企業(yè)行政管理文件歸檔與保管標(biāo)準(zhǔn)流程一、適用情境本流程適用于企業(yè)各類行政管理文件從產(chǎn)生到最終銷毀的全生命周期管理，涵蓋日常辦公、年度總結(jié)、審計檢查、制度修訂等場景。具體包括：新制定或修訂的行政管理類文件（如制度、流程、通知）、部門間往來函件、會議紀(jì)要、證照復(fù)印件、內(nèi)部審批文件等；需長期保存或具有追溯價值的文件材料；因業(yè)務(wù)調(diào)整、部門撤銷等原因需移交保管的文件；以及審計、合規(guī)檢查等需要調(diào)閱的歷史文件。通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔與保管，保證文件完整、安全、可追溯，提升行政管理效率。二、操作流程詳解（一）文件產(chǎn)生與預(yù)處理文件起草與審核文件起草人需保證內(nèi)容符合企業(yè)規(guī)范，表述清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，附件齊全（如相關(guān)會議記錄、審批單等）。部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行初審，重點審核合規(guī)性、必要性及與其他制度的銜接性，審核通過后簽字確認(rèn)。文件編號與登記行政部統(tǒng)一對文件進(jìn)行編號，編號規(guī)則為：“部門簡稱-文件類型-年份-序號”（例如：行政部-制度-2023-001）。在《文件產(chǎn)生登記表》中記錄文件名稱、編號、起草人、審核人、形成日期、頁數(shù)、份數(shù)等信息，保證可追溯。（二）文件收集與分類定期收集月度收集：每月最后一個工作日，各部門指定專人將本月形成的行政管理文件（含電子版及紙質(zhì)版）整理后交至行政部。即時收集：對于重要文件（如重大會議紀(jì)要、緊急通知），需在文件形成后2個工作日內(nèi)提交行政部。文件分類按文件性質(zhì)分為：制度類（如《行政管理制度》《辦公設(shè)備管理辦法》）、流程類（如《文件審批流程》《會議組織流程》）、會議類（如年度工作會紀(jì)要、部門專題會紀(jì)要）、證照類（如營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書復(fù)印件）、合同類（如行政服務(wù)合同、采購合同）、其他類（如內(nèi)部通知、請示批復(fù)）。按保存期限分為：永久保存（如企業(yè)章程、重要制度）、長期保存（10年以上，如年度總結(jié)、審計報告）、短期保存（3-5年，如日常通知、會議記錄）。（三）文件整理與編目文件整理紙質(zhì)文件：去除訂書針、夾子等金屬物，對破損頁面進(jìn)行修補(bǔ)，按文件編號順序排序，使用無酸紙袋或文件夾封裝，在袋/文件夾封面標(biāo)注文件名稱、編號、頁數(shù)。電子文件：按“部門-文件類型-年份”建立文件夾，文件名與紙質(zhì)文件編號一致（例如：行政部-制度-2023-001.docx），格式統(tǒng)一為.docx、.pdf或.xlsx，避免使用特殊字符。文件編目行政部編制《文件歸檔清單》，包含序號、文件名稱、文件編號、形成部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置、備注（如“含附件”）等信息，按文件分類順序排列。電子文件同時建立電子索引，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或共享服務(wù)器實現(xiàn)快速檢索，索引字段與紙質(zhì)清單一致。（四）文件歸檔與保管歸檔移交紙質(zhì)文件：由行政部檔案管理員與各部門交接人共同清點核對文件數(shù)量、頁數(shù)及完整性，確認(rèn)無誤后在《文件歸檔交接單》上簽字，雙方各執(zhí)一份。電子文件：由各部門指定專人將整理好的電子文件至企業(yè)指定服務(wù)器（如OA系統(tǒng)檔案模塊），行政部管理員核對后確認(rèn)歸檔成功。保管要求紙質(zhì)文件保管：存放于專用檔案柜，檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。檔案柜內(nèi)按“分類-年份-編號”順序存放，標(biāo)簽清晰，每柜張貼《檔案柜存放目錄》。電子文件保管：定期備份：每月對電子檔案進(jìn)行全量備份，增量備份每周1次，備份介質(zhì)（如移動硬盤、云端存儲）需異地存放，保證數(shù)據(jù)安全。權(quán)限管理：電子文件查閱需通過OA系統(tǒng)申請，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后開放權(quán)限，禁止私自、外傳涉密文件。（五）文件借閱與利用借閱申請借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、編號、借閱事由、借閱期限、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。涉密文件（如未公開的制度、合同）需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，借閱范圍僅限與工作直接相關(guān)人員。借閱與歸還紙質(zhì)文件：檔案管理員核對申請表無誤后，將文件交予借閱人，借閱期限一般不超過3個工作日，特殊情況需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)延長。電子文件：借閱人在OA系統(tǒng)在線查閱，禁止打印，確需的需經(jīng)行政部審批并記錄用途。歸還時，檔案管理員檢查文件完整性（無涂改、缺頁），確認(rèn)無誤后在《文件借閱登記表》上記錄歸還日期，借閱人簽字確認(rèn)。（六）文件鑒定與銷毀定期鑒定每年12月，行政部組織檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成）對到期文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否仍有保存價值。銷毀流程對無保存價值的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、形成日期、保管期限、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審批后，方可銷毀。紙質(zhì)文件使用碎紙機(jī)銷毀，保證無法識別；電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），并刪除備份記錄。銷毀過程需有2人以上在場監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄保存期限不少于5年。三、配套工具表單（一）文件產(chǎn)生登記表序號文件名稱文件編號起草人審核人形成日期頁數(shù)份數(shù)備注1辦公用品管理辦法行政部-制度-2023-001*某*工2023-03-1583含附件（二）文件歸檔交接單移交部門移交人接收部門接收人文件名稱文件編號頁數(shù)份數(shù)移交日期備注行政部*某檔案室*工年度工作總結(jié)行政部-總結(jié)-2023-0011512023-12-20完整（三）文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期文件名稱文件編號借閱事由借閱期限用途部門負(fù)責(zé)人簽字*某財務(wù)部2023-05-10辦公采購流程行政部-流程-2023-002審計檢查2個工作日配合審計工作*工（四）文件銷毀審批表文件名稱文件編號形成日期保管期限數(shù)量銷毀原因申請人行政部負(fù)責(zé)人分管副總經(jīng)理銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)督人2022年通知文件行政部-通知-2022-0052022-12-013年20份保管期限已滿*某*工*總2023-12-25*某*工四、執(zhí)行要點提示責(zé)任明確各部門需指定1名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件收集、初步整理及移交；行政部設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)歸檔、保管、借閱及銷毀的全程管理。及時性要求文件形成后5個工作日內(nèi)完成初審，10個工作日內(nèi)提交行政部；月度文件需在次月5日前完成歸檔，避免文件積壓。完整性保障文件歸檔時需保證、附件、審批手續(xù)齊全，對缺失部分需及時補(bǔ)充；電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，避免版本混亂。保密管理涉密文件（如未公開制度、合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨存放，查閱權(quán)限嚴(yán)格控制，電子文件加密存儲，禁止通過私人