāng)場核對材料形式與內(nèi)容，對不符合要求的材料（如復(fù)印件未蓋章、信息模糊等），一次性告知補(bǔ)充要求；部門移交：由員工所在部門或業(yè)務(wù)單元移交考核、獎懲等材料，移交時需填寫《檔案材料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.分類與排序按照《干部人事檔案材料分類目錄》或企業(yè)自定義分類標(biāo)準(zhǔn)（如“個人基本信息”“學(xué)歷職稱”“工作經(jīng)歷”“獎懲考核”等），將材料歸入對應(yīng)類別；同一類別內(nèi)，按材料形成時間或重要性排序（如先正式文件后輔助材料，先原件后復(fù)印件）。2.編號與裝訂對分類后的材料逐頁編號（確保頁碼連續(xù)、無遺漏），使用專用檔案裝訂工具（如線裝、檔案專用膠裝）固定，裝訂后檔案需平整、牢固，便于長期保存。3.數(shù)字化處理對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化掃描（分辨率不低于300dpi，圖像清晰無變形），錄入檔案管理系統(tǒng)形成電子檔案；電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容、頁碼嚴(yán)格對應(yīng)，并定期備份（至少雙份，存儲于不同介質(zhì)或位置），防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管1.保管場所要求檔案存放場所需具備防火、防潮、防蟲、防盜功能，安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備（溫度保持14-24℃，相對濕度45%-60%），并定期檢查維護(hù)。2.保管設(shè)備與存放秩序使用金屬制檔案柜或保險柜存放檔案，柜內(nèi)放置干燥劑（如硅膠）防潮；檔案按編號或類別有序排列，柜內(nèi)張貼分類索引，便于快速查找；電子檔案存儲于專用服務(wù)器或加密存儲設(shè)備，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進(jìn)行病毒查殺與系統(tǒng)維護(hù)。3.保管期限管理依據(jù)檔案類型劃分保管期限：永久保管：員工履歷、學(xué)歷職稱、職務(wù)任免等核心材料；長期/短期保管：考核表、獎懲記錄等時效性較強(qiáng)的材料（具體期限參照國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）。（四）檔案利用1.利用范圍與申請內(nèi)部利用：人力資源部門因員工入職、調(diào)崗、考核等工作需要；其他部門因?qū)徲嫛⒑弦?guī)檢查等公務(wù)需求，需填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門；個人利用：員工本人因職稱評審、學(xué)歷認(rèn)證等個人事務(wù)需查閱檔案，需提交書面申請并經(jīng)所在部門及人力資源部門審批。2.利用方式與要求查閱：僅限在檔案管理場所內(nèi)查閱，檔案管理人員全程陪同，嚴(yán)禁涂改、標(biāo)記、抽取檔案材料；借閱：確因工作需要借閱檔案（如異地評審），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過規(guī)定工作日，歸還時需檢查檔案完整性；復(fù)制：需復(fù)制檔案材料時，由檔案管理人員操作，復(fù)制件需注明用途并加蓋檔案專用章，與原件具有同等效力。（五）檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞情形員工離職、工作調(diào)動、退休、升學(xué)等導(dǎo)致檔案歸屬關(guān)系變更時，需辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞流程審核：檔案管理人員核對檔案內(nèi)容完整性，確保無缺失、無涂改，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（注明檔案袋數(shù)、材料清單）；密封與寄送：檔案裝入專用檔案袋，密封后加蓋單位公章，通過機(jī)要交通、郵政EMS（檔案轉(zhuǎn)遞專用渠道）或?qū)Ｈ怂腿。▏?yán)禁個人自帶檔案）；回執(zhí)與核對：接收單位收到檔案后，需在規(guī)定工作日內(nèi)核對并返回回執(zhí)，檔案管理人員及時登記回執(zhí)信息，確保檔案安全送達(dá)。四、安全與保密管理（一）保密責(zé)任檔案管理人員需簽訂《保密責(zé)任書》，明確對檔案內(nèi)容的保密義務(wù)；非檔案管理崗位人員需接觸檔案時，需經(jīng)審批并在管理人員監(jiān)督下操作，嚴(yán)禁泄露檔案信息。（二）安全防護(hù)措施物理安全：檔案場所安裝門禁、監(jiān)控設(shè)備，非授權(quán)人員禁止進(jìn)入；定期檢查檔案柜、消防設(shè)施，確保設(shè)備完好；信息安全：電子檔案采用加密存儲、權(quán)限分級管理（如管理員、查閱員、審批員權(quán)限分離），定期備份數(shù)據(jù)，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)丟失。（三）應(yīng)急管理制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對火災(zāi)、水災(zāi)、檔案被盜等突發(fā)情況，明確應(yīng)急處置流程（如緊急轉(zhuǎn)移檔案、啟動備份數(shù)據(jù)、報警處理等），并定期組織應(yīng)急演練。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制定期檢查：人力資源部門每季度對檔案管理情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查收集完整性、保管規(guī)范性、利用合規(guī)性；抽查審計：每年隨機(jī)抽取一定比例的檔案，核查內(nèi)容真實性、轉(zhuǎn)遞流程合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）責(zé)任追究對違規(guī)操作（如偽造檔案、擅自涂改、泄露信息、檔案丟失損毀等），視情節(jié)輕重給予責(zé)任人行政處分、扣減績效，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理；因管理不善導(dǎo)致檔案糾紛（如員工因檔案問題無法辦理退休、職稱評審受阻），由責(zé)任單位承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任與