PAGE培訓(xùn)學(xué)校采購制度及流程一、總則1.目的為規(guī)范培訓(xùn)學(xué)校采購行為，加強采購管理，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度及流程。2.適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)校所有采購活動，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、教材資料、場地租賃、服務(wù)采購等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，采購過程應(yīng)接受監(jiān)督，保證供應(yīng)商公平參與競爭。公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量和性價比。誠實信用原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校管理層、財務(wù)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、重大采購項目決策等，確保采購活動符合學(xué)校整體利益和戰(zhàn)略發(fā)展需求。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門或指定專人負(fù)責(zé)采購具體工作。其職責(zé)包括：根據(jù)學(xué)校需求，制定采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等要求。收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和選擇。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，處理采購糾紛。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。3.需求部門各教學(xué)部門、行政部門等為采購需求部門，負(fù)責(zé)提出采購申請，明確采購物資和服務(wù)的具體要求，并配合采購部門進行采購驗收等工作。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，會同各需求部門編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、金額、資金來源等，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。2.預(yù)算執(zhí)行采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.預(yù)算監(jiān)督財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查采購資金使用情況，確保采購資金合理使用。四、采購計劃管理1.計劃制定采購部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)、行政等工作安排，結(jié)合庫存情況，定期制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等要求，并提前通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。2.計劃調(diào)整如因教學(xué)計劃變更、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門根據(jù)實際情況進行調(diào)整，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組備案。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商征集：采購部門通過多種渠道廣泛征集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦企業(yè)名錄、參加各類展會、供應(yīng)商自薦等方式，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購項目的要求，對供應(yīng)商信息進行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估：采購部門會同相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面?？刹捎脤嵉乜疾臁柧碚{(diào)查、樣品測試、查閱供應(yīng)商過往業(yè)績和客戶評價等方式進行評估。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立合格供應(yīng)商名錄。對于重大采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。2.供應(yīng)商考核定期考核：采購部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為半年或一年?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。動態(tài)考核：在采購合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，采購部門應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，并根據(jù)情況對供應(yīng)商進行動態(tài)考核?？己私Y(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的采購機會和優(yōu)惠政策；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行整改或淘汰。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、考核情況、采購合同執(zhí)行情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以便查詢和使用。六、采購方式1.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭程度較高的采購項目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定進行，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等形式。2.競爭性談判采購對于采購項目技術(shù)規(guī)格復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要；不能事先計算出價格總額的情況，可采用競爭性談判采購方式。由采購部門邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。3.詢價采購對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批。七、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購項目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等。對于金額較大或重大采購項目，采購部門應(yīng)報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購實施確定采購方式：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式。發(fā)布采購信息：對于招標(biāo)采購、競爭性談判采購等方式，采購部門應(yīng)發(fā)布采購公告或談判文件，邀請供應(yīng)商參與采購活動。組織采購活動：采購部門按照選定的采購方式組織采購活動，包括開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等環(huán)節(jié)。在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)程序和規(guī)定進行操作，確保采購活動公平、公正、公開。簽訂采購合同：采購活動結(jié)束后，采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)利和義務(wù)明確。4.采購驗收驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，制定驗收方案。實施驗收：供應(yīng)商交貨后，采購部門會同需求部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收結(jié)果處理：驗收合格的，采購部門應(yīng)出具驗收報告，并辦理相關(guān)付款手續(xù)；驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细瘢o學(xué)校造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。5.采購付款付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購項目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交財務(wù)部門。付款審批：財務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收結(jié)果、資金預(yù)算等。對于金額較大或重大采購項目，財務(wù)部門應(yīng)報學(xué)校管理層審批。支付款項：經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付款項。八、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在采購活動結(jié)束后，及時與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)報學(xué)校相關(guān)部門備案。2.合同執(zhí)行采購部門和需求部門應(yīng)按照采購合同約定，督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取措施予以糾正，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.合同變更如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報學(xué)校相關(guān)部門備案。合同變更涉及金額調(diào)整的，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算管理規(guī)定進行審批。4.合同終止采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進行結(jié)算和清理，確保雙方權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。九、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估采購部門根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風(fēng)險等級。3.風(fēng)險應(yīng)對針對不同等級的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如加強供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、建立價格預(yù)警機制、加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)等，降低采購風(fēng)險。4.風(fēng)險監(jiān)控采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。十、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行