采購申請與審批流程標準模板適用范圍操作流程詳解第一步：需求確認與申請發(fā)起需求提出：各部門根據實際工作需要（如辦公用品補充、設備維修、項目服務等），由需求部門負責人確認采購的必要性與合理性（例如：是否為重復采購、是否有替代方案、是否符合部門年度預算計劃）。填寫申請單：申請人登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫《采購申請單》（模板見后），詳細填寫采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、預算金額、用途、期望交付時間等信息，并附上相關支撐材料（如：比價報價單、需求說明、技術參數要求等）。提交申請：申請人將填寫完整的申請單及附件提交至部門負責人審核，保證信息準確無誤、附件齊全。第二步：部門負責人審核職責審核：部門負責人重點審核采購需求與本部門工作目標的關聯(lián)性、預算額度是否符合部門年度預算、采購數量是否合理（避免過量采購導致浪費）。合規(guī)性檢查：確認采購內容是否符合企業(yè)采購政策（如：是否屬于集中采購目錄、是否需要履行招投標程序等）。審批流轉：審核通過后，部門負責人在申請單上簽字確認，并提交至采購管理部門；若審核不通過，需注明原因并退回申請人修改。第三步：采購管理部門初審流程合規(guī)性審核：采購管理部門核對申請單填寫規(guī)范性（如：關鍵信息是否完整、附件是否齊全）、采購流程是否符合企業(yè)規(guī)定（如：是否達到招標金額、是否需要第三方評估）。預算匹配檢查：通過企業(yè)預算管理系統(tǒng)核對采購申請金額是否在部門剩余預算額度內，若超預算，需退回需求部門調整需求或申請預算調整。供應商信息初審：對于常規(guī)采購，采購管理部門可提供合格供應商名單供參考；對于特殊采購，需協(xié)助申請人收集至少3家供應商的報價信息（緊急采購可適當減少數量，但需注明原因）。流轉至財務部門：初審通過后，將申請單及附件提交至財務部門審核。第四步：財務部門審核預算與資金審核：財務部門重點審核采購金額是否在年度預算范圍內、資金來源是否合規(guī)（如：是否涉及專項預算、是否有資金計劃）、付款方式是否符合財務制度（如：是否需要預付款、尾款支付條件）。成本合理性評估：對于大額采購，財務部門可對預估單價進行市場調研，保證價格公允；對于長期服務類采購，需審核報價是否與市場價格水平一致。審批反饋：審核通過后，財務負責人在申請單上簽字，提交至分管領導/總經理審批；若審核不通過，需說明財務合規(guī)問題并退回采購管理部門。第五步：領導審批審批層級劃分：常規(guī)采購（金額≤X元，具體金額根據企業(yè)規(guī)模設定，如5000元）：由分管領導審批；大額采購（金額＞X元且≤Y元，如5000元-50000元）：由總經理審批；重大采購（金額＞Y元或涉及核心資產/戰(zhàn)略項目）：需提交總經理辦公會或董事會集體審議。審批重點：領導根據采購的戰(zhàn)略價值、成本效益、風險等級進行綜合判斷，保證采購決策符合企業(yè)整體利益。審批結果反饋：審批通過后，審批人在申請單上簽字確認，流程流轉至采購管理部門；若未通過，注明原因并終止流程（如需重新申請，需修改后重新發(fā)起）。第六步：采購執(zhí)行供應商確定：采購管理部門根據審批通過的申請單，組織供應商談判、比價或招投標（如需），確定最終供應商，簽訂采購合同（明確供貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等）。訂單下達：采購管理部門向供應商下達正式采購訂單，同步將訂單信息反饋至需求部門，確認交付細節(jié)。進度跟蹤：采購過程中，采購管理部門需跟蹤供應商生產/備貨進度，保證按時交付；若出現延遲，及時與需求部門溝通并協(xié)調解決方案。第七步：驗收與付款貨物/服務驗收：需求部門收到采購物品/服務后，對照采購訂單和合同要求，進行數量清點、質量檢測（如：設備需通電測試、辦公用品需核對型號規(guī)格）；驗收合格后，需求部門負責人、驗收人（至少2人）在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，需在3個工作日內書面反饋至采購管理部門，由采購部門聯(lián)系供應商退換貨或索賠。財務付款：采購管理部門將審批完成的《采購申請單》《采購合同》《驗收單》等材料提交至財務部門，財務部門核對無誤后，按合同約定安排付款（如：貨到付款、分期付款等），并保留付款憑證。第八步：檔案歸檔資料收集：采購管理部門負責收集完整的采購過程資料，包括：《采購申請單》、審批記錄、供應商報價單、采購合同、《驗收單》、付款憑證等。分類存檔：按采購類型、日期、申請單號等對資料進行分類編號，電子檔案存入企業(yè)采購管理系統(tǒng)，紙質檔案交至行政部或檔案室保存，保存期限不少于5年（重要檔案需長期保存）。采購申請單模板字段名稱填寫說明申請單號由采購管理系統(tǒng)自動，格式：CG-YYYYMMDD-XXX（如：CG20231001-001）申請日期填寫發(fā)起申請的日期，格式：YYYY-MM-DD需求部門填寫申請部門全稱（如：行政部、生產部）申請人填寫申請人姓名（*某某）聯(lián)系方式填寫申請人辦公電話或內部郵箱（禁止使用個人手機號/私人郵箱）采購類型□辦公物資□生產設備□服務外包□固定資產□其他（請注明）采購詳情物品/服務名稱填寫具體名稱（如：聯(lián)想ThinkPad筆記本、年度保潔服務）規(guī)格型號/技術參數詳細描述規(guī)格、型號、技術要求（如：CPU:i5-11400H，內存:16GB，硬盤:512GBSSD）單位填寫計量單位（如：臺、套、項、月）數量填寫采購數量（需為阿拉伯數字）預估單價（元）填寫單臺/單套/單項預估價格預算金額（元）數量×預估單價，大寫金額需與阿拉伯數字一致（如：伍仟元整）用途說明詳細說明采購物品/服務的具體使用場景（如：用于新員工入職辦公、生產車間設備維護）期望交付時間填寫要求供應商完成交付的日期（格式：YYYY-MM-DD）附件清單□比價報價單□需求說明書□技術參數表□其他（請注明文件名稱）審批流程部門負責人審核簽字：__________日期：__________采購管理部門初審筭字：__________日期：__________財務部門審核簽字：__________日期：__________分管領導/總經理審批簽字：__________日期：__________備注其他需要說明的事項（如：緊急采購、特殊供應商要求等）關鍵注意事項預算控制原則：所有采購必須嚴格控制在年度預算額度內，超預算采購需提前提交《預算調整申請》，經財務部門及領導審批后方可發(fā)起。審批時限要求：部門負責人審核：1個工作日內完成；采購管理部門初審：2個工作日內完成；財務部門審核：2個工作日內完成；領導審批：3個工作日內完成（緊急采購可縮短至1個工作日，但需標注“緊急”字樣）。附件完整性：采購申請必須附有相關支撐材料（如：報價單至少2家、技術參數需求書等），避免因材料缺失導致審批延誤。緊急采購處理：因生產經營急需的特殊采購，可先通過電話向分管領導報備，簡化部分審核環(huán)節(jié)，但需在1個工作日內補全申請單及附件，并在備注欄注明“緊急采購”及原因。驗收規(guī)范：驗收必須由需求部門至少2人共同完成，驗收單需詳細記錄驗收結果（