PAGE企業(yè)培訓(xùn)資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)資料的管理，確保培訓(xùn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)資料的保管、使用和銷毀等管理活動(dòng)。培訓(xùn)資料包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、試題、考核記錄、學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門(mén)的培訓(xùn)資料保管區(qū)域，對(duì)各類培訓(xùn)資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類存放原則：根據(jù)培訓(xùn)資料的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保培訓(xùn)資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)資料嚴(yán)格保密。4.規(guī)范使用原則：明確培訓(xùn)資料的使用流程和權(quán)限，規(guī)范使用行為，確保資料的合理利用。二、培訓(xùn)資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部培訓(xùn)師提供：公司內(nèi)部培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)需求編寫(xiě)或收集的培訓(xùn)資料，應(yīng)在培訓(xùn)課程開(kāi)課前提交至培訓(xùn)資料管理部門(mén)。2.外部采購(gòu)：對(duì)于從外部購(gòu)買(mǎi)的培訓(xùn)教材、課件等資料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料移交至培訓(xùn)資料管理部門(mén)。3.學(xué)員反饋：鼓勵(lì)學(xué)員在培訓(xùn)過(guò)程中提供有價(jià)值的學(xué)習(xí)資料或建議，培訓(xùn)資料管理部門(mén)對(duì)反饋信息進(jìn)行整理和篩選，將有用的資料納入培訓(xùn)資料體系。（二）整理要求1.資料分類：按照培訓(xùn)類別（如新員工培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)等）、資料類型（如教材、講義、課件、試題等）進(jìn)行詳細(xì)分類。2.編號(hào)管理：為每一份培訓(xùn)資料賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份、順序等信息，便于識(shí)別和查詢。3.內(nèi)容審核：對(duì)收集到的培訓(xùn)資料進(jìn)行內(nèi)容審核，確保資料的準(zhǔn)確性、實(shí)用性和合法性，對(duì)于不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行修改或剔除。4.建立索引：根據(jù)資料分類和編號(hào)，建立培訓(xùn)資料索引目錄，詳細(xì)記錄每份資料的名稱、編號(hào)、存放位置、適用培訓(xùn)對(duì)象等信息，方便快速查找和使用。三、培訓(xùn)資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用庫(kù)房：公司設(shè)立專門(mén)的培訓(xùn)資料庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保培訓(xùn)資料的存放環(huán)境安全。2.存儲(chǔ)設(shè)備：配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如文件柜、書(shū)架、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，根據(jù)資料的特點(diǎn)選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)資料應(yīng)存放在文件柜中，電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料保管分類存放：按照資料分類，將紙質(zhì)培訓(xùn)資料存放在相應(yīng)的文件柜中，并在文件柜上標(biāo)明資料類別。定期盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查資料的完整性和存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。防潮防蟲(chóng)：在庫(kù)房?jī)?nèi)放置干燥劑、防蟲(chóng)藥品等，防止紙質(zhì)資料受潮、發(fā)霉和被蟲(chóng)蛀。2.電子資料保管備份存儲(chǔ)：對(duì)電子培訓(xùn)資料進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)設(shè)備上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，如服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。權(quán)限管理：設(shè)置電子資料的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用相關(guān)資料，確保資料的安全性。病毒防護(hù)：安裝殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)電子資料進(jìn)行病毒檢測(cè)和查殺，防止病毒感染。（三）保管期限1.一般培訓(xùn)資料：保存期限為[X]年，期滿后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估，確無(wú)保存價(jià)值的可進(jìn)行銷毀。2.涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料：保存期限為[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保存期限，期滿后需按照公司保密制度進(jìn)行處理。3.學(xué)員檔案：保存期限為學(xué)員離職后[X]年，以滿足可能的查詢和追溯需求。四、培訓(xùn)資料的使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要使用培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)資料使用申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、使用目的、使用期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至培訓(xùn)資料管理部門(mén)。（二）使用審批1.培訓(xùn)資料管理部門(mén)對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)資料的保管規(guī)定和使用情況決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料，需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批后方可使用。（三）資料領(lǐng)取1.經(jīng)審批通過(guò)的使用申請(qǐng)，申請(qǐng)人憑《培訓(xùn)資料使用申請(qǐng)表》到培訓(xùn)資料管理部門(mén)領(lǐng)取培訓(xùn)資料。2.培訓(xùn)資料管理部門(mén)在發(fā)放資料時(shí)，應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括資料名稱、編號(hào)、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（四）使用規(guī)范1.僅限內(nèi)部使用：培訓(xùn)資料僅供公司內(nèi)部員工在工作中使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播給外部人員。2.保持資料完整：使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管培訓(xùn)資料，不得損壞、涂改、丟失資料，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向培訓(xùn)資料管理部門(mén)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.按時(shí)歸還：使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間將培訓(xùn)資料歸還至培訓(xùn)資料管理部門(mén)，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。五、培訓(xùn)資料的借閱（一）借閱申請(qǐng)1.公司外部單位或人員因合作、學(xué)習(xí)等需要借閱公司培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱資料清單、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至培訓(xùn)資料管理部門(mén)。（二）借閱審批1.培訓(xùn)資料管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，評(píng)估借閱可能對(duì)公司造成的影響，并征求公司保密管理部門(mén)的意見(jiàn)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料，原則上不予借閱，如確有必要借閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱手續(xù)1.經(jīng)審批通過(guò)的借閱申請(qǐng)，借閱人需與培訓(xùn)資料管理部門(mén)簽訂《培訓(xùn)資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資料的保管責(zé)任、保密要求、歸還時(shí)間等。2.培訓(xùn)資料管理部門(mén)按照協(xié)議要求向借閱人提供培訓(xùn)資料，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱資料清單、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。（四）借閱管理1.跟蹤提醒：培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)定期跟蹤借閱資料的使用情況，在臨近歸還期限時(shí)提醒借閱人按時(shí)歸還資料。2.逾期處理：如借閱人未能按時(shí)歸還資料且未辦理延期手續(xù)，培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并根據(jù)協(xié)議規(guī)定追究借閱人的違約責(zé)任。3.歸還驗(yàn)收：借閱人歸還資料時(shí)，培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收，檢查資料的完整性和是否有損壞、涂改等情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并要求其進(jìn)行處理。六、培訓(xùn)資料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)資料保管期限已滿，且經(jīng)評(píng)估確無(wú)保存價(jià)值的。2.因培訓(xùn)內(nèi)容更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原培訓(xùn)資料已不再適用且無(wú)其他用途的。3.涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料，在保密期限屆滿后，按照公司保密制度要求需要銷毀的。（二）銷毀申請(qǐng)1.由培訓(xùn)資料管理部門(mén)提出培訓(xùn)資料銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《培訓(xùn)資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)培訓(xùn)資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)資料的性質(zhì)和影響，決定是否批準(zhǔn)銷毀申請(qǐng)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料銷毀申請(qǐng)，需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)資料銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息。2.電子資料銷毀：對(duì)電子培訓(xùn)資料進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理銷毀，如損壞硬盤(pán)、銷毀光盤(pán)等，同時(shí)做好銷毀記錄。（五）監(jiān)銷要求1.對(duì)于重要培訓(xùn)資料的銷毀，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，以證明銷毀工作的真實(shí)性和完整性。七、培訓(xùn)資料的盤(pán)點(diǎn)與清查（一）定期盤(pán)點(diǎn)1.培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、存放位置等，確保賬實(shí)相符。（二）不定期清查1.根據(jù)公司實(shí)際情況，如發(fā)生資料丟失、損壞、懷疑資料被盜用等情況，培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織不定期清查。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）盤(pán)點(diǎn)與清查結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)與清查結(jié)束后，培訓(xùn)資料管理部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)與清查報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)與清查情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等信息。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)與清查中發(fā)現(xiàn)的資料短缺、損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)與清查結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善培訓(xùn)資料管理制度。八、培訓(xùn)資料的保密管理（一）保密責(zé)任1.公司所有員工均有義務(wù)對(duì)涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)資料進(jìn)行保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.培訓(xùn)資料管理部門(mén)及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保培訓(xùn)資料的安全保密。（二）保密措施1.人員管理：對(duì)接觸涉及公司機(jī)密培訓(xùn)資料的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和背景調(diào)查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場(chǎng)所管理：培訓(xùn)資料庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保庫(kù)房安全。3.資料標(biāo)識(shí)：對(duì)涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)資料進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，提醒員工注意保密。4.電子資料加密：對(duì)存儲(chǔ)在電子設(shè)備上的涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)資料進(jìn)行加密處理，防止數(shù)