財(cái)務(wù)檔案歸檔保管管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，保證財(cái)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱與利用，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。本制度所指的財(cái)務(wù)檔案是指公司在進(jìn)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。這些檔案記錄了公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況，是公司歷史財(cái)務(wù)信息的重要載體，對(duì)于反映公司經(jīng)營(yíng)成果、維護(hù)公司合法權(quán)益、開(kāi)展財(cái)務(wù)審計(jì)、制定公司發(fā)展戰(zhàn)略等都具有重要意義。本管理制度適用于公司內(nèi)所有涉及財(cái)務(wù)檔案管理的部門(mén)和人員，包括財(cái)務(wù)部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)以及其他與財(cái)務(wù)檔案形成、使用和保管相關(guān)的單位和個(gè)人，確保公司財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、財(cái)務(wù)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書(shū)面證明，是登記賬簿的依據(jù)。它包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、差旅費(fèi)報(bào)銷單、領(lǐng)料單等。記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證，如收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片以及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置，用于對(duì)某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算，提供詳細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，常見(jiàn)的有現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)各項(xiàng)信息的卡片式賬簿，反映固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)及折舊等情況。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是公司對(duì)外提供的反映公司某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。它包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料組成。會(huì)計(jì)報(bào)表主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及所有者權(quán)益變動(dòng)表等；會(huì)計(jì)報(bào)表附注是對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表中列示項(xiàng)目的詳細(xì)說(shuō)明，以及對(duì)未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說(shuō)明等。4.其他類其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及其他具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)資料。這些資料對(duì)于補(bǔ)充和完善公司的財(cái)務(wù)信息、反映公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)全貌具有重要作用。三、財(cái)務(wù)檔案的歸檔要求1.歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，以便日常查賬和使用。一年期滿后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將裝訂成冊(cè)的財(cái)務(wù)檔案移交公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。對(duì)于當(dāng)年形成的其他財(cái)務(wù)檔案，如經(jīng)濟(jì)合同、納稅申報(bào)表等，應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，移交檔案管理部門(mén)。2.整理與裝訂要求會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月進(jìn)行整理，按照憑證編號(hào)順序排列，確保憑證的日期、編號(hào)、摘要、金額等內(nèi)容清晰完整。對(duì)于數(shù)量較多的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另訂”以及原始憑證的名稱和編號(hào)。記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證一起裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等信息，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿在年度終了結(jié)賬后，應(yīng)將各種活頁(yè)式賬簿連同賬簿啟用表和經(jīng)管人員一覽表一起裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、頁(yè)數(shù)等信息。對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)在賬簿啟用表上注明賬簿的起止頁(yè)碼。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度和月份分別裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、報(bào)告所屬年度、月份等信息。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表較多的情況，可以分冊(cè)裝訂，并在封面上注明各分冊(cè)的順序和內(nèi)容。其他財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，如經(jīng)濟(jì)合同可按合同類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類裝訂；銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等可按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，并注明相關(guān)信息。3.編號(hào)與標(biāo)識(shí)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)方法應(yīng)根據(jù)檔案的類型和性質(zhì)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，例如會(huì)計(jì)憑證可采用“年月憑證號(hào)”的編號(hào)方式；會(huì)計(jì)賬簿可按“總賬XX年度”“明細(xì)賬XX科目XX年度”等方式編號(hào)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可按“年度月度報(bào)告類型”進(jìn)行編號(hào)。所有歸檔的財(cái)務(wù)檔案都應(yīng)在封面或側(cè)面注明編號(hào)、檔案名稱、所屬年度、保管期限等標(biāo)識(shí)信息，確保檔案的清晰可辨。四、財(cái)務(wù)檔案的保管要求1.保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全條件。檔案保管室應(yīng)保持通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止檔案受到損壞。保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、書(shū)架等，檔案應(yīng)按照類別、年度等順序進(jìn)行有序存放，便于管理和查找。2.保管人員職責(zé)公司檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。保管人員的主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的接收、登記、存放和定期檢查工作；嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱制度，確保檔案的安全；定期對(duì)保管的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題；按照規(guī)定的期限和程序?qū)Φ狡诘呢?cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。3.保密要求財(cái)務(wù)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息，具有較高的保密性。保管人員和其他接觸財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的任何信息。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播或?qū)ν馓峁┴?cái)務(wù)檔案資料。對(duì)于涉及公司核心財(cái)務(wù)信息和商業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)等。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱制度公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案保管室查閱。查閱人員應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱和移動(dòng)檔案。查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記或撕毀。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等原因需要查閱公司財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有相關(guān)單位的介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并由公司檔案保管人員和財(cái)務(wù)人員陪同，查閱人員不得將檔案帶出公司。2.借閱制度公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)15天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并經(jīng)檔案保管人員檢查確認(rèn)無(wú)誤后，在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》上簽字注銷。外部單位因特殊原因需要借閱公司財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有相關(guān)單位的正式公函，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限和借閱要求應(yīng)在公函中明確規(guī)定，借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案。在借閱過(guò)程中，公司應(yīng)要求借閱單位出具借閱承諾書(shū)，確保檔案的安全和保密。六、財(cái)務(wù)檔案的保管期限財(cái)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年，具體保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。1.永久保管的財(cái)務(wù)檔案包括年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。這些檔案記錄了公司的重要財(cái)務(wù)信息和歷史財(cái)務(wù)活動(dòng)，對(duì)于公司的長(zhǎng)期發(fā)展和財(cái)務(wù)審計(jì)具有重要的參考價(jià)值，應(yīng)永久保存。2.保管期限為30年的財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等）、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。這些檔案是公司財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)資料，反映了公司的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)收支情況，需要在一定期限內(nèi)進(jìn)行保存，以備查閱和審計(jì)。3.保管期限為10年的財(cái)務(wù)檔案包括月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。這些檔案提供了公司一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的簡(jiǎn)要信息，對(duì)于短期的財(cái)務(wù)分析和稅務(wù)申報(bào)具有重要的參考作用，保管期限相對(duì)較短。七、財(cái)務(wù)檔案的銷毀1.銷毀條件與程序財(cái)務(wù)檔案保管期滿，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。首先，由公司檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。然后，由公司檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)將擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容進(jìn)行公示，征求公司內(nèi)部各部門(mén)的意見(jiàn)。公示期一般為10個(gè)工作日，公示期滿無(wú)異議后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容與實(shí)際要銷毀的會(huì)計(jì)檔案是否相符；銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。2.不得銷毀的財(cái)務(wù)檔案處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審計(jì)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)檔案的歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合本管理制度的規(guī)定。審計(jì)部門(mén)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次全面的財(cái)務(wù)檔案審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。2.