技術(shù)部門文檔管理規(guī)范手冊一、規(guī)范適用范圍與核心應(yīng)用場景本規(guī)范適用于技術(shù)部門全體成員（含實習(xí)生、外包人員）在工作過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)文檔管理，涵蓋需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)測試、運維部署、知識沉淀等全流程。核心應(yīng)用場景包括：新員工入職培訓(xùn)：通過規(guī)范文檔快速掌握項目背景與技術(shù)棧；跨團隊協(xié)作：統(tǒng)一文檔格式與共享機制，保證信息傳遞準(zhǔn)確；項目復(fù)盤與審計：留存完整文檔鏈路，支撐問題追溯與合規(guī)檢查；知識庫建設(shè)：系統(tǒng)化整理文檔，形成部門可復(fù)用的技術(shù)資產(chǎn)。二、技術(shù)文檔全生命周期管理操作流程（一）文檔創(chuàng)建與分類確定文檔類型根據(jù)工作階段明確文檔類別，常見類型包括：需求類：《產(chǎn)品需求文檔（PRD）》《用戶故事地圖》；設(shè)計類：《系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔》《數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書》《UI/UX設(shè)計稿》；開發(fā)類：《接口文檔》《代碼注釋規(guī)范》《單元測試報告》；測試類：《測試計劃》《測試用例》《缺陷管理報告》；運維類：《部署手冊》《監(jiān)控告警配置文檔》《故障應(yīng)急預(yù)案》；知識類：《技術(shù)總結(jié)報告》《最佳實踐文檔》《新人引導(dǎo)手冊》。遵循根據(jù)文檔類型選擇對應(yīng)模板（詳見第三章），保證內(nèi)容結(jié)構(gòu)完整、關(guān)鍵信息無遺漏。例如《系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔》需包含架構(gòu)圖、技術(shù)選型理由、模塊交互說明等核心章節(jié)。填寫文檔元數(shù)據(jù)創(chuàng)建文檔時，必須填寫元數(shù)據(jù)信息（見模板1），包括文檔編號、標(biāo)題、類型、負(fù)責(zé)人、創(chuàng)建時間、關(guān)聯(lián)項目等，便于后續(xù)檢索與管理。（二）文檔審批與發(fā)布發(fā)起審批流程普通文檔（如測試用例、技術(shù)總結(jié)）：由項目負(fù)責(zé)人*審核；重要文檔（如架構(gòu)設(shè)計、部署手冊）：需經(jīng)技術(shù)經(jīng)理*審批；涉及核心數(shù)據(jù)或安全的文檔（如數(shù)據(jù)庫設(shè)計、應(yīng)急預(yù)案）：需部門負(fù)責(zé)人*最終審批。修訂與確認(rèn)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，提出修改意見時需明確具體條款（如“3.2節(jié)接口描述需補充超時處理機制”）；文檔負(fù)責(zé)人根據(jù)意見修訂后，重新發(fā)起審批直至通過。正式發(fā)布與歸檔審批通過后，文檔管理員*將文檔至指定知識庫（如Confluence、GitLabWiki），并更新文檔狀態(tài)為“已發(fā)布”，同時同步通知相關(guān)團隊成員。（三）文檔存儲與維護存儲路徑規(guī)范本地存儲：僅允許臨時存儲未發(fā)布文檔，發(fā)布后24小時內(nèi)遷移至知識庫；云端存儲：按項目層級分類，路徑格式為“知識庫/項目名稱/文檔類型/文檔版本號”（例如：“知識庫/電商平臺/設(shè)計/V2.0/系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔V2.0.pdf”）。版本控制規(guī)則文檔修訂時需更新版本號，規(guī)則為“主版本號.次版本號”（如V1.0→V1.1→V2.0）；主版本號（如V1.0→V2.0）：文檔內(nèi)容發(fā)生重大變更（如架構(gòu)調(diào)整、需求替換）；次版本號（如V1.0→V1.1）：文檔內(nèi)容局部修訂（如補充用例、修正錯誤）；每個版本需保留修訂說明，注明變更內(nèi)容、變更人及變更日期。定期更新機制活躍項目文檔：每月最后一個工作日由項目負(fù)責(zé)人審核更新狀態(tài)；結(jié)項項目文檔：項目結(jié)束后30日內(nèi)完成最終版本歸檔，并標(biāo)注“已結(jié)項-不再更新”。（四）文檔借閱與共享內(nèi)部借閱成員因工作需要借閱文檔時，需通過知識庫系統(tǒng)提交申請（見模板2），說明借閱用途、借閱期限（最長不超過7個工作日）；文檔管理員*審批通過后，開通文檔查看權(quán)限，借閱到期后自動收回權(quán)限。外部共享向非技術(shù)部門（如產(chǎn)品、運營）或外部合作方共享文檔時，需經(jīng)項目負(fù)責(zé)人*審批，并采用“只讀”形式，禁止直接傳輸原始文件；涉及敏感信息的文檔（如核心算法、未公開需求），禁止對外共享，確需共享時需脫敏處理（如隱藏關(guān)鍵參數(shù)、加密文件）。（五）文檔歸檔與銷毀歸檔條件項目結(jié)項且文檔最終版本確認(rèn)后30日內(nèi)；文檔超過2年未更新且無活躍使用需求。歸檔流程文檔管理員*將需歸檔的文檔遷移至“知識庫-歸檔區(qū)”，并填寫《文檔歸檔記錄表》（見模板3），標(biāo)注歸檔日期、歸檔人、保管期限（技術(shù)文檔一般保管期限為5年）。銷毀管理超過保管期限的文檔，由文檔管理員提出銷毀申請，經(jīng)技術(shù)經(jīng)理審批后執(zhí)行；銷毀時需采用徹底刪除（云端）或物理粉碎（紙質(zhì)）方式，并保留銷毀記錄，保證無法恢復(fù)。三、文檔管理關(guān)鍵模板與填寫說明模板1：技術(shù)文檔元數(shù)據(jù)登記表字段名填寫要求示例文檔編號格式：項目代碼-文檔類型-版本號（如“EC-DESIGN-V2.0”）EC-DESIGN-V2.0文檔標(biāo)題簡明扼要反映核心內(nèi)容，避免使用“最新”“最終”等模糊詞匯《電商平臺系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔V2.0》文檔類型按第一章“文檔類型”選擇（設(shè)計/開發(fā)/測試等）設(shè)計負(fù)責(zé)人文檔主要編寫人，填寫工號或姓名（用*號代替）張*（工號：T2023001）關(guān)聯(lián)項目文檔所屬項目名稱電商平臺重構(gòu)項目創(chuàng)建日期文檔首次創(chuàng)建的日期（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-01審批人按審批流程填寫審批人姓名（用*號代替）李*（技術(shù)經(jīng)理）狀態(tài)草稿/審批中/已發(fā)布/已歸檔/已銷毀已發(fā)布模板2：文檔借閱申請表字段名填寫要求示例申請人填寫工號、姓名及部門王*（工號：T2023002/技術(shù)部）借閱文檔填寫文檔編號及標(biāo)題EC-TEST-V1.0/《電商平臺支付模塊測試報告》借閱用途說明具體工作場景（如“排查線上支付故障”）排查線上支付故障借閱期限起止日期（最長7個工作日）2023-10-15至2023-10-21審批人項目負(fù)責(zé)人或文檔管理員（根據(jù)文檔重要性確定）趙*（項目負(fù)責(zé)人）模板3：文檔歸檔記錄表字段名填寫要求示例文檔編號同模板1EC-OPS-V1.0文檔標(biāo)題同模板1《電商平臺部署手冊V1.0》歸檔日期文檔遷移至歸檔區(qū)的日期2023-09-30歸檔人文檔管理員姓名（用*號代替）劉*保管期限自歸檔日期起計算的保存年限5年銷毀日期超過保管期限后的銷毀日期（未銷毀填“-”）-備注說明歸檔原因（如“項目結(jié)項”“長期未更新”）項目結(jié)項四、文檔管理執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）文檔命名與格式規(guī)范命名規(guī)則：文檔名稱需包含“項目-類型-版本-核心主題”，避免使用“新建文檔1”“最終版”等無意義名稱；格式要求：優(yōu)先使用PDF（正式文檔）、（技術(shù)筆記）、Word（流程文檔），圖片需插入文檔并保留源文件（如.psd、.fig），禁止使用截圖代替關(guān)鍵圖表（如架構(gòu)圖、流程圖）。（二）版本控制與沖突避免多人協(xié)作編寫文檔時，需通過知識庫的“協(xié)作編輯”功能實時同步，避免本地版本沖突；重大修訂前，需備份當(dāng)前版本，防止誤操作導(dǎo)致內(nèi)容丟失。（三）保密與權(quán)限管理根據(jù)文檔敏感程度劃分權(quán)限等級：公開級：所有技術(shù)部門成員可查看（如技術(shù)總結(jié)、新人手冊）；內(nèi)部級：僅項目組成員可查看（如需求文檔、測試用例）；機密級：僅項目負(fù)責(zé)人及核心成員可查看（如核心算法、安全配置）；禁止將機密級文檔至公共網(wǎng)盤或通過私人聊天工具傳輸。（四）定期審核與優(yōu)化文檔管理員*每季度組織一次文檔審計，檢查文檔更新狀態(tài)、權(quán)限合規(guī)性及存儲完整性；每年年底收集文檔使用反饋（如檢索效率、模板實