企業(yè)行政事務(wù)處理流程模板與支持文檔一、適用范圍與常見事務(wù)類型（一）適用范圍（二）常見事務(wù)類型辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放：包括辦公文具、耗材、設(shè)備配件等日常物資的申請、審批與領(lǐng)用流程。會議室預(yù)訂與使用管理：企業(yè)內(nèi)部會議室的在線/線下預(yù)訂、設(shè)備使用協(xié)調(diào)及后續(xù)清潔安排。固定資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還：電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)的領(lǐng)用登記、使用維護及報廢處置流程。訪客接待安排：外部訪客的預(yù)約、接待引導、會議室安排及后續(xù)反饋跟進。差旅申請與支持：員工因公出差的事前審批、票務(wù)酒店協(xié)助、差旅標準說明及報銷材料指引。二、標準化操作流程（一）辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放流程1.事務(wù)發(fā)起申請人（部門員工）根據(jù)實際需求，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或行政部指定表單提交《辦公用品申領(lǐng)單》，需注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申領(lǐng)事由及預(yù)計使用日期。2.部門審核申領(lǐng)單提交至申請人所在部門負責人*處，負責人審核物品申領(lǐng)的必要性及是否符合部門預(yù)算，審核通過后流轉(zhuǎn)至行政部。3.行政部審批行政部專員*核對申領(lǐng)物品的庫存情況：若庫存充足，直接審批通過并安排發(fā)放；若庫存不足，需評估是否緊急采購，緊急采購則同步啟動采購流程，非緊急則告知申請人預(yù)計到貨時間。4.物品領(lǐng)取與登記審批通過后，申請人憑申領(lǐng)單至行政部倉庫領(lǐng)取物品，倉庫管理員*核對物品名稱、數(shù)量與申領(lǐng)單一致后，在申領(lǐng)單上簽字確認，并在庫存臺賬中更新出庫記錄。5.異常處理若申領(lǐng)物品為特殊規(guī)格或非常用物資，行政部需在1個工作日內(nèi)與申請人溝通確認替代方案或采購周期；若因預(yù)算限制無法申領(lǐng)，需向申請人說明原因并協(xié)助調(diào)整需求。（二）會議室預(yù)訂與使用管理流程1.預(yù)約發(fā)起需求人（部門員工或會議組織者）通過企業(yè)會議室預(yù)訂系統(tǒng)或聯(lián)系行政部前臺*，填寫《會議室預(yù)訂申請表》，注明會議名稱、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅等）及預(yù)訂人聯(lián)系方式。2.資源核查行政部前臺*實時核查會議室預(yù)訂情況：若所需時間段、會議室及設(shè)備均空閑，確認預(yù)訂并反饋給需求人；若資源沖突，需與需求人協(xié)商調(diào)整會議時間或更換會議室，直至達成一致。3.會前準備確認預(yù)訂后，行政部根據(jù)需求提前30分鐘布置會議室（如開啟設(shè)備、擺放座椅、準備茶水等），特殊需求（如橫幅、設(shè)備調(diào)試）需提前1個工作日確認完成。4.會中支持會議期間，若設(shè)備故障或臨時需求，需求人可聯(lián)系行政部前臺，前臺人員協(xié)調(diào)技術(shù)人員或服務(wù)人員提供現(xiàn)場支持。5.會后整理會議結(jié)束后，需求人需組織參會人員清理會議室，將物品歸位并關(guān)閉設(shè)備；行政部前臺在1小時內(nèi)檢查會議室狀態(tài)，保證整潔后關(guān)閉電源，更新會議室使用記錄。（三）固定資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還流程1.領(lǐng)用申請因工作需要領(lǐng)用固定資產(chǎn)的員工，提交《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、資產(chǎn)編號、領(lǐng)用用途、領(lǐng)用期限及保管責任人，經(jīng)部門負責人*簽字確認后報行政部。2.審核與發(fā)放行政部資產(chǎn)專員*審核領(lǐng)用資格（如崗位需求、權(quán)限匹配）及資產(chǎn)狀態(tài)，審核通過后登記《固定資產(chǎn)領(lǐng)用臺賬》，領(lǐng)用人簽字確認資產(chǎn)數(shù)量、現(xiàn)狀（如是否有劃痕、配件是否齊全），并簽署《固定資產(chǎn)保管責任書》。3.使用與維護領(lǐng)用期間，保管責任人負責資產(chǎn)的日常維護（如定期清潔、避免磕碰），若出現(xiàn)故障需及時報行政部維修，不得擅自拆卸或外借。4.歸還與核銷員工離職、崗位調(diào)動或不再使用時，需在3個工作日內(nèi)歸還資產(chǎn)，行政部資產(chǎn)專員核對資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)與領(lǐng)用記錄一致，確認無損壞后，在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用臺賬》中標記“已歸還”，收回《固定資產(chǎn)保管責任書》；若資產(chǎn)損壞或丟失，需按企業(yè)規(guī)定承擔責任并辦理賠償手續(xù)。（四）訪客接待安排流程1.接待預(yù)約業(yè)務(wù)部門提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部前臺提交《訪客接待申請表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、到訪時間、事由、陪同人員及需求（如是否需要車輛接送、用餐安排等）。2.信息確認與準備行政部前臺*與訪客聯(lián)系確認到訪信息，同步通知安保人員做好登記準備；根據(jù)需求安排會議室、準備茶水/飲品、打印資料，若需用餐則提前預(yù)訂餐廳并告知陪同人員。3.接待執(zhí)行訪客到訪時，前臺引導至接待區(qū)，確認身份后通知陪同人員；陪同人員引導訪客至會議室，行政部協(xié)助完成會議服務(wù)。4.訪客送別與反饋接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至企業(yè)門口，前臺送別并記錄離訪時間；行政部在1個工作日內(nèi)向陪同人員收集接待反饋，記錄至《訪客接待臺賬》，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)流程。（五）差旅申請與支持流程1.差旅申請員工因公出差需提前3個工作日提交《差旅申請表》，注明出差地點、時間、事由、交通方式（按企業(yè)差旅標準選擇）、住宿標準及預(yù)估費用，附相關(guān)會議通知或項目資料，經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導審批后報行政部備案。2.票務(wù)與酒店支持行政部根據(jù)審批通過的差旅申請，協(xié)助員工預(yù)訂機票/車票（優(yōu)先選擇協(xié)議單位）及酒店（按住宿標準執(zhí)行），預(yù)訂信息同步反饋給員工，員工確認無誤后出票。3.差旅期間服務(wù)出差期間，若遇行程變更或票務(wù)/酒店問題，員工可聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)處理；行政部提供目的地天氣、交通等必要信息支持。4.報銷指引員工出差歸來后5個工作日內(nèi)，整理差旅發(fā)票（交通、住宿、餐飲等，需注明事由及日期）、報銷單及審批通過的《差旅申請表》，提交至財務(wù)部審核；行政部配合提供票務(wù)預(yù)訂憑證等輔助材料。三、配套表單模板（一）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申請人*部門聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量用途說明預(yù)計使用日期部門負責人簽字行政部審批實際發(fā)放數(shù)量領(lǐng)取人簽字（二）會議室預(yù)訂申請表預(yù)訂日期預(yù)訂人*部門聯(lián)系方式會議名稱會議時間參會人數(shù)所需會議室需用設(shè)備特殊需求（茶水/橫幅等）審批結(jié)果確認人（三）固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人*部門聯(lián)系方式物品名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用用途預(yù)計歸還日期部門負責人簽字資產(chǎn)專員簽字保管責任人簽字（四）訪客接待申請表申請日期申請人*部門聯(lián)系方式訪客單位訪客姓名訪客職務(wù)到訪時間離訪時間接待事由陪同人員需求（會議室/餐飲等）前臺確認（五）差旅申請表申請日期申請人*部門聯(lián)系方式出差地點出差時間返程時間出差事由交通方式住宿標準預(yù)估費用附件（會議通知等）部門負責人簽字分管領(lǐng)導簽字四、執(zhí)行要點與風險提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點信息準確性：所有表單填寫需保證信息真實、完整，特別是申領(lǐng)物品名稱、會議時間、差旅地點等關(guān)鍵信息，避免因信息錯誤導致流程延誤。審批時效：各部門負責人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批，緊急事務(wù)可加急處理，保證事務(wù)高效推進。責任到人：行政事務(wù)涉及多個環(huán)節(jié)，需明確各環(huán)節(jié)責任人（如倉庫管理員、前臺、資產(chǎn)專員），保證每項工作有專人跟進。記錄留痕：所有行政事務(wù)需通過表單或系統(tǒng)記錄，形成可追溯的臺賬，便于后續(xù)查詢、統(tǒng)計及審計。（二）常見風險與應(yīng)對資源沖突：如會議室預(yù)訂重疊、辦公用品庫存不足，需提前規(guī)劃并建立應(yīng)急預(yù)案（如備用會議室、緊急采購渠道）。資產(chǎn)損壞：加強固定資產(chǎn)使用培訓，明保證管責任，定期檢查資產(chǎn)狀態(tài)，降低損壞風險；若發(fā)生損壞，按制度及時處理并總結(jié)經(jīng)驗。訪客體驗：前臺需熟悉接待禮儀，提前確認訪客需求，避免因準備不足影響企業(yè)形象；定期收集訪客反