PAGE培訓(xùn)機構(gòu)購買行為規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范本培訓(xùn)機構(gòu)的購買行為，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明，提高資金使用效益，保障培訓(xùn)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部各部門涉及的所有購買活動，包括但不限于教學設(shè)備采購、教材資料采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：購買行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，不得從事違法違規(guī)的采購活動。2.合規(guī)性原則：嚴格按照本制度規(guī)定的流程和要求進行采購操作，確保采購過程合規(guī)。3.公正性原則：采購活動應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視任何一方。4.透明性原則：采購信息應(yīng)及時、準確、完整地公開，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督。5.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)培訓(xùn)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目進行初步審核，包括采購需求的合理性、預(yù)算金額的準確性等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證，必要時可邀請外部專家參與。3.采購申請經(jīng)審核通過后，按照本培訓(xùn)機構(gòu)的審批權(quán)限，依次提交至各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進入采購環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。2.對供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.從供應(yīng)商庫中選擇不少于三家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)送《采購詢價單》，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。4.采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對于金額較大的采購項目，可采用招標、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.《采購合同》需經(jīng)法律部門審核后，由雙方簽字蓋章生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門和相關(guān)部門備案。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照《采購合同》的約定，跟蹤供應(yīng)商的交貨進度，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量交付。2.在采購執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責任。3.采購項目交付后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行驗收，填寫《采購驗收單》。驗收合格后，方可辦理付款手續(xù)。（六）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)《采購合同》和《采購驗收單》，審核采購項目的金額、發(fā)票等信息，辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，確保資金支付安全。3.對于預(yù)付款項，財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核付款條件，確保預(yù)付款項的安全回收。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際需求，編制年度采購預(yù)算，明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購預(yù)算應(yīng)細化到具體項目和月份，確保預(yù)算的準確性和可執(zhí)行性。2.采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對各部門的采購預(yù)算進行匯總審核，結(jié)合本培訓(xùn)機構(gòu)的財務(wù)狀況和資金安排，編制年度采購總預(yù)算。3.年度采購總預(yù)算經(jīng)本培訓(xùn)機構(gòu)管理層審批后，下達至各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照本培訓(xùn)機構(gòu)的預(yù)算調(diào)整程序辦理。2.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時向財務(wù)部門和管理層報告，并提出相應(yīng)的改進措施。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門負責對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對各部門的采購支出進行審核，確保采購資金的合理使用。2.審計部門負責對采購預(yù)算的編制、執(zhí)行和調(diào)整情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責任。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等。2.針對識別出的風險因素，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險評估1.采購部門應(yīng)定期對采購風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風險等級。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，采購部門應(yīng)及時調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保風險得到有效控制。（三）風險應(yīng)對1.對于市場風險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場波動對采購成本的影響。2.對于供應(yīng)商風險，采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商。同時，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂風險分擔條款，明確雙方在風險發(fā)生時的責任和義務(wù)。3.對于質(zhì)量風險，采購部門應(yīng)加強對采購項目的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的檢驗和驗收，確保采購項目符合質(zhì)量要求。4.對于合同風險，采購部門應(yīng)加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。同時，應(yīng)加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。5.對于資金風險，財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的管理，合理安排資金支付計劃，確保資金支付安全。同時，應(yīng)加強對采購項目的成本核算和控制，降低采購成本，提高資金使用效益。五、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）信息共享1.采購部門應(yīng)建立采購信息共享平臺，及時將采購項目的需求信息、采購流程、供應(yīng)商信息、采購合同等信息在內(nèi)部進行共享，方便各部門之間的溝通和協(xié)作。2.采購部門應(yīng)定期向管理層匯報采購信息，包括采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購項目進展情況、供應(yīng)商管理情況等，為管理層決策提供支持。（三）信息保密1.采購部門應(yīng)加強對采購信息的保密管理，明確采購信息的保密范圍和保密責任，確保采購信息不被泄露。2.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息等采購信息，采購部門應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本培訓(xùn)機構(gòu)設(shè)立專門的采購監(jiān)督小組，負責對采購活動進行內(nèi)部監(jiān)督。采購監(jiān)督小組由財務(wù)部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成。2.采購監(jiān)督小組應(yīng)定期對采購活動進行檢查，包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購活動中存在的問題。3.采購部門應(yīng)積極配合采購監(jiān)督小組的工作，如實提供采購活動的相關(guān)資料和信息，接受監(jiān)督檢查。（二）審計監(jiān)督1.審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，定期對采購項目進行審計，包括采購預(yù)算的編制、執(zhí)行和調(diào)整情況，采購合同的簽訂和履行情況，采購資金的使用情況等。