采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程管理模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如辦公文具、耗材、清潔用品等常規(guī)性、低值易耗品的采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)機(jī)械、車(chē)輛等單價(jià)較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)購(gòu)置；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：如研發(fā)項(xiàng)目所需原材料、市場(chǎng)活動(dòng)物料等與特定項(xiàng)目強(qiáng)相關(guān)的采購(gòu)；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：如咨詢(xún)服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等非實(shí)物類(lèi)采購(gòu)需求。二、流程操作詳解（一）需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起需求部門(mén)確認(rèn)：申請(qǐng)人（部門(mén)經(jīng)辦人）根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需求，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等核心要素，保證需求合理、必要。填寫(xiě)申請(qǐng)表：登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或《采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)第三部分模板），完整填寫(xiě)表內(nèi)信息，包括基礎(chǔ)信息（申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式）、采購(gòu)明細(xì)、預(yù)算依據(jù)等。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型補(bǔ)充相關(guān)材料，如固定資產(chǎn)采購(gòu)需提供《固定資產(chǎn)購(gòu)置審批單》，項(xiàng)目采購(gòu)需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)，大額采購(gòu)需提供3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（初步詢(xún)價(jià)結(jié)果）。（二）部門(mén)內(nèi)部審核部門(mén)主管審核：申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件提交至部門(mén)主管（如部門(mén)經(jīng)理/主管領(lǐng)導(dǎo)），部門(mén)主管需重點(diǎn)審核：需求是否符合部門(mén)年度工作計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要；采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過(guò)度采購(gòu)；預(yù)算金額是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目是否正確。審核結(jié)果處理：部門(mén)主管審核通過(guò)后，在“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；若審核不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。（三）財(cái)務(wù)預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門(mén)接審：部門(mén)審核通過(guò)的申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)專(zhuān)員（如*會(huì)計(jì)）負(fù)責(zé)審核。審核重點(diǎn)：預(yù)算金額與財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部門(mén)預(yù)算余額是否匹配，是否存在超預(yù)算情況；預(yù)算科目是否符合企業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，如“辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)”“研發(fā)費(fèi)用”等分類(lèi)是否準(zhǔn)確；大額采購(gòu)或特殊采購(gòu)是否已履行預(yù)算調(diào)整流程（如超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）。審核反饋：審核通過(guò)后，在“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字；若預(yù)算不足或科目不符，需退回申請(qǐng)人補(bǔ)充預(yù)算調(diào)整材料或修改預(yù)算科目。（四）管理層審批（分級(jí)審批）根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度，具體權(quán)限如下（示例）：低值采購(gòu)（金額≤5000元）：由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購(gòu)（5000元＜金額≤50000元）：由分管副總（如*副總）審批；大額采購(gòu)（金額＞50000元）：由總經(jīng)理（如*總經(jīng)理）審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批人需重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)的必要性、預(yù)算合規(guī)性及經(jīng)濟(jì)性，審核通過(guò)后在對(duì)應(yīng)審批欄簽字確認(rèn)。（五）采購(gòu)任務(wù)下達(dá)與執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)接單：審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)表》流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)專(zhuān)員（如*采購(gòu)員）根據(jù)申請(qǐng)需求制定采購(gòu)方案。供應(yīng)商選擇：日常低值采購(gòu)：從企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)中選取合作良好的供應(yīng)商，或通過(guò)電商平臺(tái)比價(jià)；大額/重要采購(gòu)：組織詢(xún)價(jià)、招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、報(bào)價(jià)合理。訂單下達(dá)：確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（或下達(dá)訂單），明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并將合同復(fù)印件反饋至申請(qǐng)部門(mén)。（六）驗(yàn)收與付款到貨驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，由申請(qǐng)部門(mén)牽頭，會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)（必要時(shí)）共同驗(yàn)收，核對(duì)：物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致；質(zhì)量是否符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)（如提供檢測(cè)報(bào)告、試用報(bào)告等）；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)限是否達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人（申請(qǐng)人、部門(mén)主管、采購(gòu)員）共同簽字；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，并記錄問(wèn)題原因。財(cái)務(wù)付款：采購(gòu)部門(mén)將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》等材料提交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)專(zhuān)員審核無(wú)誤后，按合同約定安排付款（如轉(zhuǎn)賬、支票等），并保存付款憑證。（七）流程歸檔采購(gòu)?fù)瓿珊螅刹少?gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)整理全套資料，包括：《采購(gòu)申請(qǐng)表》《審批意見(jiàn)單》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等，按“一單一檔”原則編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年（重要采購(gòu)檔案保存期限不少于5年），便于后續(xù)審計(jì)或查詢(xún)。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)：日期：年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式緊急程度采購(gòu)類(lèi)型□物資類(lèi)□服務(wù)類(lèi)□工程類(lèi)預(yù)算科目預(yù)算金額大寫(xiě)：元整小寫(xiě)：￥已使用預(yù)算剩余預(yù)算￥序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明123…合計(jì)附件清單|□報(bào)價(jià)單□合同草案□立項(xiàng)批復(fù)□驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□其他：|部門(mén)審核審核意見(jiàn)：□同意采購(gòu)□不同意采購(gòu)（原因：）部門(mén)主管簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)審核審核意見(jiàn)：□預(yù)算合規(guī)□需調(diào)整預(yù)算（調(diào)整說(shuō)明：）財(cái)務(wù)審核人簽字：日期：年月日采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)審核意見(jiàn)：□可執(zhí)行采購(gòu)□需補(bǔ)充材料（材料清單：）采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日管理層審批審批意見(jiàn)：□同意□不同意（原因：）審批人簽字：職務(wù)：日期：年月日采購(gòu)執(zhí)行記錄供應(yīng)商名稱(chēng)：交貨日期：年月日驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格說(shuō)明：）驗(yàn)收人簽字：備注|（如特殊要求、補(bǔ)充說(shuō)明等）|四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制原則采購(gòu)申請(qǐng)必須以年度預(yù)算為依據(jù)，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)需實(shí)時(shí)監(jiān)控各部門(mén)預(yù)算使用情況，對(duì)臨近預(yù)算上限的部門(mén)提前預(yù)警。（二）信息真實(shí)性要求申請(qǐng)人需對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求或偽造報(bào)價(jià)材料。部門(mén)主管、審核人需對(duì)審核內(nèi)容的真實(shí)性承擔(dān)審核責(zé)任，避免“走過(guò)場(chǎng)”式審批。（三）審批權(quán)限規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批權(quán)限，不得越權(quán)審批或簡(jiǎn)化審批流程；緊急采購(gòu)（如突發(fā)故障維修）需在申請(qǐng)表中標(biāo)注“特急”，可先電話(huà)請(qǐng)示審批人，后補(bǔ)紙質(zhì)審批手續(xù)。審批人因故無(wú)法審批時(shí)，需委托同級(jí)別授權(quán)人代為審批，并提前通知采購(gòu)部門(mén)。（四）采購(gòu)合規(guī)性管理供應(yīng)商選擇需遵循“公開(kāi)、公平、公正”原則，優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取，杜絕“人情采購(gòu)”“指定采購(gòu)”。大額采購(gòu)（如金額＞10萬(wàn)元）必須采用招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，保留完整招標(biāo)文件、談判記錄等備查。（五）流程時(shí)效管理各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：部門(mén)審核≤1個(gè)工作日，財(cái)務(wù)審核≤1個(gè)工作日，管理層審批≤2個(gè)工作日（緊急采購(gòu)≤4小時(shí)）。采購(gòu)部門(mén)接到