一、適用情境本流程表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體中，員工因辦公需要申領或采購辦公用品的場景。具體包括：日常辦公消耗品（如紙張、筆、文件夾等）的補充，部門新增辦公設備（如打印機、辦公椅等）的采購，以及特殊項目所需臨時辦公用品的申請等。通過標準化流程，保證辦公用品申領與采購的規(guī)范性、透明度及資源合理利用。二、流程操作步驟（一）需求發(fā)起與申請?zhí)顚懮暾埲舜_認需求：員工根據實際工作需要，確認所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數量及用途，保證申請物品為辦公必需，避免過度申領。填寫申請表：申請人登錄辦公管理系統或《標準化辦公用品申請與采購表》，準確填寫以下信息：個人信息：姓名（*）、所在部門、聯系方式（內部短號）；物品信息：物品名稱、規(guī)格型號、單位（如“包”“個”“臺”）、申領數量、預估單價（如不確定可填寫“待詢”）、用途說明（如“日常文件打印”“新員工入職配置”）；特殊備注：如物品有品牌、質量要求或緊急需求，需在備注欄注明。提交申請：填寫完成后，通過系統提交至部門負責人，或打印紙質版簽字后交至部門負責人處。（二）部門審核與審批部門負責人審核：部門負責人收到申請后，1個工作日內完成審核，重點核對：申領物品是否屬于本部門辦公必需；數量是否合理，是否存在重復申領或浪費；用途說明是否清晰，是否符合部門工作計劃。審核結果處理：審核通過：在申請表“部門審核意見”欄簽字確認，并提交至采購部門（或行政部）；審核不通過：注明駁回原因（如“數量過多”“非必需品”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部門審批與計劃制定采購部門審批：采購部門（或行政部）收到申請后，2個工作日內完成審批，審核要點：物品是否符合公司辦公用品采購范圍（如非個人用品、非固定資產等）；預估總價是否在部門預算額度內，超預算需提交額外審批流程；特殊物品（如專業(yè)設備、定制用品）是否提供詳細規(guī)格參數。制定采購計劃：審批通過后，采購部門匯總各部門需求，按周/月制定采購計劃，明確：采購物品清單、總數量、預算總額；采購方式（如集中招標、定點供應商采購、電商平臺采購）；采購時間節(jié)點（緊急需求需標注“加急”，優(yōu)先處理）。（四）執(zhí)行采購與訂單確認供應商選擇與下單：采購部門根據采購計劃，通過以下方式采購：常規(guī)消耗品：從定點供應商處按月度協議價采購，下單時核對物品名稱、數量、規(guī)格與申請表一致；設備或特殊物品：通過比價、詢價后選擇合格供應商，簽訂采購單（需注明“需按申請人規(guī)格要求供貨”）；緊急采購：聯系備用供應商或電商平臺，保證24小時內完成下單。訂單信息同步：下單后，將采購單號、供應商名稱、預計到貨時間同步至申請人及部門負責人。（五）驗收入庫與登記到貨驗收：物品到貨后，由采購部門與申請人共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數量是否與采購單一致；檢查物品質量（如筆是否書寫流暢、設備是否正常運行）；驗收合格后，雙方在《辦公用品驗收單》簽字確認；驗收不合格的，當場聯系供應商退換貨。入庫登記：驗收合格后，采購部門將物品錄入辦公用品管理系統，更新庫存信息，內容包括：物品編碼、名稱、規(guī)格、入庫數量、入庫日期、供應商信息；關聯申請人及申請單號，便于后續(xù)追溯。（六）領用發(fā)放與記錄領用登記：申請人憑已審批的申請表到倉庫領取物品，倉庫管理員核對信息后發(fā)放，并在系統中更新“領用記錄”，包括：領用人姓名（*）、領用時間、物品名稱、數量；領用人簽字確認（電子或紙質）。特殊物品管理：如為部門共用設備（如打印機、投影儀），需在領用登記時標注“部門共用”，并由部門指定專人負責保管與維護。三、標準化辦公用品申請與采購表申請信息申請人姓名（*）所在部門聯系方式（內部短號）申請日期年月日物品信息序號物品名稱123特殊備注（如：品牌要求、緊急需求等）部門審核審核意見□同意□不同意（請注明原因：_________________________）負責人簽字（*）采購審批審批意見□同意□預算超支（需額外審批）□駁回（原因：_________________）審批人簽字（*）采購結果采購單號供應商名稱實際采購數量實際采購金額采購人簽字（*）入庫信息驗收人簽字（*）領用信息領用人簽字（*）四、關鍵操作提示需求真實性：申請人需保證申領物品為辦公必需，不得虛假申請或申領非工作用品，違者將按公司相關規(guī)定處理。審批時效：各部門負責人需在1個工作日內完成審核，采購部門需在2個工作日內完成審批，緊急需求需標注“加急”并優(yōu)先處理，避免影響工作。采購規(guī)范：采購需選擇合格供應商，優(yōu)先從定點采購渠道下單，保證價格合理、質量合格；禁止私自向非指定供應商采購。入庫與領用：物品入庫前必須雙人驗收，領用時需登記簽字，保證賬實相符；庫存管理員需定期盤點（每月一次）