PAGE培訓機構采購部制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓機構采購部的工作流程，確保采購活動的合法性、規(guī)范性和高效性，保障培訓教學工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓機構采購部所有采購活動，包括但不限于教學設備采購、教材采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有供應商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購流程（一）需求申請1.各部門根據教學、辦公等實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、預算等信息。2.《采購申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至采購部。（二）需求審核1.采購部收到《采購申請表》后，對需求的合理性、必要性進行審核。2.對于金額較大或涉及重要教學設備的采購申請，采購部應組織相關部門進行聯(lián)合評審，確保采購決策的科學性。（三）供應商選擇1.采購部根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商名錄等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經營范圍、信譽狀況、產品質量等方面的審核。3.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評估，評估結果作為后續(xù)合作的參考依據。4.根據評估結果，選擇合適的供應商，并與之簽訂采購合同。（四）采購合同簽訂1.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部應妥善保管合同副本。（五）采購執(zhí)行1.采購部根據采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購物品的具體要求和交貨時間。2.采購人員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，確保按時、按質、按量交貨。3.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質量不符等，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并向部門負責人匯報。（六）驗收1.在采購物品到貨前，采購部應通知相關部門做好驗收準備工作。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收，重點檢查物品的數量、質量、規(guī)格等是否符合要求。3.驗收合格后，驗收人員應填寫《驗收報告》，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商協(xié)商解決，直至驗收合格為止。（七）付款1.采購部根據驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。2.付款申請應經采購部負責人、財務部門審核后，報公司領導審批。3.財務部門按照公司規(guī)定的付款方式和時間，及時支付貨款。三、采購預算管理（一）預算編制原則1.采購預算應根據培訓機構的發(fā)展規(guī)劃和實際需求進行編制，確保預算的科學性和合理性。2.預算編制應遵循“量入為出、收支平衡”的原則，避免盲目采購和浪費。3.采購預算應具有一定的彈性，以應對市場變化和突發(fā)情況。（二）預算編制流程1.每年末，采購部根據各部門提交的下一年度采購需求預測，結合公司的財務狀況和發(fā)展規(guī)劃，編制采購預算草案。2.采購預算草案經采購部負責人審核后，提交至財務部門進行匯總和審核。3.財務部門根據公司的整體預算安排，對采購預算草案進行調整和完善，形成正式的采購預算方案。4.采購預算方案經公司領導審批后，下達至各部門執(zhí)行。（三）預算執(zhí)行與控制1.采購部應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。3.財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別的全面性和準確性。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性和定量相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等，為風險應對提供依據。（三）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于市場風險，可通過加強市場調研、優(yōu)化采購計劃等方式進行應對；對于質量風險，應加強供應商管理和質量檢驗；對于供應商風險，可建立供應商備份機制；對于合同風險，應加強合同審核和管理。五、采購人員管理（一）人員招聘與培訓1.采購部應根據工作需要，制定合理的人員招聘計劃，招聘具有相關專業(yè)知識和工作經驗的采購人員。2.定期組織采購人員參加培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質，培訓內容包括采購法律法規(guī)、采購流程、談判技巧、供應商管理等方面。（二）績效考核1.建立采購人員績效考核制度，明確考核指標和考核標準。2.考核指標應包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質量保證、供應商管理等方面。3.定期對采購人員進行績效考核，考核結果與薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購人員提高工作績效。（三）廉潔自律1.采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。2.建立采購人員廉潔自律監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常監(jiān)督和管理，對違反廉潔自律規(guī)定的行為進行嚴肅處理。六、采購檔案管理（一）檔案分類采購檔案應按照采購項目進行分類，包括采購申請表、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購活動結束后，采購人員應及時將相關資料進行整理，確保資料的完整性和準確性。2.整理后的資料應按照檔案分類進行歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，便于查詢和管理。（三）檔案保管與查閱1.采購檔案應妥善保管，保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.如需查閱采購檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員應遵守檔案查