PAGE培訓考核檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司培訓考核檔案管理，規(guī)范培訓考核工作流程，確保培訓考核檔案的完整性、準確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓考核活動所涉及的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、晉升培訓、專項培訓等考核檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：培訓考核檔案應如實記錄培訓過程和考核結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓計劃、培訓教材、學員考勤、考核試卷、成績評定、培訓總結(jié)等相關資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及員工個人隱私和公司機密的培訓考核信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、存儲和查閱等操作有序進行。（四）職責分工1.人力資源部門負責制定和完善培訓考核檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各類培訓考核檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。負責培訓考核檔案的查閱、借閱管理，為公司內(nèi)部提供檔案服務。定期對培訓考核檔案進行統(tǒng)計分析，為公司培訓決策提供數(shù)據(jù)支持。2.培訓部門負責組織實施各類培訓活動，并及時將培訓過程中的相關資料提交給人力資源部門。協(xié)助人力資源部門進行培訓考核檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的準確性和完整性。參與培訓考核檔案的查閱和借閱工作，根據(jù)工作需要提供相關檔案信息。3.考核部門負責制定考核標準和考核方案，組織實施培訓考核工作，并將考核結(jié)果及時反饋給人力資源部門。協(xié)助人力資源部門整理和歸檔考核試卷、成績評定等相關考核資料，保證考核檔案的規(guī)范性。配合人力資源部門進行培訓考核檔案的查閱和借閱工作，提供必要的考核信息。4.各部門負責本部門員工培訓考核檔案的日常管理，督促員工按時參加培訓和考核，并及時向人力資源部門提交相關資料。協(xié)助人力資源部門做好培訓考核檔案的收集、整理和歸檔工作，確保本部門檔案資料的完整性。根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱和借閱本部門員工的培訓考核檔案。二、培訓考核檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓檔案1.培訓計劃包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等，明確培訓主題、培訓對象、培訓時間、培訓地點、培訓內(nèi)容、培訓方式等信息。2.培訓教材涵蓋培訓課程所使用的教材、講義、課件、參考資料等，應確保教材內(nèi)容與培訓目標相符，具有權威性和實用性。3.學員考勤記錄詳細記錄學員參加培訓的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等信息，可采用簽到表、考勤系統(tǒng)記錄等方式進行統(tǒng)計。4.培訓過程記錄如培訓現(xiàn)場照片、視頻、培訓筆記、學員反饋意見等，反映培訓過程中的實際情況，為培訓效果評估提供依據(jù)。5.培訓總結(jié)由培訓部門撰寫，對培訓活動的整體情況進行總結(jié)，包括培訓目標達成情況、培訓內(nèi)容的適用性、培訓方式的有效性、學員學習效果等方面的分析和評價，提出改進建議。（二）考核檔案1.考核方案明確考核目的、考核對象、考核內(nèi)容、考核方式、考核時間、評分標準等內(nèi)容，確?？己斯ぷ鞯目茖W性和公正性。2.考核試卷根據(jù)考核方案編制的試卷，包括理論知識試卷、實踐操作試卷、案例分析試卷等，試卷內(nèi)容應覆蓋培訓所學知識點，具有代表性和針對性。3.成績評定記錄記錄學員考核成績的評定過程，包括評分細則、評分結(jié)果、成績匯總等信息，確保成績評定的準確性和客觀性。4.考核結(jié)果分析通過對考核成績的統(tǒng)計分析，了解學員對培訓知識和技能的掌握程度，找出培訓過程中存在的問題和不足，為培訓改進提供參考依據(jù)。三、培訓考核檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓部門應在培訓活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將培訓計劃、培訓教材、學員考勤記錄、培訓過程記錄等資料整理齊全，并提交給人力資源部門。2.考核部門應在考核工作完成后[X]個工作日內(nèi)，將考核方案、考核試卷、成績評定記錄、考核結(jié)果分析等資料整理完畢，報送至人力資源部門。3.各部門應及時收集本部門員工的培訓考核相關資料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至人力資源部門，確保檔案資料的及時性和完整性。（二）整理規(guī)范1.人力資源部門收到培訓考核檔案資料后，應按照內(nèi)容分類進行整理。對于培訓檔案，按照培訓計劃、培訓教材、學員考勤記錄、培訓過程記錄、培訓總結(jié)的順序進行排列；對于考核檔案，按照考核方案、考核試卷、成績評定記錄、考核結(jié)果分析的順序進行整理。2.每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+類別+順序號的方式，如“2023PX001”表示2023年培訓檔案中的第1份資料。3.對整理好的檔案資料應編制目錄，目錄應清晰反映檔案資料的類別、名稱、編號、日期等信息，方便查閱。四、培訓考核檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.人力資源部門整理好的培訓考核檔案資料，經(jīng)審核無誤后，按照檔案類別和時間順序進行歸檔。2.歸檔時，應將每份檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）外標明檔案類別、年份、編號等信息。3.將檔案盒或檔案袋存放在專門的檔案柜中，檔案柜應按照檔案類別和年份進行排列，便于查找和管理。（二）存儲方式1.培訓考核檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、損壞等情況發(fā)生；電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)可選用硬盤、光盤、云存儲等，確保電子檔案的安全性和可恢復性。2.電子檔案應按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號方式進行命名和存儲，建立電子檔案索引目錄，方便快速查找和調(diào)用。3.檔案存儲地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存儲。五、培訓考核檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓考核檔案的，應填寫《培訓考核檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.一般員工查閱本人培訓考核檔案的，可直接查閱；查閱他人培訓考核檔案或涉及公司機密的培訓考核檔案的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓考核檔案的，應填寫《培訓考核檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向人力資源部門申請并說明理由，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人，確保檔案資料的完整性和安全性。借閱期滿后，應按時歸還檔案資料，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向人力資源部門報告，并承擔相應的責任。（三）查閱與借閱記錄人力資源部門應建立培訓考核檔案查閱與借閱登記臺賬，對每次查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）目的、批準人、歸還日期等信息。查閱與借閱登記臺賬應定期進行整理和歸檔，保存期限與培訓考核檔案一致。六、培訓考核檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.涉及員工個人隱私和公司機密的培訓考核信息，如員工考核成績、培訓評估結(jié)果、培訓需求分析報告等，應嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露給任何第三方。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得私自查閱、傳播或利用培訓考核檔案中的保密信息。在檔案整理、歸檔、存儲、查閱和借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對接觸保密信息的人員進行定期培訓和教育，提高其保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）安全管理1.加強檔案存儲場所的安全管理，安裝必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜門窗、防火設備等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應及時采取措施進行修復或處理，確保檔案資料的完整性。3.制定檔案應急預案，如火災、水災、盜竊等突發(fā)事件的應對措施，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力，最大限度地減少檔案損失。七、培訓考核檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓考核檔案保存期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可進行銷毀。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，導致某些培訓考核檔案不再適用，且已無參考價值的，經(jīng)相關部門審核批準后，可予以銷毀。3.涉及員工個人隱私和公司機密的培訓考核檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)嚴格審批程序，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出培訓考核檔案銷毀申請，填寫《培訓考核檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的類別、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需銷毀檔案的清單。2.《培訓考核檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人、公司分管領導簽字同意后，方可進行銷毀。3.銷毀工作應指定專人負責，采用