機(jī)關(guān)單位文檔檔案管理標(biāo)準(zhǔn)指南機(jī)關(guān)單位的文檔檔案是行政運(yùn)行、決策部署、公共服務(wù)等工作的原始記錄，承載著政策實(shí)施、事務(wù)辦理的關(guān)鍵信息，其規(guī)范管理直接關(guān)系到單位履職效能、歷史傳承與風(fēng)險(xiǎn)防控。為提升檔案管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性與實(shí)用性，結(jié)合機(jī)關(guān)工作特性與檔案管理規(guī)范，制定本指南，為檔案管理全流程提供實(shí)操依據(jù)。一、管理原則錨定方向檔案管理需以依法依規(guī)為根本遵循，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，確保管理行為合法合規(guī)；堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，打破部門分散保管的碎片化狀態(tài)，由檔案管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、歸口管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與共享；落實(shí)分級(jí)負(fù)責(zé)機(jī)制，明確各部門在檔案形成、移交、利用中的職責(zé)，形成“部門初審—檔案部門終審”的責(zé)任鏈條；堅(jiān)守安全保密底線，建立物理與數(shù)字雙重安全防護(hù)體系，嚴(yán)防檔案損毀、失泄密；踐行便于利用宗旨，通過科學(xué)分類、高效檢索與數(shù)字化賦能，讓檔案服務(wù)于決策參考、工作查考與公眾查詢（依法可公開范圍）。二、流程規(guī)范：全周期閉環(huán)管理（一）收集：全面及時(shí)，應(yīng)歸盡歸檔案收集需覆蓋機(jī)關(guān)工作全領(lǐng)域，包括公文、會(huì)議記錄、調(diào)研材料、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)與電子文件。紙質(zhì)檔案要求發(fā)文部門在文件印發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)移交，收文部門在辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)移交；電子檔案需同步收集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、簽署信息），確保與紙質(zhì)檔案“同文同源、內(nèi)容一致”。對(duì)于專項(xiàng)工作（如重大項(xiàng)目、突發(fā)事件處置），需成立臨時(shí)檔案小組，隨工作推進(jìn)同步收集過程性文件，避免事后補(bǔ)檔。（二）整理：分類有序，編目清晰采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”三級(jí)分類法：先按形成年度劃分，再按職能部門（或主題類別，如“黨建”“行政”“業(yè)務(wù)”）細(xì)分，最后按永久、30年、10年保管期限歸類。整理時(shí)需拆除金屬裝訂物，對(duì)破損文件進(jìn)行托裱修復(fù)，確保紙張平整、字跡清晰。每份檔案需編制檔號(hào)（如“2024-辦公室-永-001”），并填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件標(biāo)題、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、形成時(shí)間，確保“一份檔案、一個(gè)編號(hào)、一本目錄”。（三）鑒定：定期審查，動(dòng)態(tài)優(yōu)化每5年開展一次檔案價(jià)值鑒定，由檔案部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、法律顧問組成鑒定小組。重點(diǎn)審查超期檔案：永久保存的核心檔案（如政策法規(guī)、機(jī)構(gòu)沿革）需確認(rèn)延續(xù)價(jià)值；定期保存的檔案（如日常請(qǐng)示報(bào)告）需評(píng)估是否仍有查考必要，對(duì)無(wú)價(jià)值的檔案啟動(dòng)銷毀程序（需留存鑒定意見書與銷毀清冊(cè)）。電子檔案還需鑒定格式有效性，對(duì)老舊格式（如早期PDF、DOC）進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保長(zhǎng)期可讀。（四）歸檔：應(yīng)歸盡歸，規(guī)范移交年度終了后2個(gè)月內(nèi)，各部門完成檔案預(yù)歸檔，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后移交檔案部門。移交時(shí)需填寫《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案數(shù)量、檔號(hào)范圍、電子檔案存儲(chǔ)位置等，雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)、簽字確認(rèn)。電子檔案需通過專用傳輸通道移交，確保元數(shù)據(jù)完整；涉密檔案需單獨(dú)登記，移交時(shí)履行涉密載體交接手續(xù)。（五）保管：環(huán)境可控，實(shí)體安全檔案庫(kù)房需滿足“八防”要求（防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫），溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%。配備恒溫恒濕設(shè)備、防火卷簾、防磁柜（存放磁帶、光盤）、密集架（承重≥80kg/層）。紙質(zhì)檔案每半年抽查一次，檢查霉變、蟲蛀情況；電子檔案每月進(jìn)行異質(zhì)備份（如磁帶與硬盤雙備份），每季度驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的可讀性。（六）利用：依規(guī)開放，高效服務(wù)內(nèi)部利用需填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案閱覽室查閱，原則上不外借；確需外借的，需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且最長(zhǎng)借閱期不超過15天。對(duì)外利用（如社會(huì)查詢）需依據(jù)《政府信息公開條例》，對(duì)已解密的檔案，憑有效證件辦理查閱；涉密檔案嚴(yán)禁對(duì)外提供。利用過程中需做好登記，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、用途，定期分析利用需求，優(yōu)化檔案編目與檢索方式。（七）銷毀：程序合規(guī)，全程留痕對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，需編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔號(hào)、文件標(biāo)題、數(shù)量、形成時(shí)間，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上專人負(fù)責(zé)銷毀（涉密檔案需送指定銷毀機(jī)構(gòu)）。銷毀現(xiàn)場(chǎng)需拍照、錄像留存，銷毀人員與監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，清冊(cè)永久保存。三、分類與編目：構(gòu)建科學(xué)檢索體系（一）分類維度年度分類：以文件形成或事件發(fā)生的公歷年度為依據(jù)，跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度（如2023年立項(xiàng)、2024年辦結(jié)的項(xiàng)目檔案，歸入2024年）。機(jī)構(gòu)分類：按文件形成部門（如辦公室、人事科、業(yè)務(wù)處）劃分，便于追溯部門履職軌跡。問題分類：對(duì)跨部門、綜合性文件（如黨建、廉政、應(yīng)急管理），按主題類別歸類，提升專題檢索效率。（二）編目規(guī)則每份檔案編制檔號(hào)（唯一標(biāo)識(shí)），格式為“年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限代碼-件號(hào)”（如“2024-A01-Y-001”，其中A01為辦公室代碼，Y為永久）。卷內(nèi)文件目錄需逐項(xiàng)填寫，標(biāo)題需還原文件全稱（如“關(guān)于2024年預(yù)算調(diào)整的請(qǐng)示”），文號(hào)需準(zhǔn)確（如“×辦發(fā)〔2024〕5號(hào)”），頁(yè)數(shù)需連續(xù)編號(hào)（如1-5頁(yè)）。同時(shí)，建立全宗卷，記錄檔案管理過程（如移交清冊(cè)、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)），便于追溯管理歷史。四、保管與利用：平衡安全與服務(wù)（一）實(shí)體保管升級(jí)庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房與辦公區(qū)物理隔離，安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、飲食。密集架需定期維護(hù)，軌道保持清潔，防止檔案擠壓變形。特殊載體保管：照片檔案需存放在防磁相冊(cè)，光盤、磁帶需裝入防磁袋，置于防磁柜，溫度≤20℃、濕度≤40%，并每半年檢查一次數(shù)據(jù)可讀性。（二）利用服務(wù)創(chuàng)新數(shù)字化利用：對(duì)高頻利用的檔案（如政策文件、歷史數(shù)據(jù)）進(jìn)行數(shù)字化加工，建立全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或檔案管理平臺(tái)提供在線查閱（需設(shè)置權(quán)限，如僅本部門人員可查閱本部門檔案）。編研服務(wù)：定期編印《檔案利用案例集》《年度工作大事記》，提煉檔案中的決策依據(jù)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為單位工作提供參考。五、信息化建設(shè)：賦能智慧管理（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑存量檔案數(shù)字化：優(yōu)先對(duì)永久、30年保管的檔案，以及破損、褪色的檔案進(jìn)行數(shù)字化，掃描分辨率≥300dpi，格式為PDF（文本型）或TIFF（圖像型），并進(jìn)行OCR文字識(shí)別，確?？蓹z索。增量檔案電子化：推行“無(wú)紙化辦公”，公文、會(huì)議記錄等文件從起草到歸檔全程電子化，通過電子簽章、數(shù)字水印確保文件真實(shí)性，歸檔時(shí)同步生成電子檔案與紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理。（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)需具備六大功能：文件收集（支持多格式上傳、自動(dòng)抓取OA系統(tǒng)文件）、整理編目（自動(dòng)生成檔號(hào)、目錄）、存儲(chǔ)管理（分級(jí)存儲(chǔ)、異質(zhì)備份）、檢索利用（全文檢索、權(quán)限控制）、統(tǒng)計(jì)分析（利用頻次、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)）、安全防護(hù)（數(shù)據(jù)加密、操作日志審計(jì)）。系統(tǒng)需與電子政務(wù)平臺(tái)、政務(wù)云對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）數(shù)據(jù)安全保障存儲(chǔ)安全：電子檔案采用“本地存儲(chǔ)+云端備份”模式，本地存儲(chǔ)需加密（如AES-256），云端備份選擇可信云服務(wù)商，簽訂保密協(xié)議。傳輸安全：檔案?jìng)鬏斝柰ㄟ^VPN或?qū)Ｓ眉用芡ǖ?，?yán)禁使用微信、U盤等非涉密渠道傳輸涉密檔案。六、安全與保密管理：筑牢風(fēng)險(xiǎn)防線（一）實(shí)體安全管理日常巡檢：每周檢查庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況，每月檢查消防設(shè)施（滅火器、煙感報(bào)警器），每季度檢查防蟲藥（如樟腦丸）有效性，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。應(yīng)急處置：制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等突發(fā)情況的處置流程，每年開展一次應(yīng)急演練，確保人員熟悉“搶救檔案優(yōu)先、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)為輔”的原則。（二）保密管理強(qiáng)化密級(jí)劃分：嚴(yán)格按照《國(guó)家秘密定密管理暫行規(guī)定》，對(duì)檔案進(jìn)行“絕密、機(jī)密、秘密”三級(jí)定密，密級(jí)變更或解密需履行審批手續(xù)，解密后檔案需標(biāo)注“已解密”。借閱審批：涉密檔案借閱需經(jīng)單位保密委員會(huì)審批，借閱人需簽訂保密承諾書，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容，歸還時(shí)需檢查檔案完整性。銷毀保密：涉密檔案銷毀需送國(guó)家指定的涉密載體銷毀中心，銷毀前需拆除金屬物、熱敏紙等特殊材料，確保信息不可恢復(fù)。七、監(jiān)督與考核：保障管理質(zhì)效（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制定期檢查：檔案部門每季度開展自查，檢查檔案收集完整性、整理規(guī)范性、利用合規(guī)性；單位分管領(lǐng)導(dǎo)每半年組織抽查，重點(diǎn)檢查涉密檔案管理、庫(kù)房安全。社會(huì)監(jiān)督：對(duì)依法可公開的檔案，通過政府網(wǎng)站、檔案館等渠道接受社會(huì)查詢，收集公眾反饋意見，優(yōu)化管理服務(wù)。（二）考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)：設(shè)置“檔案完整率”（應(yīng)歸檔案實(shí)際歸檔比例）、“利用滿意度”（內(nèi)部人員對(duì)利用服務(wù)的評(píng)價(jià)）、“數(shù)字化率”（永久、30年檔案數(shù)字化比例）等指標(biāo)，納入部門年度考核。獎(jiǎng)懲措施：對(duì)檔案管理優(yōu)秀的部門與個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)、績(jī)效加