物業(yè)公司合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)一、合同管理的價(jià)值定位物業(yè)管理業(yè)務(wù)涉及服務(wù)采購、項(xiàng)目外包、資產(chǎn)運(yùn)維等多類合作場(chǎng)景，合同作為權(quán)責(zé)界定的核心載體，其管理水平直接決定企業(yè)運(yùn)營(yíng)合規(guī)性、服務(wù)品質(zhì)穩(wěn)定性與風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。規(guī)范的合同管理流程，既能通過條款約束保障服務(wù)質(zhì)量，又能在糾紛中依托證據(jù)鏈維護(hù)企業(yè)權(quán)益，是物業(yè)公司實(shí)現(xiàn)“降本增效、合規(guī)經(jīng)營(yíng)”的關(guān)鍵抓手。二、合同訂立：從需求到簽署的全鏈路管控（一）需求識(shí)別與計(jì)劃編制業(yè)務(wù)部門需結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際（如保潔頻次調(diào)整、設(shè)施維保需求），梳理合同核心要素：服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算范圍、合作周期。形成《合同需求計(jì)劃表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至合同管理崗啟動(dòng)后續(xù)流程。（二）合作方篩選與評(píng)估1.資質(zhì)核驗(yàn)：核查潛在合作方（如保潔公司、工程團(tuán)隊(duì)）的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如物業(yè)管理服務(wù)資質(zhì)、特種作業(yè)資質(zhì)），排除經(jīng)營(yíng)異常、失信被執(zhí)行人等主體。2.業(yè)績(jī)考察：實(shí)地走訪過往服務(wù)項(xiàng)目，調(diào)研客戶評(píng)價(jià)，重點(diǎn)關(guān)注“響應(yīng)速度、質(zhì)量穩(wěn)定性、應(yīng)急處理能力”等指標(biāo)。3.比價(jià)與談判：選取3家以上合規(guī)合作方開展報(bào)價(jià)比對(duì)，結(jié)合服務(wù)方案談判核心條款（如付款節(jié)奏、違約賠償、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），形成《談判記錄》。（三）合同起草與聯(lián)審1.文本起草：以公司標(biāo)準(zhǔn)模板為基礎(chǔ)（無模板時(shí)參考《民法典》合同編與行業(yè)規(guī)范），明確核心條款：服務(wù)邊界：如保潔服務(wù)需約定“每日清掃頻次、垃圾清運(yùn)時(shí)間、特殊區(qū)域（如地下車庫）清潔標(biāo)準(zhǔn)”；價(jià)款支付：區(qū)分“預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款”的支付條件（如進(jìn)度款需附《履約驗(yàn)收單》）；違約責(zé)任：細(xì)化“服務(wù)不達(dá)標(biāo)、逾期履約”的賠償方式（如按日扣除服務(wù)費(fèi)、更換服務(wù)團(tuán)隊(duì)）；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定“協(xié)商→仲裁”路徑，減少訴訟周期成本。2.多部門聯(lián)審：業(yè)務(wù)部門（確認(rèn)服務(wù)條款）、財(cái)務(wù)部門（審核付款邏輯與稅務(wù)合規(guī)）、法務(wù)部門（審查法律風(fēng)險(xiǎn)）聯(lián)合提出修改意見，由合同管理崗修訂后形成終版文本。（四）簽署與備案經(jīng)審核的合同，由法定代表人或授權(quán)委托人簽字（核驗(yàn)授權(quán)委托書時(shí)效）、加蓋公章。簽署后，原件由檔案管理崗歸檔，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件，同步錄入合同管理系統(tǒng)，確?！耙缓贤粰n案、全流程可追溯”。三、合同履行：從監(jiān)控到處置的動(dòng)態(tài)管理（一）履約跟蹤與預(yù)警1.日常監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門指定“履約專員”，按合同標(biāo)準(zhǔn)定期檢查服務(wù)成果（如每周抽查安保執(zhí)勤記錄、每月核查保潔區(qū)域衛(wèi)生達(dá)標(biāo)率），形成《履約檢查報(bào)告》，記錄“達(dá)標(biāo)項(xiàng)、問題點(diǎn)、整改要求”。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若合作方出現(xiàn)“人員流失率過高、設(shè)備故障頻發(fā)、服務(wù)質(zhì)量持續(xù)不達(dá)標(biāo)”等情況，履約專員需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人，啟動(dòng)“黃色預(yù)警”（中度風(fēng)險(xiǎn)）或“紅色預(yù)警”（重大風(fēng)險(xiǎn)）處置程序。（二）溝通協(xié)調(diào)與問題處置建立“三級(jí)響應(yīng)機(jī)制”：一線問題（如單次保潔不徹底）：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與合作方現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人溝通，24小時(shí)內(nèi)反饋整改結(jié)果；中度問題（如連續(xù)3次服務(wù)不達(dá)標(biāo)）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人牽頭召開協(xié)調(diào)會(huì)，明確“整改期限、考核措施、替代方案”；重大問題（如合作方瀕臨破產(chǎn)）：公司分管領(lǐng)導(dǎo)介入，啟動(dòng)“應(yīng)急供應(yīng)商備選庫”，同步開展違約追責(zé)（如凍結(jié)尾款、主張賠償）。（三）款項(xiàng)支付與票據(jù)管理財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按合同節(jié)點(diǎn)支付：預(yù)付款：附合作方資質(zhì)證明、履約保證金繳納憑證；進(jìn)度款：附《履約檢查報(bào)告》《驗(yàn)收單》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門簽字確認(rèn)；尾款：完成最終驗(yàn)收、合作方提供全額合規(guī)發(fā)票后結(jié)算。同時(shí)，建立“票據(jù)臺(tái)賬”，確保發(fā)票開具方與合同簽約方一致，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）爭(zhēng)議處理與證據(jù)留存爭(zhēng)議優(yōu)先協(xié)商解決；協(xié)商無果時(shí)，按合同約定的“仲裁或訴訟”路徑處置。過程中需完整留存“溝通記錄、履約證據(jù)（照片/視頻/驗(yàn)收單）、整改通知”等材料，為法律程序提供支撐。四、合同變更與終止：權(quán)責(zé)調(diào)整的合規(guī)化操作（一）合同變更因政策調(diào)整、項(xiàng)目需求變化需變更合同的，業(yè)務(wù)部門提交《變更申請(qǐng)》（說明變更原因、調(diào)整內(nèi)容），經(jīng)法務(wù)部門審核后，與合作方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確“變更條款生效時(shí)間、權(quán)責(zé)調(diào)整范圍”，原合同未變更部分繼續(xù)有效。（二）合同終止1.正常終止：合同期滿前30日，業(yè)務(wù)部門評(píng)估續(xù)約必要性。不續(xù)約的，提前15日書面通知合作方，辦理“服務(wù)交接（設(shè)備歸還、資料移交）、款項(xiàng)結(jié)算”。2.提前終止：因合作方嚴(yán)重違約（如連續(xù)兩月服務(wù)不達(dá)標(biāo)且拒不整改）或不可抗力（如項(xiàng)目征收）需提前終止的，按合同解除條件執(zhí)行，書面通知對(duì)方并啟動(dòng)“證據(jù)保全、責(zé)任清算”程序，必要時(shí)尋求法律支持。五、合同檔案管理：全周期資料的規(guī)范化留存（一）檔案分類與歸檔紙質(zhì)檔案：按“項(xiàng)目+合作方類型（保潔/安保/維保）”分類，每份合同需包含“原件、審批單、談判記錄、驗(yàn)收單”等附件，裝訂后存入專用檔案柜，由檔案管理崗專人保管。（二）檔案保管與借閱保管期限：服務(wù)類合同保管至終止后3年，資產(chǎn)采購/工程改造類合同保管至資產(chǎn)報(bào)廢/項(xiàng)目結(jié)束后5年。借閱流程：內(nèi)部人員需填寫《借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部單位（審計(jì)/司法機(jī)關(guān)）需提供介紹信與經(jīng)辦人證件，由法務(wù)部門陪同查閱，嚴(yán)禁復(fù)印核心條款。六、風(fēng)險(xiǎn)防控與保障機(jī)制（一）合規(guī)審查機(jī)制法務(wù)部門每季度開展“合同合規(guī)體檢”，重點(diǎn)排查：條款合法性（如是否違反《勞動(dòng)法》《物業(yè)管理?xiàng)l例》）；權(quán)責(zé)平衡性（避免“霸王條款”或過度讓利）；印章/簽字有效性（核查授權(quán)委托書時(shí)效、公章備案情況）。（二）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制建立“紅黃藍(lán)”三級(jí)預(yù)警：藍(lán)色預(yù)警：合作方輕微履約瑕疵（單次服務(wù)延遲），履約專員督促整改；黃色預(yù)警：合作方連續(xù)兩次不達(dá)標(biāo)或財(cái)務(wù)惡化，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如備選供應(yīng)商介入）；紅色預(yù)警：合作方瀕臨破產(chǎn)/涉重大訴訟，立即凍結(jié)付款、啟動(dòng)解約追責(zé)。（三）培訓(xùn)與考核機(jī)制每季度組織“合同管理培訓(xùn)”，內(nèi)容涵蓋《民法典》合同編解讀、典型糾紛案例分析、審核技巧等。同時(shí)，將“合同管理合規(guī)性”納入部門績(jī)效考核，對(duì)因管理失誤導(dǎo)致糾紛的責(zé)任人問責(zé)。七、結(jié)