采購(gòu)訂單審核規(guī)范流程模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景二、審核流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)責(zé)任主體：采購(gòu)需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、日常消耗等），填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、期望交付日期、預(yù)算金額及用途說(shuō)明。需求部門負(fù)責(zé)人（如*剛）對(duì)需求的必要性及合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（含需求部門負(fù)責(zé)人簽字）。（二）訂單創(chuàng)建與初步審核責(zé)任主體：采購(gòu)部門（采購(gòu)專員*明）。操作內(nèi)容：采購(gòu)專員收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，核對(duì)需求的完整性（如是否明確規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等），并與需求部門溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)。根據(jù)需求信息，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單，錄入供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）、采購(gòu)明細(xì)（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額）、交付條款（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、付款條件等關(guān)鍵內(nèi)容。對(duì)訂單的供應(yīng)商資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）進(jìn)行初步核查，保證供應(yīng)商符合公司準(zhǔn)入要求。輸出成果：采購(gòu)訂單（系統(tǒng)版）、供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)印件（歸檔用）。（三）財(cái)務(wù)合規(guī)性審查責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)主管*華）。操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)訂單后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：預(yù)算匹配性：采購(gòu)金額是否在需求部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否已按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整審批流程；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)公允價(jià)，確認(rèn)單價(jià)是否符合公司定價(jià)策略或比價(jià)結(jié)果；付款條件：是否與公司財(cái)務(wù)政策一致，如預(yù)付款比例、賬期等是否合規(guī)；稅務(wù)信息：供應(yīng)商納稅人類型（一般納稅人/小規(guī)模納稅人）是否準(zhǔn)確，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）是否符合財(cái)務(wù)入賬要求。審核通過(guò)后，在訂單上簽署“財(cái)務(wù)合規(guī)通過(guò)”意見(jiàn)；不通過(guò)則注明原因并退回采購(gòu)部門修改。輸出成果：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)（書面或系統(tǒng)備注）。（四）業(yè)務(wù)部門復(fù)核責(zé)任主體：需求部門（需求負(fù)責(zé)人剛）、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人強(qiáng)。操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人復(fù)核采購(gòu)訂單與需求的匹配度，確認(rèn)物料規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等是否符合業(yè)務(wù)要求，避免“錯(cuò)采”“漏采”。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核訂單的采購(gòu)策略執(zhí)行情況（如是否通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)方式確定供應(yīng)商）、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性（是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)）及條款的完整性（如是否包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）。復(fù)核通過(guò)后，雙方負(fù)責(zé)人在訂單上簽字確認(rèn)；存在異議則溝通調(diào)整直至達(dá)成一致。輸出成果：需求部門及采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字的采購(gòu)訂單。（五）管理層審批責(zé)任主體：公司管理層（如采購(gòu)總監(jiān)總、分管副總總）。操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額及重要性分級(jí)審批：金額≤X元（如1萬(wàn)元）：由采購(gòu)總監(jiān)*審批；X元＜金額≤Y元（如1萬(wàn)-5萬(wàn)元）：由分管副總*審批；金額＞Y元：需提交總經(jīng)理*最終審批。管理層重點(diǎn)審核采購(gòu)事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性（是否符合公司年度規(guī)劃）、成本效益及風(fēng)險(xiǎn)控制措施，審批后簽署“同意”意見(jiàn)。輸出成果：管理層審批簽字的采購(gòu)訂單（最終版）。（六）訂單確認(rèn)與下達(dá)責(zé)任主體：采購(gòu)專員*明。操作內(nèi)容：采購(gòu)專員將最終審批通過(guò)的采購(gòu)訂單（紙質(zhì)版或電子版）正式發(fā)送給供應(yīng)商，并確認(rèn)供應(yīng)商收到訂單。與供應(yīng)商溝通確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，保證雙方理解一致（如交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)限內(nèi)書面確認(rèn)訂單（如蓋章回傳）。輸出成果：供應(yīng)商確認(rèn)回執(zhí)、正式采購(gòu)訂單（歸檔版）。（七）執(zhí)行與跟蹤責(zé)任主體：采購(gòu)專員*明、需求部門。操作內(nèi)容：采購(gòu)專員跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，包括供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨情況、物流運(yùn)輸狀態(tài)，保證按時(shí)交付。需求部門在收到物料/服務(wù)后，按訂單要求進(jìn)行驗(yàn)收（如數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢測(cè)），填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人（如*驗(yàn)）簽字確認(rèn)。若出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)專員需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理，必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款。輸出成果：《采購(gòu)驗(yàn)收單》、訂單執(zhí)行跟蹤記錄。（八）歸檔管理責(zé)任主體：采購(gòu)部門文員*莉。操作內(nèi)容：采購(gòu)專員將訂單全流程資料（需求申請(qǐng)、訂單版本、審核記錄、供應(yīng)商回執(zhí)、驗(yàn)收單等）整理齊全，提交至采購(gòu)部門文員。文員按訂單編號(hào)分類歸檔（電子檔備份至指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔裝訂存檔），保存期限不少于X年（如3年），保證資料可追溯。輸出成果：完整的采購(gòu)訂單檔案（電子+紙質(zhì)）。三、采購(gòu)訂單審核表（模板）基本信息訂單編號(hào)PO-2024-XXXX訂單創(chuàng)建日期YYYY年MM月DD日需求部門需求申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物料/服務(wù)名稱12供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式交付地址審核記錄審核環(huán)節(jié)審核人需求部門初審采購(gòu)部門初審財(cái)務(wù)合規(guī)審查業(yè)務(wù)部門復(fù)核管理層審批備注（如特殊條款、異常情況說(shuō)明等）四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）時(shí)效性要求各環(huán)節(jié)審核需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成：需求部門提報(bào)≤1個(gè)工作日；采購(gòu)訂單創(chuàng)建≤1個(gè)工作日；財(cái)務(wù)審查≤2個(gè)工作日；業(yè)務(wù)復(fù)核≤1個(gè)工作日；管理層審批≤1-3個(gè)工作日（根據(jù)審批金額分級(jí)）。超期未審核需在流程中注明原因，避免影響采購(gòu)進(jìn)度。（二）準(zhǔn)確性保障訂單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等）需與需求申請(qǐng)完全一致，錄入后需雙人核對(duì)（如采購(gòu)專員與需求部門確認(rèn)）。供應(yīng)商信息需準(zhǔn)確無(wú)誤，尤其是銀行賬戶、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致交付或付款問(wèn)題。（三）合規(guī)性底線供應(yīng)商必須在公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，新增供應(yīng)商需完成資質(zhì)審核、現(xiàn)場(chǎng)考察等準(zhǔn)入流程。采購(gòu)金額達(dá)到招標(biāo)或詢價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的，必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)或詢價(jià)比價(jià)流程，禁止“化整為零”規(guī)避監(jiān)管。涉及進(jìn)口物料、特種設(shè)備等特殊采購(gòu)的，需提前確認(rèn)海關(guān)、質(zhì)檢等合規(guī)要求。（四）溝通協(xié)作機(jī)制需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門需建立定期溝通機(jī)制，對(duì)訂單審核中的疑問(wèn)及時(shí)反饋，避免信息不對(duì)稱導(dǎo)致審核