PAGE地鐵培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地鐵培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為地鐵運(yùn)營培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與地鐵培訓(xùn)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案、考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等各類培訓(xùn)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)培訓(xùn)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索方法，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.集中統(tǒng)一管理公司各類培訓(xùn)檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等工作，確保檔案的完整性和安全性。4.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.為公司內(nèi)部各部門提供培訓(xùn)檔案的查詢、借閱等服務(wù)，做好檔案利用記錄。6.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案的分類、編號(hào)、編目等工作，提供檔案內(nèi)容的相關(guān)信息。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出培訓(xùn)檔案的查詢、借閱等申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.對(duì)培訓(xùn)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出改進(jìn)檔案管理工作的建議。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)相關(guān)資料的收集、整理和保管工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.在培訓(xùn)活動(dòng)中，各部門應(yīng)配合培訓(xùn)部門和檔案管理部門做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。3.嚴(yán)格遵守培訓(xùn)檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借培訓(xùn)檔案。三、培訓(xùn)檔案的分類與編號(hào)（一）分類培訓(xùn)檔案分為以下幾類：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)教材類：包括自編教材、外聘教材、電子教材等。3.學(xué)員檔案類：包括學(xué)員基本信息、培訓(xùn)記錄、考核成績、證書頒發(fā)等。4.考核記錄類：包括培訓(xùn)考核試卷、考核成績匯總表、補(bǔ)考記錄等。5.培訓(xùn)效果評(píng)估類：包括培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等。6.其他類：包括培訓(xùn)活動(dòng)照片、視頻、培訓(xùn)總結(jié)等與培訓(xùn)相關(guān)的其他資料。（二）編號(hào)培訓(xùn)檔案采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)類目用大寫字母表示，如“培訓(xùn)計(jì)劃類”用“PJ”表示，“培訓(xùn)教材類”用“JC”表示等。2.二級(jí)類目用兩位數(shù)字表示，如“年度培訓(xùn)計(jì)劃”用“01”表示，“月度培訓(xùn)計(jì)劃”用“02”表示等。3.三級(jí)類目用三位數(shù)字表示，如“地鐵運(yùn)營培訓(xùn)計(jì)劃”用“001”表示，“地鐵安全培訓(xùn)計(jì)劃”用“002”表示等。4.具體檔案編號(hào)在三級(jí)類目編號(hào)后按順序依次排列，用四位數(shù)字表示，如“PJ010010001”表示年度地鐵運(yùn)營培訓(xùn)計(jì)劃中的第一份檔案。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)制定，在計(jì)劃制定完成后及時(shí)提交檔案管理部門。2.培訓(xùn)教材類檔案由培訓(xùn)部門或相關(guān)編寫人員在教材編寫完成后，連同電子文檔一并提交檔案管理部門。3.學(xué)員檔案類檔案由培訓(xùn)部門在培訓(xùn)結(jié)束后，按照學(xué)員信息登記表、培訓(xùn)記錄、考核成績等順序進(jìn)行整理，提交檔案管理部門。4.考核記錄類檔案由培訓(xùn)部門在考核結(jié)束后，收集考核試卷、成績匯總表等資料，整理后提交檔案管理部門。5.培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案由培訓(xùn)部門在評(píng)估工作完成后，將評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等資料提交檔案管理部門。6.其他類檔案由相關(guān)部門或人員在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將照片、視頻、總結(jié)等資料提交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到培訓(xùn)檔案后，應(yīng)按照分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行分類，并檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或修正。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.按照檔案存放要求，將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限培訓(xùn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，具體如下：1.培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)教材類檔案保管期限為5年。2.學(xué)員檔案類、考核記錄類檔案保管期限為學(xué)員離開公司后5年。3.培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案保管期限為3年。4.其他類檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于1年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢和管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、培訓(xùn)檔案的利用（一）查詢1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合查詢條件的，提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還檔案。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案利用的限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的培訓(xùn)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供或泄露。2.培訓(xùn)檔案的利用不得違反國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照以下條件進(jìn)行審核：1.檔案內(nèi)容已失去保存價(jià)值，如培訓(xùn)計(jì)劃已過期、學(xué)員已離職多年且無后續(xù)利用價(jià)值等。2.檔案信息已不再具有保密性和敏感性。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由銷毀小組成員簽字確認(rèn)。記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。4.銷毀完成后，檔案管理部門應(yīng)在檔案保管臺(tái)賬中注明檔案已銷毀，并將銷毀記錄存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立培訓(xùn)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檔案管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)培訓(xùn)檔案管理情況，接受公司內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案資料是否齊全、真實(shí)，編號(hào)和編目是否規(guī)范。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)備的狀況，確保檔案的安全存放。4.檔案利用情況，