PAGE培訓(xùn)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在公司發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的檔案資料歸檔管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則培訓(xùn)檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則歸檔的培訓(xùn)檔案資料應(yīng)真實反映培訓(xùn)活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.分類清晰原則按照培訓(xùn)類別、時間、人員等因素對培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類，便于查找和利用。4.安全保密原則妥善保管培訓(xùn)檔案，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案資料泄露。二、培訓(xùn)檔案歸檔范圍（一）培訓(xùn)計劃類1.年度培訓(xùn)計劃包括公司整體培訓(xùn)規(guī)劃、各部門培訓(xùn)計劃等，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、時間安排等。2.專項培訓(xùn)計劃針對特定項目或業(yè)務(wù)需求制定的培訓(xùn)計劃，如新產(chǎn)品推廣培訓(xùn)計劃、新業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)計劃等。（二）培訓(xùn)實施類1.培訓(xùn)方案詳細(xì)描述培訓(xùn)課程的設(shè)計思路、教學(xué)方法、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)教材等內(nèi)容。2.培訓(xùn)通知發(fā)布培訓(xùn)活動的通知文件，包括培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員等信息。3.培訓(xùn)教材涵蓋培訓(xùn)過程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考勤記錄、培訓(xùn)課堂筆記、學(xué)員反饋意見等。5.培訓(xùn)考核資料如考試試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)員成績、考核報告等。6.培訓(xùn)證書及相關(guān)證明學(xué)員獲得的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、資格證書、榮譽(yù)證書等，以及其他與培訓(xùn)相關(guān)的證明材料。（三）培訓(xùn)師資類1.培訓(xùn)師資信息包括師資個人簡歷、專業(yè)資質(zhì)、授課經(jīng)驗、培訓(xùn)評價等。2.師資授課記錄記錄師資授課的課程名稱、時間、地點(diǎn)、學(xué)員評價等情況。（四）培訓(xùn)效果評估類1.培訓(xùn)總結(jié)報告對培訓(xùn)活動的整體效果進(jìn)行總結(jié)評估，分析培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、培訓(xùn)內(nèi)容的實用性、培訓(xùn)方法的有效性等。2.學(xué)員培訓(xùn)前后績效對比分析通過對比學(xué)員培訓(xùn)前后的工作績效指標(biāo)，評估培訓(xùn)對學(xué)員工作能力提升的實際效果。3.培訓(xùn)收益評估從經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等方面評估培訓(xùn)活動為公司帶來的收益。（五）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)活動照片、視頻資料記錄培訓(xùn)活動現(xiàn)場的照片、視頻，包括培訓(xùn)場景、學(xué)員互動、實踐操作等內(nèi)容。2.培訓(xùn)活動相關(guān)的會議紀(jì)要涉及培訓(xùn)活動籌備、實施過程中的會議記錄，包括討論的問題、決策結(jié)果等。3.與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議明確雙方的權(quán)利義務(wù)、培訓(xùn)內(nèi)容、費(fèi)用支付等條款。三、培訓(xùn)檔案歸檔流程（一）資料收集1.培訓(xùn)活動組織部門負(fù)責(zé)在培訓(xùn)活動開展過程中及時收集相關(guān)檔案資料。2.培訓(xùn)教師應(yīng)在課程結(jié)束后一周內(nèi)將授課資料（如課件、講義等）提交給組織部門。3.學(xué)員應(yīng)按照要求及時提交培訓(xùn)作業(yè)、考核答卷等資料。（二）資料整理1.組織部門對收集到的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行初步整理，按照歸檔范圍進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對缺失或錯誤的信息進(jìn)行補(bǔ)充和修正。（三）資料審核1.整理后的培訓(xùn)檔案資料提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性以及分類的合理性。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將資料提交給檔案管理部門進(jìn)行最終審核。（四）檔案歸檔1.檔案管理部門對審核通過的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行歸檔存儲。2.根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將資料分別存入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別、年度、項目名稱等信息。3.建立電子檔案目錄，將檔案的編號、名稱、日期、存放位置等信息錄入電子系統(tǒng)，便于查詢和管理。四、培訓(xùn)檔案保管期限（一）短期檔案保管期限為13年，主要包括一般性的培訓(xùn)記錄、學(xué)員反饋意見等資料。（二）中期檔案保管期限為35年，如培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核資料等。（三）長期檔案保管期限為5年以上，包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)師資信息、培訓(xùn)效果評估報告等重要資料。五、培訓(xùn)檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司管理層因決策需要查閱培訓(xùn)檔案的，可直接到檔案管理部門查閱，但需在查閱記錄上簽字。（二）查閱流程1.查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)同意查閱。3.查閱人持審批后的申請表到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)在檔案查閱記錄上簽字，注明查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位因合作或調(diào)研需要借閱培訓(xùn)檔案的，需提供正式函件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人依次對申請表進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)同意借閱，并注明借閱期限。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案資料，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記記錄上注明歸還時間。六、培訓(xùn)檔案保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容培訓(xùn)檔案涉及公司內(nèi)部培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、學(xué)員信息、培訓(xùn)效果評估等重要信息，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.對涉及保密內(nèi)容的培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。在檔案查閱和借閱過程中，應(yīng)提醒查閱人和借閱人遵守保密規(guī)定。4.對于因工作需要接觸培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反培訓(xùn)檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。對于已無保存價值的檔案，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.組織相關(guān)部門對申請表進(jìn)行審核，包括培訓(xùn)管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等，審核通過后簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門根據(jù)審核