企業(yè)合同管理規(guī)范指引與工具模板一、適用業(yè)務場景與對象本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化公司）在經營管理中涉及的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務合作、技術開發(fā)、租賃、人力資源等核心業(yè)務場景。具體包括但不限于：采購類合同：原材料、設備、辦公用品等采購協(xié)議；銷售類合同：產品銷售、服務交付等業(yè)務合同；合作類合同：聯(lián)合研發(fā)、市場推廣、委托加工等合作協(xié)議；服務類合同：咨詢、設計、運維、物流等服務協(xié)議；其他專項合同：租賃、知識產權、保密協(xié)議等。管理對象涵蓋合同起草部門、法務部門、財務部門、業(yè)務部門及審批負責人，保證合同管理流程標準化、風險可控化。二、合同管理全流程操作指引（一）合同前期準備與需求確認業(yè)務需求發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)實際經營需求（如采購物料、拓展合作等），填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息、合同標的、核心需求（數(shù)量、質量、交付時間、預算金額等），并附相關支持文件（如報價單、技術參數(shù)、合作意向書等）。合作方資質初審業(yè)務部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核查合作方主體資格（是否存續(xù)、經營范圍、涉訴記錄等），必要時要求合作方提供營業(yè)執(zhí)照、資質證書、法定代表人證件號碼明等復印件并加蓋公章，保證合作方具備履約能力。法務前置溝通對金額較大（如超過10萬元）、標的復雜或涉及法律風險的合同，業(yè)務部門需提前與法務部門溝通，明確合同關鍵條款（如違約責任、爭議解決方式）的初步避免后期重大調整。（二）合同起草與內部審核模板選擇與起草優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板庫中的對應類型模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），非標合同需在模板基礎上根據(jù)業(yè)務需求調整；合同內容應包含核心要素：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）、標的描述（名稱、型號、規(guī)格、技術標準等）、權利義務條款（交付/驗收、付款方式、保密義務）、違約責任、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）、合同生效條件、附件清單等。多部門聯(lián)合審核業(yè)務部門審核：核對合同內容是否與需求一致，標的數(shù)量、質量、交付時間等業(yè)務條款是否準確；財務部門審核：關注付款方式、開票信息、涉稅條款、違約金財務處理等是否符合財務制度；法務部門審核：重點審查合同主體合法性、條款合規(guī)性（如是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定）、權利義務對等性、違約責任可執(zhí)行性、爭議解決方式約定是否明確等，形成《法務審核意見表》；審批負責人審核：根據(jù)合同金額及重要性，由部門負責人、分管副總或總經理簽署審批意見，重大合同需提交總經理辦公會審議。（三）合同簽署與用印管理文本最終確認審核通過后，業(yè)務部門匯總各部門意見，與合作方協(xié)商確定最終文本，保證雙方持有版本一致（可在合同中注明“本合同一式X份，雙方各執(zhí)X份，具有同等法律效力”）。用印申請與備案業(yè)務部門填寫《合同用印申請表》，附經審批的合同文本、合作方資質文件、審核意見表等材料，按企業(yè)用印管理制度（如“先審批后用印”“雙人用印”）申請加蓋公章或合同專用章；用印后，合同文本原件及時交至檔案管理部門備案，掃描件同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。簽署規(guī)范合同應由法定代表人或其授權代表簽署，授權需提供《授權委托書》并作為合同附件；簽署字跡清晰、日期完整，避免涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認）；涉及附件的，需在合同中列明附件名稱及數(shù)量，保證附件與主合同一并簽署。（四）合同履行與動態(tài)跟蹤履行責任分工業(yè)務部門為合同履行第一責任人，負責跟蹤標的交付、驗收、付款等進度；財務部門負責按合同約定付款、對接發(fā)票；法務部門協(xié)助處理履行中的爭議（如質量異議、違約索賠）。履行異常處理若合作方未按約定期限履行義務（如延遲交付、質量不合格），業(yè)務部門需在3個工作日內書面通知對方，要求限期整改并保留溝通記錄；涉及違約金的，按合同約定計算，由業(yè)務部門聯(lián)合財務、法務部門確認后向對方主張；重大履行異常（如對方破產、喪失履約能力），需立即上報管理層，評估是否解除合同并采取財產保全措施。履行記錄歸檔業(yè)務部門在合同履行過程中形成的交付單、驗收報告、溝通函件、付款憑證等資料，需按合同編號分類整理，與合同文本一并歸檔。（五）合同變更、解除與歸檔合同變更履行過程中需變更合同內容（如標的數(shù)量、價格、履行期限）的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》，補充協(xié)議需履行與原合同相同的審核、簽署流程，作為原合同組成部分。合同解除協(xié)商解除：雙方簽訂《解除合同協(xié)議書》，明確解除日期、已履行部分處理方式、違約責任承擔等；單方解除：符合法定或約定解除條件的，需書面通知對方，并留存解除權行使的證據(jù)（如對方違約證明）。合同歸檔合同履行完畢或解除后，業(yè)務部門在15個工作日內將合同文本、附件、履行記錄、變更/解除協(xié)議等資料移交檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號、登記、保存，電子檔案備份至企業(yè)服務器，保存期限不少于合同終止后5年（涉及知識產權、長期債權債務的保存期限按法律規(guī)定執(zhí)行）。三、合同核心要素模板表單（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽署日期生效條件合同類型甲方信息乙方信息單位名稱單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼統(tǒng)一社會信用代碼地址/電話地址/電話法定代表人法定代表人開戶行/賬號開戶行/賬號（二）合同核心條款表單條款類型內容要求填寫示例標的描述名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術標準等采購辦公桌100張，規(guī)格：長1.2m×寬0.6m×高0.75m，材質為E1級環(huán)保板材，符合GB/T3324-2017標準履行期限交付時間、驗收周期、付款節(jié)點乙方于2024年X月X日前交付，甲方收貨后5個工作日內驗收，驗收合格后30日內支付90%貨款，質保期滿無質量問題后支付10%違約責任違約情形、違約金計算方式、賠償范圍乙方延遲交付，每逾期1日按合同總額0.5%支付違約金；甲方延遲付款，每逾期1日按應付未付金額0.05%支付利息爭議解決約定訴訟/仲裁機構、管轄地雙方協(xié)商不成，提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟解決附件清單列明附件名稱及份數(shù)附件1：產品技術參數(shù)書；附件2：驗收標準；附件3：授權委托書四、關鍵風險控制要點（一）主體資質風險嚴格審查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質證書（如特種設備生產許可證、食品經營許可證等）原件，留存復印件加蓋公章，避免與無經營主體或超范圍經營的合作方簽約；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需核查合作方行業(yè)準入許可（如建筑業(yè)企業(yè)資質證書）。（二）條款合規(guī)風險避免出現(xiàn)“霸王條款”（如“甲方擁有最終解釋權”“無論貨物是否合格，甲方不予退換”等），保證雙方權利義務對等；法律術語規(guī)范（如“定金”與“訂金”，定金具有擔保性質，違約需承擔定金罰則；訂金僅作預付款，違約可主張返還）。（三）履行過程風險驗收環(huán)節(jié)需留存書面驗收記錄（如《驗收確認單》），由雙方經辦人簽字蓋章，避免僅憑口頭確認；付款前核對合同約定節(jié)點（如驗收合格、發(fā)票開具），保證付款條件成就后再支付，避免超付或提前付款。（四）檔案管理風險合同文本遺失可能導致無法主張權利，需保證紙質合