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文檔簡介
3.1創(chuàng)建表3.1.1輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表一、字段說明字段的名稱必須能直接、清楚地反映信息內(nèi)容。一般字段名稱要具有代表性且精練,字?jǐn)?shù)不要太多,Access2013對字段的命名有以下規(guī)定(也適用于控件和對象的命名):(1)長度不能超過64個西文字符(32個漢字)。(2)不能包含句號“?!?、感嘆號“!”、重音符號“`”和方括號“[]”,可以包含字母、數(shù)字、空格及其他特殊的字符的任意組合。(3)不能以空格開頭。下一頁返回3.1創(chuàng)建表(4)不能包含控制字符(從0~31的ASCII值)。(5)字段名稱和Access中已有的屬性和其他元素的名稱不要相同。二、創(chuàng)建表輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表是指在空白數(shù)據(jù)表中添加字段和數(shù)據(jù),此種方法無須提前定義字段即可創(chuàng)建表。使用時僅需要在開始出現(xiàn)的新數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)即可。Access2013會自動確定適合每個字段的最佳數(shù)據(jù)類型,單擊“單擊以添加”,填寫新字段即可開始輸入。如果需要更改新字段或現(xiàn)有字段的數(shù)據(jù)類型或顯示格式,可以使用功能區(qū)上【字段】選項卡或右鍵單擊“設(shè)計視圖”進行更改。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表數(shù)據(jù)源可以將MicrosoftExcel表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新的數(shù)據(jù)表中,Access2013會自動創(chuàng)建所有字段并識別數(shù)據(jù)類型。若利用輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表的方法,能根據(jù)輸入的記錄自動指定字段類型。創(chuàng)建的方法步驟如下:(1)單擊【創(chuàng)建】選項卡,再單擊【表】或單擊工具欄圖標(biāo),Access在創(chuàng)建表同時將光標(biāo)置于添加新字段列中的第一個空單元格,單擊“添加新字段”,可打開下拉列表選擇字段類型,如圖3.4所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(2)也可在“添加和刪除”組中,單擊“其他字段”或單擊工具欄圖標(biāo),Access將顯示“字段模板”窗格,其中包含常用字段類型列表。雙擊其中一個字段類型就將其屬性設(shè)置為相應(yīng)值,且光標(biāo)自動移動到下一個字段,字段名自動按照“字段1”“字段2”命名。(3)按照此方法,在“字段1”“字段2”……中右鍵單擊選擇“重命名字段”或雙擊,則可修改相應(yīng)的字段名,可建立表結(jié)構(gòu),如圖3.5所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(4)添加字段或修改字段,可右鍵單擊導(dǎo)航窗格的“表1”視圖名,選擇“設(shè)計視圖”,在“另存為”對話框中鍵入“student”,單擊“確定”按鈕,然后打開設(shè)計視圖對話框,如圖3.6所示。將缺省的“ID”改成“學(xué)號”,數(shù)據(jù)類型改成“短文本”,依次添加姓名、性別等所有字段并修改數(shù)據(jù)類型,該表大部分?jǐn)?shù)據(jù)類型選擇“短文本”,出生日期和入學(xué)年月選擇“日期/時間”類型,照片選擇“OLE對象”類型,如圖3.7所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(5)單擊右上角的“關(guān)閉”按鈕即可保存,在導(dǎo)航窗格雙擊“student”表名,添加數(shù)據(jù)記錄,按照字段名在空格中鍵入數(shù)據(jù),見圖3.1學(xué)生信息表。關(guān)于插入照片數(shù)據(jù)的方法見3.2.8節(jié)。(6)若要移動列,單擊對應(yīng)的列標(biāo)題選擇該列,然后將該列拖至所需的位置。也可以選擇多個相鄰的列,然后將這些列一起拖動到新位置。3.1.2使用模板創(chuàng)建表上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表使用模板創(chuàng)建表是一種快速創(chuàng)建表的方式,由于Access2013在模板中內(nèi)置了一些常見的示例表,這些表中不僅包含了相關(guān)主題的字段名,且包含了輸出窗體和多個報表,用戶可以根據(jù)需要在數(shù)據(jù)表中添加、修改和刪除字段。其步驟如下:(1)打開Access2013的樣本模板,從列表中選擇一個所需的模板雙擊,在右側(cè)窗格中選擇存儲路徑,鍵入數(shù)據(jù)庫文件名,見第2章圖2.26。(2)若選擇“學(xué)生”模板,自動生成“學(xué)生”表和“監(jiān)護人”表結(jié)構(gòu),此時按照“學(xué)生導(dǎo)航”的按組篩選,在導(dǎo)航窗格中列出已經(jīng)建立結(jié)構(gòu)的表、報表、窗體、查詢等相關(guān)內(nèi)容,如圖3.8所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(3)若要添加數(shù)據(jù),只需在表中添加數(shù)據(jù)記錄,或在圖3.8中的“學(xué)生列表”第一個空單元格中開始鍵入或粘貼來自另一個數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)即可。當(dāng)建立好表數(shù)據(jù),相應(yīng)的查詢、窗體、報表即可完成。添加數(shù)據(jù)表內(nèi)容后結(jié)果如圖3.9所示。(4)若要刪除列出的字段,選中該列,單擊工具欄圖標(biāo)或在右擊快捷菜單中選擇“刪除字段”。也可在導(dǎo)航窗格中選擇表后右擊,單擊“設(shè)計視圖”,從打開的設(shè)計視圖界面進行刪除或修改“字段名稱”“數(shù)據(jù)類型”和“長度”等字段屬性,如圖3.10所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(5)保存表:單擊“Office”按鈕,然后單擊“保存”按鈕或按“Ctrl”+“S”快捷鍵。3.1.3使用表設(shè)計器創(chuàng)建表表的設(shè)計視圖是表設(shè)計器的主要工具,使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表是Access中最常用的方法之一。在設(shè)計視圖中,用戶可以為字段設(shè)置不同屬性。數(shù)據(jù)表中每個字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型。它以設(shè)計視圖為界面,引導(dǎo)用戶通過人機交互來完成對表的定義。利用模板創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表在修改時也需要使用表設(shè)計器,如圖3.10所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表在設(shè)計視圖中,首先創(chuàng)建新表的結(jié)構(gòu),然后切換至數(shù)據(jù)表視圖以輸入數(shù)據(jù),或者使用其他方法(如粘貼或?qū)耄┹斎霐?shù)據(jù)。下面通過案例一的內(nèi)容詳細(xì)地講述添加字段、設(shè)置字段屬性的方法,以及如何在設(shè)計視圖中修改數(shù)據(jù)表。(1)單擊【創(chuàng)建】選項卡,再單擊“表設(shè)計”或工具欄圖標(biāo)。(2)系統(tǒng)自動以“表1”視圖名創(chuàng)建表,右擊導(dǎo)航窗格中的“表1”打開表設(shè)計器,按照圖3.6,將表視圖名改為“score”。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(3)根據(jù)案例一的學(xué)生成績表(score)的三個字段,在“字段名稱”列中分別鍵入字段名稱“學(xué)號”“課程號”和“成績”;從“數(shù)據(jù)類型”列表中選擇“學(xué)號”“課程號”字段類型都是“短文本”、字段大小分別是10位和6位,“成績”字段類型選擇“數(shù)字”型、“長整型”。如圖3.11所示。(4)添加完成后應(yīng)保存該表,單擊【文件】菜單下的“保存”按鈕或按“Ctrl”+“S”快捷鍵;也可直接單擊“關(guān)閉”按鈕再進行保存。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表(5)若要添加、刪除、修改字段,可隨時切換到設(shè)計視圖,在導(dǎo)航窗格中右鍵單擊該表,然后選擇“設(shè)計視圖”或工具欄圖標(biāo),則打開圖3.11所示的設(shè)計視圖界面,選擇字段右擊,進行“插入行”“刪除行”處理或直接修改內(nèi)容。(6)雙擊導(dǎo)航窗格的score視圖名,即可按照學(xué)生的學(xué)號、課程號、成績進行錄入,完成案例一圖3.2的成績表。單擊【創(chuàng)建】選項卡,選擇“表設(shè)計”,分別鍵入三個表的字段名,選擇字段類型和大小,保存在三個表中,如圖3.12所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表3.1.4使用表設(shè)計器修改表使用表設(shè)計器可以添加表字段、刪除表字段和修改表字段。以course表為例,在“上課周”后添加“課時”字段的方法如下:(1)選中導(dǎo)航窗格中的course表右擊,選擇“設(shè)計視圖”,在“主講教師”處右擊,單擊“插入行”,填寫“課時”,數(shù)據(jù)類型選擇“數(shù)字”即可,如圖3.13所示。(2)選擇“上課周”字段,單擊下面“查閱”選項卡,選擇“組合框”“值列表”,并在“行來源”中鍵入上課周的星期數(shù),如圖3.14所示。上一頁下一頁返回3.1創(chuàng)建表這樣該項數(shù)據(jù)可通過選擇進行數(shù)據(jù)的填入,詳細(xì)方法見3.2.10節(jié)。(3)單擊“關(guān)閉”按鈕,保存該表。在導(dǎo)航窗格雙擊,打開表填入數(shù)據(jù)即可,如圖3.2所示。上一頁返回3.2設(shè)置字段屬性3.2.1字段數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)表中的每一列稱為一個字段,字段名稱用于標(biāo)識每個字段唯一的名字。字段名稱的長短要適當(dāng),太短不足以標(biāo)識一個字段,太長不但難記憶,且也不易被引用。在設(shè)計數(shù)據(jù)表時必須根據(jù)字段內(nèi)容選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型。Access為字段提供了12種數(shù)據(jù)類型。當(dāng)建立好數(shù)據(jù)庫后將自動打開表結(jié)構(gòu)設(shè)計窗口,單擊功能區(qū)【創(chuàng)建】選項卡的“表設(shè)計器”,即可打開對話框輸入字段名并選擇數(shù)據(jù)類型,如圖3.15所示。其中,數(shù)據(jù)類型的設(shè)置依據(jù)如表3.1所示。下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性不同的數(shù)據(jù)類型有不同的屬性,字段大小是設(shè)置存儲字段中文本的最大長度或數(shù)值的取值范圍。短文本類型的字段寬度可以定義在1~255個字節(jié)之間,缺省值是255個字節(jié)。對于短文本類型的寬度,定義得寬一些并不會浪費磁盤空間,因為Access系統(tǒng)以實際輸入的字符個數(shù)來決定所需要的磁盤空間。數(shù)字類型有7種選擇,其字段寬度包括小數(shù)位和小數(shù)點位,在列表中共列出了7種可以選擇的字段大?。鹤止?jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID和小數(shù),缺省選擇是長整型,如表3.2所示。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性3.2.2設(shè)置字段格式Access2013字段格式屬性用于自定義文本、數(shù)字、是/否類型和日期/時間類型字段的輸出(顯示或打?。└袷?。它依據(jù)使用的數(shù)據(jù)類型不同而有所不同,只影響數(shù)據(jù)的顯示形式而不影響保存在數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)類型的格式設(shè)置取值如表3.3所示。3.2.3設(shè)置常用字段屬性使用設(shè)計視圖修改表是Access中最常用的方法,在設(shè)計視圖中,用戶可以修改字段設(shè)置屬性。在Access數(shù)據(jù)表中,每一個字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型、大小和格式。常用設(shè)置如表3.4所示。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性3.2.4輸入掩碼一、輸入掩碼的方法輸入掩碼是用于設(shè)置字段(在表和查詢中)、文本框以及組合框(在窗體中)中的數(shù)據(jù)格式,并可對允許輸入的數(shù)值類型進行控制,輸入掩碼可以用來分隔輸入空格的原義字符(例如空格、點、點畫線和括號)。在創(chuàng)建輸入掩碼時,可以使用特殊字符來要求某些必須輸入的數(shù)據(jù)(電話號碼的區(qū)號、電話分機號碼),而其他數(shù)據(jù)則是可選的,如年齡段的上限及下限設(shè)置等。這些字符指定了在輸入掩碼中必須輸入的數(shù)據(jù)類型和位數(shù),例如:“(###)########-####”。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性使用“輸入掩碼”屬性,可控制用戶在文本框類型控件中的輸入值,如圖3.16所示。其中,輸入掩碼的方法可以是利用向?qū)л斎胙诖a或手工設(shè)置。利用向?qū)г凇霸O(shè)計視圖”中打開表,選中需要定義輸入掩碼的字段。在【常規(guī)】選項卡的窗口下方,單擊與“輸入掩碼”屬性框相鄰的按鈕。啟動輸入掩碼向?qū)Ш?,用戶可以選擇掩碼的類型。最后按下“完成”按鈕即可完成輸入掩碼的設(shè)置。但該方法只能夠處理“短文本”或“日期/時間”字段類型。使用手工設(shè)置輸入掩碼要求直接在字段的“輸入掩碼”屬性輸入框中輸入定義式。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性二、輸入掩碼的說明(1)“?!北硎緮?shù)字或空格(非必須輸入;在“編輯”模式下空格顯示為空白,但是在保存數(shù)據(jù)時空白將刪除;允許為加號“+”和減號“-”)。(2)“0”表示數(shù)字(0~9,必須輸入,不允許為加號“+”與減號“-”)。(3)“9”表示數(shù)字或空格(非必須輸入,不允許為加號“+”和減號“-”);(4)“L”表示字母(A~Z,必須輸入)。(5)“?”表示字母(A~Z,可選輸入)。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性(6)“A”表示字母或數(shù)字(必須輸入)。(7)“a”表示字母或數(shù)字(可選輸入)。(8)“&”表示任一字符或空格(必須輸入)。(9)“C”表示任一字符或空格(可選輸入)。(10)“!”表示使輸入掩碼從右到左顯示,而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右填入??梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號。(11)“\”使接下來的字符以字面字符顯示。3.2.5輸入默認(rèn)值使用此屬性可以指定在添加新記錄時自動輸入的值。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性如果表中記錄的某字段值大部分相同,即可為該字段設(shè)置一個默認(rèn)值簡化輸入。添加新記錄時可接受默認(rèn)值,也可鍵入新值覆蓋它。3.2.6設(shè)置驗證規(guī)則設(shè)置驗證規(guī)則主要用來規(guī)范字段的輸入值,設(shè)定某個字段規(guī)則后,則所有這個字段內(nèi)的值都不允許違反這個規(guī)則。驗證規(guī)則用來檢查輸入字段的值是否符合要求,控制數(shù)據(jù)輸入的正確性和有效性。一旦輸入字段的數(shù)據(jù)違反了驗證規(guī)則,Access將彈出一個警告框說明輸入錯誤。大多數(shù)情況下,需要在表的設(shè)計視圖“驗證規(guī)則”中設(shè)置字段的屬性加以限制,以防止輸入錯誤。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性3.2.7添加表達(dá)式和函數(shù)表達(dá)式是連接運算符的式子,也是各種數(shù)據(jù)、運算符、函數(shù)、控件和屬性的任意組合,其運算結(jié)果為單個確定類型的值。表達(dá)式具有計算、判斷和數(shù)據(jù)類型轉(zhuǎn)換等作用。在篩選條件、驗證規(guī)則、查詢及測試數(shù)據(jù)時,都要用到表達(dá)式。函數(shù)與其他高級編程語言一樣,Access2013也支持使用函數(shù)。函數(shù)由事先定義好的一系列確定功能的語句組成,用于實現(xiàn)特定的功能并返回一個值。也可以將一些用于實現(xiàn)特殊計算的表達(dá)式抽象出來組成自定義函數(shù)。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性調(diào)用時,只需輸入相應(yīng)的參數(shù)即可實現(xiàn)相應(yīng)的功能。Access2013系統(tǒng)本身內(nèi)置了表達(dá)式生成器,當(dāng)在表設(shè)計視圖中添加“默認(rèn)值”“驗證規(guī)則”等屬性時,單擊該屬性右側(cè)的“”按鈕,可自動打開生成器,如圖3.19所示。表達(dá)式生成器具有智能感知功能,因此可以在鍵入時看到需要的選項。它還在“表達(dá)式生成器”窗口中顯示有關(guān)當(dāng)前選擇的表達(dá)式值。此外,對于計算字段,可以創(chuàng)建顯示計算結(jié)果的字段,計算時若需要引用同一表中的其他字段,可以使用表達(dá)式生成器來創(chuàng)建計算。3.2.8向OLE對象類型的字段輸入數(shù)據(jù)上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性例如:為student表中的“照片”字段插入圖片的步驟是:(1)雙擊導(dǎo)航窗格的student表,在照片字段中右鍵單擊,選擇“插入對象”,在打開的對話框中選中位圖“BitmapImage”,如圖3.20所示。(2)在自動打開的畫圖板對話框中單擊“粘貼”下的“粘貼來源”,選擇添加的圖片即可,如圖3.21所示。3.2.9設(shè)置表的索引建立索引的目的是快速查詢,該操作就是要指定一個或多個字段,以便按一個或多個字段數(shù)據(jù)值來檢索、排序。即:若為某一字段建立了索引,不但加快了查找速度,還加速排序及分組操作。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性用于索引的字段,通常用于經(jīng)常搜索、排序數(shù)據(jù)記錄,如數(shù)字、英文單詞和中文(不常用)。當(dāng)使用多個字段組合索引時,最多不超過10個字段。在Access中,表的主關(guān)鍵字將自動設(shè)置索引,而對附件、超鏈接、OLE對象等數(shù)據(jù)類型的字段則不能設(shè)置索引。索引屬性可提供3項取值:(1)“無”,表示本字段無索引。(2)“有(有重復(fù))”,表示本字段有索引,且各記錄中的數(shù)據(jù)可以重復(fù)。(3)“有(無重復(fù))”,表示本字段有索引,且各記錄中的數(shù)據(jù)不允許重復(fù)。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性3.2.10字段的其他屬性一、查閱向?qū)А静殚啞窟x項卡中只有一個“顯示控件”屬性,它只對文本、數(shù)字和是/否類型的字段有效。此屬性為文本框(默認(rèn)值)、列表框、組合框及復(fù)選框輸入選擇提供了方便。二、主鍵字段的設(shè)置主鍵是數(shù)據(jù)庫表中用來標(biāo)志唯一實體的元素,即主鍵用以保證表中每個記錄互不相同,一個表只能有一個主鍵,主鍵可以是一個字段,也可以由若干個字段組合而成。作為主鍵的字段要具備:上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性(1)字段中的每一個值都必須是唯一的(即不能重復(fù))。(2)主鍵不能為空。建立主鍵的方法是在表設(shè)計器中進行,即在導(dǎo)航窗格中選擇表右擊,選擇“設(shè)計視圖”,選中相應(yīng)字段右擊,然后選擇“主鍵”,當(dāng)出現(xiàn)鑰匙圖標(biāo)時,表明主鍵建立成功,也可以在選中相應(yīng)字段后,單擊工具欄的鑰匙圖標(biāo)。若要刪除主鍵,則選中該主鍵字段右鍵單擊,再選擇“主鍵”即可刪除。三、建立關(guān)系1.表間關(guān)系的說明上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性數(shù)據(jù)庫中的表存在表間關(guān)系,分為三種:一對一、一對多、多對多。建立表間關(guān)系是為了連接兩個或多個表時,一次能查找到多個相關(guān)數(shù)據(jù)。即在表間建立關(guān)系,可以確保Access將某一表中改動反映到相關(guān)聯(lián)的表中。建立表間關(guān)系不僅減少了數(shù)據(jù)冗余,同時也保證了數(shù)據(jù)的完整性和正確性。表間關(guān)系由公共屬性實現(xiàn),即“一”表的主鍵在“多”表中作為外鍵。2.建立關(guān)系的方法根據(jù)第2章實體之間的關(guān)系圖2.16,結(jié)合案例一建立的學(xué)生信息表(student)、成績表(score)、課程表(course)之間關(guān)系的方法步驟如下:上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性(1)單擊【數(shù)據(jù)庫工具】菜單,選擇關(guān)系按鈕,打開“顯示表”對話框,選擇相應(yīng)表,單擊“添加”按鈕,如圖3.24所示。(2)將三個表添加到關(guān)系窗口空白處,此時要求student表的“學(xué)號”和course表的“課程號”建立主鍵(有鑰匙圖標(biāo)),且該兩個字段數(shù)據(jù)的類型、大小與score表的內(nèi)容一致。若未建立主鍵,可選中相應(yīng)表右擊,選擇“表設(shè)計”打開表設(shè)計器建立主鍵,如圖3.25所示。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性(3)拖動student表主鍵到score表的外鍵(學(xué)號)處,打開建立參照完整性規(guī)則表,選中“實施參照完整性”“級聯(lián)更新相關(guān)字段”“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”三個復(fù)選框,單擊“創(chuàng)建”按鈕。同理再拖動course表主鍵到score表的外鍵(課程號)建立完整性規(guī)則,如圖3.26所示。(4)將上述兩個完整性規(guī)則建立好,即可看到案例二的圖3.3所示關(guān)系視圖。四、建立完整性規(guī)則關(guān)系型數(shù)據(jù)庫提供了三類完整性規(guī)則:實體完整性規(guī)則、參照完整性規(guī)則、用戶自定義完整性規(guī)則。上一頁下一頁返回3.2設(shè)置字段屬性在這三類完整性規(guī)則中,實體完整性規(guī)則和參照完整性規(guī)則是關(guān)系模型必須滿足的完整性約束條件,稱為關(guān)系完整性規(guī)則。1.實體完整性規(guī)則實體完整性規(guī)則是指關(guān)系的主屬性(主鍵、主碼)不能為空值且具有唯一性。相應(yīng)的關(guān)系模型中以主鍵作為唯一性標(biāo)識,主鍵一定是存在的實體。2.參照完整性規(guī)則如果關(guān)系R1的外鍵和關(guān)系R2的主鍵相符,那么外鍵的每個值必須在關(guān)系R
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