PAGE培訓(xùn)公司檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指培訓(xùn)公司在教學(xué)、管理、經(jīng)營等活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)公司的檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.完整性原則保證檔案的收集齊全、整理規(guī)范，涵蓋培訓(xùn)公司運(yùn)營的各個(gè)方面，維護(hù)檔案的完整與有機(jī)聯(lián)系。3.準(zhǔn)確性原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)。4.保密性原則對涉及公司機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)公司檔案管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識和技能。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。6.參與公司重大活動、重要項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，提供檔案支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合管理部做好檔案管理的各項(xiàng)工作，按照要求提供檔案信息和資料。4.在工作中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。5.積極參與檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理信息化水平。6.協(xié)助綜合管理部做好檔案鑒定、銷毀等工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核和登記。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、講義等教學(xué)資料。學(xué)員培訓(xùn)記錄、考試成績、結(jié)業(yè)證書等。教學(xué)評估、教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告等。2.行政管理檔案公司各類文件、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等。公司組織架構(gòu)、人員任免、勞動合同等人事檔案。財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。固定資產(chǎn)清單、采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄等資產(chǎn)檔案。公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、商標(biāo)專利等知識產(chǎn)權(quán)檔案。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。培訓(xùn)項(xiàng)目合作協(xié)議、招生合同、學(xué)員報(bào)名資料等?？蛻粜畔?、客戶反饋、售后服務(wù)記錄等。培訓(xùn)活動照片、視頻、音頻等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集的檔案資料進(jìn)行整理和核對，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字齊全，手續(xù)完備。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類將檔案按照教學(xué)、行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營等類別進(jìn)行一級分類。在一級分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級分類，如教學(xué)檔案可分為培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、教學(xué)資料檔案等。二級分類下再根據(jù)檔案的時(shí)間順序、來源等進(jìn)行細(xì)分，形成詳細(xì)的分類體系。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“JX001”表示教學(xué)類培訓(xùn)項(xiàng)目檔案中的第一個(gè)項(xiàng)目。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，移交綜合管理部歸檔。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂，形成完整的檔案卷宗。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、移交日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案卷宗和檔案移交清單一并移交綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行核對和簽收。（三）保管期限1.培訓(xùn)公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、公司歷史沿革資料等。長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括教學(xué)檔案、行政管理檔案中的重要文件等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案中的短期資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、利用頻率等因素綜合考量，并嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。按照檔案類別和編號順序排列檔案，上架存放，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的安全性和完整性。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。對電子檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改電子檔案。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱。2.涉及公司機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部檔案管理人員的陪同下查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.將審批后的申請表交至綜合管理部，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息查找檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱等信息。3.查閱人在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在檔案查閱登記簿上記錄歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案，借閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.將審批后的申請表交至綜合管理部，綜合管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)申請表進(jìn)行審批，并在申請表上簽字。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表提供檔案，并與借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并注銷借閱記錄。（五）特殊情況處理1.如因工作需要，查閱或借閱檔案的時(shí)間超過規(guī)定期限，借閱人應(yīng)提前向綜合管理部說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.如檔案在查閱或借閱過程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，查閱或借閱人應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密、法律糾紛等特殊情況。3.對于涉及公司機(jī)密、法律糾紛等特殊情況的檔案，應(yīng)延長保管期限，直至相關(guān)問題處理完畢。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案鑒定報(bào)告，提出檔案銷毀意見。2.將檔案鑒定報(bào)告報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.按照《檔案銷毀清單》，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。4.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，對檔案進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清單》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。6.銷毀工作完成后，將《檔案銷毀清單》存檔，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。支持多種格式的文件上傳，如文檔、圖片、音頻、視頻等，確保檔案的完整性。2.檔案檢索與查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索。支持模糊查詢，方便用戶快速找到所需檔案。3.檔案借閱與審批實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批流程的電子化管理，提高借閱審批效率。記錄檔案借閱的全過程，包括借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。通過數(shù)據(jù)分析，為公司檔案管理決策提供參考依據(jù)。5.系統(tǒng)安全管理對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）實(shí)施步驟1.需求調(diào)研對公司各部門檔案管理需求進(jìn)行調(diào)研，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。收集用戶對檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求和使用要求，形成需求調(diào)研報(bào)告。2.系統(tǒng)選型根據(jù)需求調(diào)研報(bào)告，選擇適合公司檔案管理的信息系統(tǒng)軟件。對系統(tǒng)軟件進(jìn)行評估和測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.系統(tǒng)實(shí)施制定系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，明確系統(tǒng)實(shí)施的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。組織相關(guān)人員進(jìn)行