會議報告與總結(jié)撰寫制度會議報告與總結(jié)撰寫制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》等國家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)風(fēng)險管理指引》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理的若干規(guī)定》以及本公司實際運(yùn)營與管理需求，為規(guī)范會議報告與總結(jié)撰寫工作，提升管理決策效率，防控專項風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)治理水平提升而制定。本制度旨在明確會議報告與總結(jié)撰寫的政策依據(jù)、適用范圍、核心術(shù)語定義及管理原則，確保相關(guān)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與高效化，為公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供有力支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司各部門在開展業(yè)務(wù)活動、執(zhí)行管理決策過程中形成的各類會議記錄、會議紀(jì)要、專題報告及工作總結(jié)，均須遵循本制度執(zhí)行。具體適用場景包括但不限于：公司董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營決策會議、部門內(nèi)部例會、專項工作研討會、項目評審會、危機(jī)處理會議等各類會議的成果轉(zhuǎn)化；年度、季度、月度工作報告與總結(jié)；專項任務(wù)執(zhí)行情況匯報；管理評審報告等。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“會議報告”指根據(jù)會議記錄或會議紀(jì)要，系統(tǒng)整理、提煉會議主要議題、議定事項、落實責(zé)任及后續(xù)工作要求，形成書面文件，用于向上級匯報、向下級傳達(dá)或存檔備查的管理文書。其核心特征在于基于會議的即時性、互動性成果，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、條理化、正式化的書面呈現(xiàn)。（二）“會議總結(jié)”指對特定時期內(nèi)、某一領(lǐng)域或某項業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面回顧、分析、評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，明確存在問題，提出改進(jìn)措施，形成書面報告的管理文書。其核心特征在于基于過往實踐，進(jìn)行歸納性、反思性、前瞻性的書面呈現(xiàn)。（三）“專項管理”指針對公司經(jīng)營管理中的特定領(lǐng)域或關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實施系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化的管控活動，旨在防范化解風(fēng)險、提升管理效能、確保合規(guī)運(yùn)營。在本制度語境下，會議報告與總結(jié)撰寫是專項管理的重要組成部分，是信息傳遞、風(fēng)險預(yù)警、績效評估、持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵工具。第四條專項管理（會議報告與總結(jié)撰寫）應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：確保所有應(yīng)撰寫會議報告與總結(jié)的會議及工作事項均納入制度規(guī)范管理，實現(xiàn)無死角、無遺漏的覆蓋。（二）“責(zé)任到人”原則：明確各層級、各崗位在報告與總結(jié)撰寫、審核、簽發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的職責(zé)，確保責(zé)任主體清晰、責(zé)任邊界明確。（三）“風(fēng)險導(dǎo)向”原則：將風(fēng)險防控貫穿于報告與總結(jié)撰寫的全過程，重點(diǎn)關(guān)注信息失真、決策失誤、管理漏洞等潛在風(fēng)險，強(qiáng)化風(fēng)險識別、評估與應(yīng)對。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則：建立動態(tài)管理機(jī)制，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、制度執(zhí)行效果，持續(xù)優(yōu)化報告與總結(jié)的撰寫標(biāo)準(zhǔn)、流程、方法及管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司整體會議報告與總結(jié)撰寫工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)首要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)審定重大報告與總結(jié)的撰寫方向、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及關(guān)鍵內(nèi)容。其主要職責(zé)包括：領(lǐng)導(dǎo)專項管理工作體系建設(shè)；審定與本制度相關(guān)的重大管理制度；督促檢查各部門、下屬單位專項管理工作的落實情況；對公司重大決策、重要工作的報告與總結(jié)進(jìn)行最終把關(guān)。第六條公司分管相關(guān)負(fù)責(zé)人對會議報告與總結(jié)撰寫工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、推動專項管理工作的具體實施。其主要職責(zé)包括：組織制定和完善專項管理制度；指導(dǎo)各部門、下屬單位開展專項管理工作；審批一般性報告與總結(jié)；協(xié)調(diào)解決專項管理工作中出現(xiàn)的重大問題；定期向主要負(fù)責(zé)人匯報專項管理工作進(jìn)展。第七條設(shè)立公司專項管理（會議報告與總結(jié)撰寫）領(lǐng)導(dǎo)小組，作為專項管理工作的最高決策與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人及各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱，例如：辦公室或內(nèi)控部]，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組日常事務(wù)及專項管理工作的具體執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司全局的會議報告與總結(jié)撰寫工作，協(xié)調(diào)解決跨部門、跨單位的重大問題，確保專項管理工作的系統(tǒng)性、協(xié)同性。2.決策審批：負(fù)責(zé)審議、審批公司級重大會議報告、專項工作總結(jié)等關(guān)鍵管理文書，對報告與總結(jié)的內(nèi)容、格式、質(zhì)量進(jìn)行最終把關(guān)。3.監(jiān)督評價：負(fù)責(zé)建立專項管理工作的監(jiān)督評價機(jī)制，定期對各層級、各部門、各單位專項管理工作的執(zhí)行情況、效果進(jìn)行評估，提出改進(jìn)要求。4.制度建設(shè)：負(fù)責(zé)組織研究制定、修訂和完善專項管理制度體系，推動專項管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第八條牽頭部門（例如：辦公室或內(nèi)控部）作為專項管理工作的主要責(zé)任部門，承擔(dān)以下職責(zé)：1.制度建設(shè)：負(fù)責(zé)牽頭制定、修訂和完善專項管理制度及操作細(xì)則，明確報告與總結(jié)的撰寫規(guī)范、審核流程、簽發(fā)權(quán)限、歸檔要求等。2.風(fēng)險識別：負(fù)責(zé)組織識別、評估會議報告與總結(jié)撰寫過程中的潛在風(fēng)險，如信息失真風(fēng)險、流程延誤風(fēng)險、責(zé)任落實不到位風(fēng)險等，并提出防范措施。3.監(jiān)督考核：負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門、下屬單位專項管理制度的執(zhí)行情況，對報告與總結(jié)的質(zhì)量進(jìn)行抽查，建立考核評價體系，并將考核結(jié)果與績效管理掛鉤。4.培訓(xùn)宣貫：負(fù)責(zé)組織對全體員工進(jìn)行專項管理制度的培訓(xùn)宣貫，提升員工對專項管理重要性的認(rèn)識，掌握報告與總結(jié)的撰寫要求和方法。第九條專責(zé)部門（例如：財務(wù)部、法務(wù)部、審計部等）根據(jù)其業(yè)務(wù)領(lǐng)域和職責(zé)分工，承擔(dān)以下專項管理職責(zé)：1.業(yè)務(wù)合規(guī)審核：負(fù)責(zé)對涉及本部門專業(yè)領(lǐng)域的會議報告與總結(jié)內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性審核，確保報告與總結(jié)的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部管理制度的要求。例如，財務(wù)部負(fù)責(zé)審核涉及資金審批、預(yù)算執(zhí)行、稅務(wù)繳納等內(nèi)容的報告與總結(jié)的合規(guī)性；法務(wù)部負(fù)責(zé)審核涉及合同簽訂、法律風(fēng)險、知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容的報告與總結(jié)的合規(guī)性；審計部負(fù)責(zé)對報告與總結(jié)的真實性、準(zhǔn)確性進(jìn)行獨(dú)立監(jiān)督和評價。2.流程優(yōu)化：負(fù)責(zé)參與研究優(yōu)化涉及本部門專業(yè)領(lǐng)域的報告與總結(jié)撰寫流程，引入先進(jìn)的管理工具和方法，提升工作效率和質(zhì)量。3.風(fēng)險處置：負(fù)責(zé)協(xié)助牽頭部門對報告與總結(jié)撰寫過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為、風(fēng)險問題進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改建議，并跟蹤落實。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位作為專項管理工作的具體執(zhí)行單位，承擔(dān)以下職責(zé)：1.落實要求：負(fù)責(zé)按照本制度及各部門、各單位的具體要求，認(rèn)真組織開展本領(lǐng)域、本單位的會議報告與總結(jié)撰寫工作，確保按時、按質(zhì)、按量完成各項報告與總結(jié)任務(wù)。2.風(fēng)險防控：負(fù)責(zé)在本部門、本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開展日常風(fēng)險防控工作，加強(qiáng)對報告與總結(jié)內(nèi)容真實性的審核把關(guān)，防止信息失真、瞞報、漏報等問題發(fā)生。3.日常管理：負(fù)責(zé)建立本部門、本單位報告與總結(jié)的日常管理制度，明確撰寫責(zé)任人、審核責(zé)任人、簽發(fā)責(zé)任人，做好報告與總結(jié)的收集、整理、歸檔工作。4.持續(xù)改進(jìn)：負(fù)責(zé)根據(jù)牽頭部門、專責(zé)部門提出的意見和建議，持續(xù)改進(jìn)本部門、本單位報告與總結(jié)的撰寫質(zhì)量和管理水平。第十一條基層執(zhí)行崗作為專項管理工作的最終執(zhí)行者，承擔(dān)以下合規(guī)操作責(zé)任：1.崗位合規(guī)承諾：每位員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守專項管理制度，在崗位上做出合規(guī)承諾，保證所提交的報告與總結(jié)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，無任何虛假陳述、隱瞞信息或誤導(dǎo)性信息。2.風(fēng)險上報義務(wù)：員工在撰寫、審核報告與總結(jié)過程中，如發(fā)現(xiàn)任何潛在風(fēng)險或問題，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門或牽頭部門報告，不得隱瞞不報或拖延報告。3.規(guī)范操作：員工應(yīng)嚴(yán)格按照制度要求和相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行報告與總結(jié)的撰寫、審核、提交等工作，確保操作規(guī)范、流程順暢。第三章專項管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會議記錄規(guī)范。會議記錄應(yīng)完整記錄會議的時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、缺席人員、會議議題、發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、議定事項、落實責(zé)任人及完成時限等關(guān)鍵信息。會議記錄應(yīng)做到要素齊全、記錄準(zhǔn)確、條理清晰、字跡工整，不得涂改、刪減或偽造。會議記錄應(yīng)由會議記錄員簽字確認(rèn)，并按會議性質(zhì)和重要性確定保管期限。第十三條會議紀(jì)要規(guī)范。會議紀(jì)要應(yīng)在會議記錄的基礎(chǔ)上，進(jìn)行系統(tǒng)整理、提煉和概括，突出會議的主要精神、議定事項、落實責(zé)任及后續(xù)工作要求。會議紀(jì)要應(yīng)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰、語言精練、重點(diǎn)突出，避免使用口語化、情緒化的表達(dá)。會議紀(jì)要應(yīng)由主持人審閱，并按規(guī)定程序簽發(fā)。重要會議紀(jì)要應(yīng)存檔備查，并按需向下級傳達(dá)。第十四條采購領(lǐng)域供應(yīng)商盡職調(diào)查報告規(guī)范。采購領(lǐng)域的供應(yīng)商盡職調(diào)查報告應(yīng)全面評估供應(yīng)商的資質(zhì)、能力、信譽(yù)、財務(wù)狀況、法律風(fēng)險等，確保供應(yīng)商符合公司采購要求。報告應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、資質(zhì)證明、業(yè)績評估、財務(wù)分析、風(fēng)險評估、合規(guī)性審查等內(nèi)容。嚴(yán)禁隱瞞供應(yīng)商不良記錄、虛假夸大供應(yīng)商能力等行為。第十五條采購領(lǐng)域招標(biāo)流程規(guī)范。招標(biāo)流程規(guī)范報告應(yīng)詳細(xì)記錄招標(biāo)項目的立項、招標(biāo)文件編制、招標(biāo)公告發(fā)布、投標(biāo)單位資格審查、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)的操作情況。報告應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注招標(biāo)過程的合規(guī)性、公平性、公正性，確保招標(biāo)結(jié)果符合公司采購需求。嚴(yán)禁任何形式的利益輸送、違規(guī)操作等行為。第十六條財務(wù)領(lǐng)域資金審批權(quán)限規(guī)范。財務(wù)領(lǐng)域的資金審批權(quán)限報告應(yīng)明確資金審批的權(quán)限設(shè)置、審批流程、審批標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。報告應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注資金審批的合規(guī)性、合理性，確保資金使用符合公司財務(wù)管理制度。嚴(yán)禁越權(quán)審批、超額審批、違規(guī)使用資金等行為。第十七條財務(wù)領(lǐng)域稅務(wù)合規(guī)要求報告規(guī)范。財務(wù)領(lǐng)域的稅務(wù)合規(guī)要求報告應(yīng)詳細(xì)說明公司納稅申報的依據(jù)、程序、方法等內(nèi)容，確保公司依法納稅。報告應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注稅務(wù)政策的理解和執(zhí)行、稅務(wù)風(fēng)險的識別和防范，確保公司稅務(wù)處理的合規(guī)性。嚴(yán)禁偷稅漏稅、虛開發(fā)票等違法行為。第十八條數(shù)據(jù)領(lǐng)域信息泄露風(fēng)險防控報告規(guī)范。數(shù)據(jù)領(lǐng)域的風(fēng)險防控報告應(yīng)全面評估公司信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的信息泄露風(fēng)險，并提出相應(yīng)的防控措施。報告應(yīng)包括風(fēng)險評估、風(fēng)險點(diǎn)識別、風(fēng)險應(yīng)對策略、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。嚴(yán)禁泄露公司商業(yè)秘密、客戶信息等行為。第十九條安全領(lǐng)域隱患排查要求報告規(guī)范。安全領(lǐng)域的隱患排查報告應(yīng)詳細(xì)記錄安全隱患的排查范圍、排查方法、排查結(jié)果、整改措施等內(nèi)容。報告應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注安全隱患的及時識別、有效整改，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的安全。嚴(yán)禁忽視安全隱患、虛假整改等行為。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動態(tài)更新機(jī)制。專項管理制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、集團(tuán)母公司規(guī)定以及公司實際情況的變化，及時進(jìn)行修訂和完善。牽頭部門應(yīng)每年至少組織開展一次制度評估，根據(jù)評估結(jié)果提出修訂建議。專責(zé)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時提出制度修訂需求。制度修訂應(yīng)經(jīng)過公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人審批，并按程序發(fā)布實施。制度修訂過程應(yīng)有充分論證，確保修訂內(nèi)容的科學(xué)性、合理性、可行性。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制。公司應(yīng)建立專項風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制，定期開展專項風(fēng)險排查。風(fēng)險排查應(yīng)由牽頭部門組織，專責(zé)部門參與，業(yè)務(wù)部門及下屬單位配合，對會議報告與總結(jié)撰寫過程中的潛在風(fēng)險進(jìn)行全面識別和評估。風(fēng)險排查應(yīng)形成風(fēng)險清單，明確風(fēng)險等級、風(fēng)險描述、風(fēng)險責(zé)任單位等。對重大風(fēng)險，應(yīng)發(fā)布預(yù)警通知，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險排查結(jié)果應(yīng)定期向公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人報告。第十四條合規(guī)審查機(jī)制。將專項審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)活動的合規(guī)性。合規(guī)審查應(yīng)由專責(zé)部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門及下屬單位配合。合規(guī)審查的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：會議報告與總結(jié)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性；業(yè)務(wù)活動的合規(guī)性、合理性；風(fēng)險防控措施的有效性等。未經(jīng)合規(guī)審查的業(yè)務(wù)活動不得實施。合規(guī)審查結(jié)果應(yīng)形成記錄，并存檔備查。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制。對識別出的風(fēng)險，應(yīng)根據(jù)風(fēng)險等級制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)應(yīng)對，重大風(fēng)險由牽頭部門、專責(zé)部門負(fù)責(zé)應(yīng)對。風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。風(fēng)險應(yīng)對過程應(yīng)有明確的責(zé)任主體、應(yīng)對措施、完成時限等。風(fēng)險應(yīng)對結(jié)果應(yīng)定期向公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人報告。對重大風(fēng)險事件，應(yīng)啟動應(yīng)急預(yù)案，確保事件得到及時有效處置。第十六條責(zé)任追究機(jī)制。對違反專項管理制度的行為，應(yīng)根據(jù)違規(guī)情形、后果嚴(yán)重程度，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任追究的方式包括但不限于：批評教育、通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、紀(jì)律處分等。責(zé)任追究應(yīng)依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到有據(jù)可依、公平公正。責(zé)任追究結(jié)果應(yīng)定期向公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人報告，并作為績效考核的依據(jù)。第十七條評估改進(jìn)機(jī)制。公司應(yīng)建立專項管理體系有效性評估機(jī)制，定期對專項管理工作的執(zhí)行情況、效果進(jìn)行評估。評估應(yīng)由牽頭部門組織，專責(zé)部門參與，業(yè)務(wù)部門及下屬單位配合。評估內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：制度執(zhí)行情況、風(fēng)險防控效果、工作效率提升情況、員工滿意度等。評估結(jié)果應(yīng)形成報告，并提出改進(jìn)建議。公司應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，持續(xù)優(yōu)化專項管理體系，提升專項管理水平。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障。公司各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視專項管理工作，將其作為一項重要職責(zé)，親自部署、親自推動、親自監(jiān)督。各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)帶頭遵守專項管理制度，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。牽頭部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門、下屬單位的指導(dǎo)和支持，幫助解決專項管理工作中遇到的困難和問題。第十九條考核激勵機(jī)制。將專項合規(guī)情況納入部門及個人的年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。對在專項管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰獎勵；對違反專項管理制度的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任?？己私Y(jié)果應(yīng)定期向公司主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人報告，并作為干部選拔任用、績效工資分配的重要依據(jù)。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。公司應(yīng)分層級開展專項管理培訓(xùn)，提高員工對專項管理重要性的認(rèn)識，掌握報告與總結(jié)的撰寫要求和方法。管理層培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重于合規(guī)履職、風(fēng)險管理等內(nèi)容；一線員工培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重于操作規(guī)范、流程執(zhí)行等內(nèi)容。公司應(yīng)通過多種渠道開展專項