PAGE培訓學校文件管理制度一、總則（一）目的為加強培訓學校文件管理，確保文件的規(guī)范性、完整性和安全性，提高學校管理效率和工作質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓學校各部門、各崗位在工作中形成的各類文件，包括但不限于行政文件、教學文件、財務文件、人事文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：學校設立專門的文件管理部門或崗位，對各類文件進行集中統(tǒng)一管理。2.規(guī)范標準原則：文件的格式、編號、分類、歸檔等應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞，對涉及學校機密的文件要嚴格保密。4.便捷高效原則：文件的管理應便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學校的章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、通知、報告、請示等。2.教學文件：教學大綱、教案、課件、教材、試卷、學生成績記錄等。3.財務文件：預算報表、財務審計報告、收支憑證、發(fā)票等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：與學校業(yè)務相關的合同協(xié)議、合作文件、宣傳資料等。（二）文件編號1.編號規(guī)則：文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的形式。例如：2023XZXZ01001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政部門代碼，“XZ01”表示行政文件類別代碼，“001”表示該類別文件的順序號。2.部門代碼：各部門根據(jù)學校規(guī)定統(tǒng)一分配代碼，如行政部門為“XZ”，教學部門為“JX”，財務部門為“CW”，人事部門為“RS”等。3.類別代碼：根據(jù)文件分類設置相應的類別代碼，如行政文件中的通知為“XZ01”，報告為“XZ02”等。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應明確主題、目的、內(nèi)容和要求，語言表達準確、簡潔、規(guī)范。2.起草部門應根據(jù)工作實際情況，認真調(diào)研，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容具有可行性和可操作性。3.涉及多個部門的文件，應由主辦部門負責起草，并與相關部門溝通協(xié)調(diào)，共同完成起草工作。（二）文件審核1.初審：文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否完整、準確，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。2.復審：初審通過后的文件，提交學校相關領導或部門進行復審。復審主要從文件的合法性、合規(guī)性、合理性等方面進行審查，提出修改意見和建議。3.終審：復審通過后的文件，報學校最高領導進行終審。終審通過后，文件方可正式發(fā)布。四、文件發(fā)布與傳達（一）文件發(fā)布1.經(jīng)終審通過的文件，由文件管理部門按照規(guī)定的格式和編號進行排版、印刷，并加蓋學校公章。2.文件發(fā)布應根據(jù)文件的性質(zhì)和范圍，選擇合適的發(fā)布方式，如內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布、紙質(zhì)文件發(fā)放、電子郵件發(fā)送等。（二）文件傳達1.文件管理部門應及時將發(fā)布的文件傳達給相關部門和人員，并做好簽收記錄。2.各部門收到文件后，應及時組織本部門人員學習和傳達，確保文件精神得到貫徹落實。3.對于重要文件，學校可組織專門的會議進行傳達和解讀，確保全體員工理解文件內(nèi)容和要求。五、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件及相關資料整理歸檔，交文件管理部門統(tǒng)一保管。2.歸檔文件應按照分類和編號順序進行排列，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。3.歸檔文件應編制詳細的目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（二）文件保管1.文件管理部門應設立專門的文件檔案室或文件柜，對歸檔文件進行妥善保管。2.文件檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件的安全。3.文件管理人員應定期對文件進行檢查和清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.文件保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。永久保管的文件包括學校的章程、重要會議紀要、財務審計報告等；長期保管的文件包括教學大綱、教材、員工檔案等；短期保管的文件包括一般性的通知、報告等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，可按照規(guī)定進行銷毀。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.學校內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應根據(jù)申請表提供相應的文件，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱文件名稱等。3.查閱文件時，查閱人應在文件管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將文件帶出檔案室或進行復制、拍照等行為。如需復制文件，應按照學校規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）文件借閱1.學校外部人員因特殊原因需要借閱學校文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交相關證明材料，經(jīng)學校領導批準后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門應對借閱人進行身份核實，并收取一定的押金，以確保文件按時歸還。3.借閱文件時，借閱人應與文件管理部門簽訂《文件借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務，以及違約責任。4.借閱期限屆滿后，借閱人應按時歸還所借文件。如因特殊原因需要延長借閱期限，應提前向文件管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.文件管理部門應定期對借閱文件進行催還和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.學校應加強對文件的保密管理，明確保密責任，對涉及學校機密的文件要嚴格保密。2.接觸機密文件的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾保守文件機密信息。3.機密文件的查閱和借閱應嚴格按照規(guī)定的程序進行審批，確保文件不被泄露。4.在文件的起草、審核、發(fā)布、傳達、歸檔、保管等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿后，文件管理部門應定期對需銷毀的文件進行清理和鑒定。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)學校領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.文件銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。八、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應定期對學校各部門的文件管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.學校領導可根據(jù)工作需要，對重要文件的管理情況進行專項檢查，確保文件管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評價1.將文件管理工作納入學