會議召開與通知發(fā)布制度會議召開與通知發(fā)布制度會議是企業(yè)管理活動的重要載體，科學規(guī)范的會議召開與通知發(fā)布制度有助于提升決策效率、強化內(nèi)部溝通、保障工作有序開展。為適應公司治理現(xiàn)代化要求，防控管理風險，特制定本制度。---第一章總則第一條制度制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)，結合《[集團母公司名稱]關于規(guī)范會議管理的指導意見》及公司內(nèi)部風險防控需求，旨在明確會議召開與通知發(fā)布的程序、職責及要求，防范管理風險，提高運營效率。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營管理會議及專項工作協(xié)調(diào)會議均須遵守本制度。涉及子公司管理、外部合作方參與會議的，應參照本制度執(zhí)行，并確保符合相關法律法規(guī)及合作協(xié)議約定。第三條核心術語定義1.會議專項管理：指公司對會議類型、流程、風險、資源等要素的系統(tǒng)性管控，包括會議分類、審批權限、通知規(guī)范、效果評估等，旨在實現(xiàn)會議管理的標準化、規(guī)范化、高效化。2.會議風險：指因會議組織不力、決策失誤、信息泄露等原因導致的管理風險、合規(guī)風險或運營風險，如會議通知延遲、議程失控、決議執(zhí)行偏差等。3.合規(guī)要求：指會議召開與通知發(fā)布必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部制度，確保程序合法、內(nèi)容合規(guī)、責任明確。4.分級管控：指根據(jù)會議層級、重要性、參與范圍等要素，區(qū)分管理權限與責任主體，實施差異化管控措施。第四條專項管理核心原則1.全面覆蓋：會議管理覆蓋公司所有層級、類型及場景，確保無遺漏、無空白。2.責任到人：明確會議發(fā)起、組織、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的責任主體，避免職責交叉或真空。3.風險導向：以風險防控為核心，強化過程管理，防范會議風險轉化為實際損失。4.持續(xù)改進：定期評估會議管理效果，優(yōu)化流程與機制，提升管理效能。---第二章管理組織機構與職責第五條決策層職責公司主要負責人對會議管理負總責，統(tǒng)籌制度制定、風險防控及考核監(jiān)督；分管領導為直接責任人，負責分管領域會議的審批、資源配置及異常事件處置。第六條專項管理領導小組設立“會議管理專項領導小組”（以下簡稱“領導小組”），由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，各部門負責人為成員。領導小組職責包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：制定會議管理制度，協(xié)調(diào)跨部門會議資源。2.決策審批：審議重大會議的召開方案、預算及議題。3.監(jiān)督評價：定期檢查會議管理落實情況，提出優(yōu)化建議。第七條部門職責劃分1.牽頭部門（綜合管理部）：-負責會議管理制度建設、流程優(yōu)化、培訓宣貫；-審核會議通知的合規(guī)性、及時性；-統(tǒng)計分析會議效率，提出改進措施。2.專責部門（法務部、內(nèi)審部）：-負責會議決策的合規(guī)審核，監(jiān)督會議決議執(zhí)行；-識別會議風險，提出防控建議；-參與重大會議的監(jiān)督，出具評估報告。3.業(yè)務部門/下屬單位：-負責本領域會議的日常組織，落實會議通知要求；-開展會議風險自查，及時上報異常情況；-落實會議決議，跟蹤執(zhí)行效果。第八條基層執(zhí)行崗責任1.崗位合規(guī)承諾：所有參與會議的崗位人員須簽署《會議合規(guī)承諾書》，明確保密義務、決策責任等。2.風險上報義務：發(fā)現(xiàn)會議通知延遲、議程偏離、決策不當?shù)葐栴}，須立即向部門負責人及牽頭部門報告。---第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條會議分類與審批權限會議分為以下類型，按權限分級審批：1.戰(zhàn)略決策會議（如董事會、年度經(jīng)營會）：需公司主要負責人審批，法務部、內(nèi)審部全程監(jiān)督。2.專項工作協(xié)調(diào)會（如項目啟動會）：需分管領導審批，部門負責人復核。3.部門內(nèi)部會議：由部門負責人審批，報牽頭部門備案。第十條會議通知規(guī)范1.通知內(nèi)容：會議時間、地點、議題、參會人員、資料準備、請假要求等，須明確具體。2.通知時限：-重大會議提前7個工作日發(fā)布通知；-一般會議提前3個工作日發(fā)布通知；-緊急會議即時通知，并補充說明理由。3.通知方式：通過公司內(nèi)部郵件、即時通訊工具或公告欄發(fā)布，確保全員知曉。第十一條會議議程管控1.議題前置審核：會議議程須提前提交牽頭部門，法務部審核合規(guī)性。2.會議時長控制：戰(zhàn)略會議不超過4小時，專項會議不超過2小時，部門會議不超過1小時。3.決議跟蹤：會議決議須明確責任部門及完成時限，牽頭部門定期督辦。第十二條會議資料管理1.資料準備：會議資料須提前1天分發(fā)，確保內(nèi)容完整、準確。2.保密要求：涉密會議資料需專人保管，會后銷毀或歸檔。3.電子化存檔：會議錄音、錄像、決議等需電子化存檔，保存期限不少于3年。第十三條會議風險防控1.決策風險：重大會議決議須經(jīng)多層級論證，必要時引入外部專家評估。2.信息泄露風險：涉密會議須設置物理隔離或技術防護措施，參會人員簽署保密協(xié)議。3.執(zhí)行偏差風險：決議執(zhí)行情況納入部門績效考核，定期開展專項檢查。第十四條關聯(lián)交易管控1.回避原則：涉及關聯(lián)交易的會議，關聯(lián)方須回避表決。2.利益沖突披露：關聯(lián)方須提前聲明利益關系，會議記錄須注明回避情況。3.審計監(jiān)督：關聯(lián)交易會議決議須接受內(nèi)審部專項審計。第十五條緊急會議處置1.啟動條件：遇突發(fā)事件（如危機公關、重大經(jīng)營調(diào)整）需召開緊急會議。2.流程簡化：可臨時調(diào)整審批權限，但須事后補辦手續(xù)。3.責任追溯：緊急會議決議執(zhí)行不當?shù)模殗烂C追究相關責任。---第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制牽頭部門每年結合法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整，修訂會議管理制度，報領導小組審批后實施。重大調(diào)整須發(fā)布專項通知。第十七條風險識別預警機制1.定期排查：每季度開展會議風險排查，形成《會議風險清單》。2.分級評估：按風險等級（高、中、低）發(fā)布預警通知，明確防控措施。3.應急演練：針對重大風險場景（如會議資料泄露），組織應急演練。第十八條合規(guī)審查機制1.嵌入流程：會議通知發(fā)布前須通過合規(guī)審查，不符合要求的不得發(fā)布。2.“未經(jīng)審查不得實施”原則：任何會議決議未通過合規(guī)審查的，禁止執(zhí)行。3.責任聯(lián)動：審查不力或違規(guī)操作的，追究牽頭部門及審查人員責任。第十九條風險應對機制1.一般風險處置：由業(yè)務部門/下屬單位自主解決，報牽頭部門備案。2.重大風險處置：啟動專項調(diào)查，領導小組協(xié)調(diào)處置，必要時上報上級單位。3.應急流程：涉及違規(guī)決策的，立即啟動整改程序，并追究責任。第二十條責任追究機制1.違規(guī)情形：會議通知遲延、資料造假、決議執(zhí)行不力等，視情節(jié)輕重處罰。2.處罰標準：輕微違規(guī)通報批評，重大違規(guī)取消評優(yōu)資格，涉嫌違紀的移交紀檢監(jiān)察部門。3.結果運用：處罰結果納入績效考核，并與晉升、薪酬掛鉤。第二十一條評估改進機制1.定期評估：每年開展會議管理效果評估，形成《評估報告》。2.問題整改：針對評估發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改計劃并跟蹤落實。3.持續(xù)優(yōu)化：引入數(shù)字化工具（如會議管理系統(tǒng)），提升管理效率。---第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障1.領導責任：各級領導須帶頭落實會議管理要求，定期聽取匯報。2.考核協(xié)同：將會議管理納入年度考核，與部門績效、個人評優(yōu)掛鉤。第二十三條考核激勵機制1.正向激勵：對會議組織高效、風險防控出色的部門/個人予以獎勵。2.反向約束：對會議管理混亂的部門，扣減年度預算或取消評優(yōu)資格。第二十四條培訓宣傳機制1.管理層培訓：每年開展會議管理專題培訓，提升履職能力。2.一線員工培訓：新員工入職須接受會議合規(guī)培訓，簽訂培訓記錄。3.宣傳引導：通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等普及會議管理知識。第二十五條信息化支撐1.系統(tǒng)工具：推廣“會議管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)通知自動發(fā)布、資料電子化、決議跟蹤化。2.數(shù)據(jù)監(jiān)控：通過系統(tǒng)實時監(jiān)控會議效率、風險事件，生成分析報告。第二十六條文化建設1.合規(guī)手冊：發(fā)布《會議合規(guī)手冊》，覆蓋所有環(huán)節(jié)操作規(guī)范。2.承諾書制度：全體參會人員須簽署《會議合規(guī)承諾書》，強化責任意識。3.典型宣傳：樹立會議管理標桿案例，營造全員合規(guī)氛圍。第二十七條報告制度1.風險事件報告：重大會議風險事件須在2小時內(nèi)上報領導小組，次日提交專項報告。2.年度報告：每年12月31日前提交《會議管理年度報告》，內(nèi)容包括：