采購申請(qǐng)審批流程表及采購清單模板工具指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部需規(guī)范采購行為的場(chǎng)景，涵蓋辦公設(shè)備采購、生產(chǎn)物料采購、服務(wù)外包采購、固定資產(chǎn)添置等多種類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與清單模板，可實(shí)現(xiàn)采購需求清晰化、審批責(zé)任明確化、采購過程透明化，有效避免重復(fù)采購、超預(yù)算采購及流程不規(guī)范等問題，同時(shí)提升采購效率與成本控制能力，保證采購活動(dòng)合規(guī)、高效運(yùn)行。二、全流程操作指南第一步：采購需求發(fā)起與清單填寫操作主體：采購申請(qǐng)人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目實(shí)際需要，確定需采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息。填寫《采購清單模板》（詳見第三部分）：逐項(xiàng)填寫物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途說明、供應(yīng)商意向（若有）等信息，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。附件準(zhǔn)備：如需技術(shù)參數(shù)、圖紙、報(bào)價(jià)單等支撐材料，需一并整理作為附件。完成時(shí)限：需求確定后1個(gè)工作日內(nèi)完成清單填寫與附件準(zhǔn)備。第二步：部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：審核采購必要性：核對(duì)采購需求是否與部門年度計(jì)劃、工作目標(biāo)匹配，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。審核清單合理性：檢查物品規(guī)格、數(shù)量是否滿足實(shí)際需求，預(yù)估單價(jià)是否與市場(chǎng)行情基本一致，總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。審批意見：符合要求的，在《采購申請(qǐng)審批流程表》中簽署“同意”意見并簽字；不符合要求的，注明理由退回申請(qǐng)人修改。完成時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。第三步：采購部門復(fù)核操作主體：采購部門專員*操作內(nèi)容：合規(guī)性檢查：核對(duì)采購申請(qǐng)是否符合公司采購管理制度（如是否屬于集中采購目錄、是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)等）。市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)清單中的物品進(jìn)行初步市場(chǎng)詢價(jià)（至少2家供應(yīng)商），核實(shí)預(yù)估單價(jià)的合理性，若有較大偏差需與申請(qǐng)人溝通調(diào)整。資源匹配：確認(rèn)現(xiàn)有庫存是否可滿足部分需求，避免重復(fù)采購。復(fù)核意見：合規(guī)且價(jià)格合理的，簽署“同意采購”意見；存在問題的，提出修改建議并退回申請(qǐng)人或部門負(fù)責(zé)人。完成時(shí)限：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核。第四步：財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核操作主體：財(cái)務(wù)部門經(jīng)理*操作內(nèi)容：預(yù)算核對(duì)：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查詢采購項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的年度預(yù)算、季度預(yù)算額度，確認(rèn)采購金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)。資金來源：核實(shí)預(yù)算是否已落實(shí)，如需追加預(yù)算，需同步提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。審批意見：預(yù)算充足且合規(guī)的，簽署“同意”意見；預(yù)算不足的，注明“需追加預(yù)算”并退回申請(qǐng)人；超預(yù)算且無合理說明的，簽署“不同意”意見。完成時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。第五步：最終審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理/院長(zhǎng)（根據(jù)采購金額及權(quán)限劃分確定）操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核：對(duì)大額采購（如單筆超5萬元）、關(guān)鍵設(shè)備采購或特殊服務(wù)采購，重點(diǎn)審核采購需求的戰(zhàn)略價(jià)值、成本效益及風(fēng)險(xiǎn)控制。權(quán)限審批：根據(jù)公司審批權(quán)限表，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署“批準(zhǔn)”或“否決”意見；超出權(quán)限的，需按層級(jí)上報(bào)至更高領(lǐng)導(dǎo)審批。結(jié)果反饋：審批通過后，將流程表反饋至采購部門；審批不通過的，注明理由并退回至發(fā)起部門。完成時(shí)限：收到申請(qǐng)后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（根據(jù)審批層級(jí)調(diào)整）。第六步：采購執(zhí)行與歸檔操作主體：采購部門專員*、申請(qǐng)人操作內(nèi)容：供應(yīng)商選擇：審批通過后，采購部門按制度組織供應(yīng)商比價(jià)、談判或招標(biāo)，確定最終供應(yīng)商并簽訂采購合同。物品驗(yàn)收：物品到貨后，申請(qǐng)人聯(lián)合使用部門、采購部門共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，填寫《驗(yàn)收單》。資料歸檔：采購申請(qǐng)表、審批流程表、采購清單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等資料整理成冊(cè)，由采購部門統(tǒng)一歸檔保存（保存期限不少于3年）。完成時(shí)限：審批通過后按合同約定執(zhí)行，驗(yàn)收后2個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。三、模板工具展示（一）采購申請(qǐng)審批流程表環(huán)節(jié)操作人操作內(nèi)容完成時(shí)限審批意見/簽字備注申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)人*填寫清單、準(zhǔn)備附件，提交審批Day1-需求說明清晰部門初審部門負(fù)責(zé)人*審核必要性、合理性、預(yù)算Day2______________-采購復(fù)核采購專員*合規(guī)性檢查、市場(chǎng)詢價(jià)、庫存核對(duì)Day3-4______________保留詢價(jià)記錄財(cái)務(wù)預(yù)算審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*預(yù)算核對(duì)、資金來源確認(rèn)Day5______________預(yù)算編號(hào)____最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理權(quán)限內(nèi)審批、重點(diǎn)審核Day6-8______________金額______元采購執(zhí)行采購專員*供應(yīng)商選擇、合同簽訂審批通過后-合同編號(hào)____物品驗(yàn)收申請(qǐng)人/使用部門現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、填寫驗(yàn)收單到貨后1天______________驗(yàn)收合格____資料歸檔采購部門*整理全套資料存檔驗(yàn)收后2天-檔案編號(hào)____（二）采購清單模板序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明供應(yīng)商意向（名稱/聯(lián)系方式）備注1筆記本電腦i5/16G/512G臺(tái)25,00010,000市場(chǎng)部日常辦公科技公司（）-2辦公椅人體工學(xué)款把38002,400新員工入職使用-需帶扶手3軟件服務(wù)年度OA系統(tǒng)維護(hù)項(xiàng)115,00015,000系統(tǒng)運(yùn)行保障軟件公司（1395678）含3次上門培訓(xùn)…………合計(jì)-----27,400---四、使用要點(diǎn)提示信息真實(shí)準(zhǔn)確：采購清單中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求完全一致，預(yù)估單價(jià)應(yīng)基于市場(chǎng)調(diào)研，避免虛高或漏報(bào)。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照公司權(quán)限劃分表執(zhí)行審批流程，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程，保證每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。預(yù)算剛性控制：無預(yù)算或超預(yù)算的采購需提前履行預(yù)算調(diào)整程序，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”或擅自調(diào)整預(yù)算用途。清單細(xì)節(jié)完整：對(duì)于技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的物品（如設(shè)備、軟件），需在“規(guī)格型號(hào)”欄注明詳細(xì)參數(shù)要求；服