倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)合同管理制度一、總則為加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。本制度適用于本倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)與其他單位或個(gè)人簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)合同、貨物運(yùn)輸合同、設(shè)備采購(gòu)合同、租賃合同等。合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、全面管理、分工負(fù)責(zé)、注重效益的原則。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)本倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)設(shè)立合同管理委員會(huì)，由企業(yè)高層管理人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成。合同管理委員會(huì)是合同管理的決策機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.審定企業(yè)合同管理制度及相關(guān)實(shí)施細(xì)則。2.對(duì)重大合同的簽訂、變更、解除等事項(xiàng)進(jìn)行決策。3.協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中的重大問(wèn)題。4.監(jiān)督檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。（二）合同管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。其主要職責(zé)如下：1.起草、修訂合同管理制度及相關(guān)文件。2.組織合同的評(píng)審工作，對(duì)合同的合法性、可行性、嚴(yán)密性等進(jìn)行審查。3.負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管工作，建立合同管理臺(tái)賬。4.跟蹤合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。5.參與合同糾紛的處理，協(xié)助企業(yè)法律顧問(wèn)進(jìn)行相關(guān)法律事務(wù)。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)是合同的承辦部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、履行等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，了解對(duì)方的基本情況和需求。2.起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際和企業(yè)利益。3.組織本部門(mén)人員對(duì)合同進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，提出修改意見(jiàn)。4.按照合同約定履行本企業(yè)的義務(wù)，及時(shí)跟蹤對(duì)方的履行情況。5.及時(shí)向合同管理部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和異常情況。（四）法務(wù)部門(mén)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律支持和服務(wù)。其主要職責(zé)如下：1.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定。2.參與重大合同的談判和起草工作，提供法律咨詢(xún)和建議。3.處理合同糾紛，代表企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律程序。4.開(kāi)展法律培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的法律意識(shí)和合同管理水平。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核和資金管理工作。其主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同中的價(jià)款、付款方式、結(jié)算時(shí)間等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。2.按照合同約定辦理資金收付手續(xù)，確保資金安全。3.對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。4.參與合同的成本核算和效益評(píng)估工作。三、合同的簽訂（一）合同簽訂的一般程序1.市場(chǎng)調(diào)研與意向接觸：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，尋找合適的合同相對(duì)方。與潛在的合同相對(duì)方進(jìn)行初步接觸，了解其基本情況、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)等方面的信息。2.業(yè)務(wù)洽談：業(yè)務(wù)部門(mén)與合同相對(duì)方就合同的主要條款進(jìn)行深入洽談，包括服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任等。在洽談過(guò)程中，要充分考慮企業(yè)的利益和風(fēng)險(xiǎn)，爭(zhēng)取達(dá)成對(duì)企業(yè)有利的合同條款。3.合同起草：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)洽談結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款明確、語(yǔ)言規(guī)范，避免使用模糊、歧義的表述。合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的名稱(chēng)、住所、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名。合同標(biāo)的的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。價(jià)款或報(bào)酬的金額、支付方式、結(jié)算時(shí)間。履行的期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式。雙方認(rèn)為需要約定的其他條款。4.內(nèi)部評(píng)審：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織本部門(mén)人員對(duì)合同進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同的業(yè)務(wù)可行性、條款合理性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。同時(shí)，將合同文本提交給合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)審。各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出評(píng)審意見(jiàn)，并反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)。5.修改完善：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的評(píng)審意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。對(duì)于重大合同或存在較大爭(zhēng)議的合同，可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題討論，確保合同條款符合企業(yè)利益和法律法規(guī)的要求。6.領(lǐng)導(dǎo)審批：合同修改完善后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要程度和金額大小，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于重大合同，需經(jīng)合同管理委員會(huì)審議通過(guò)。7.簽訂合同：合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方的簽字、蓋章真實(shí)有效，并留存合同正本和副本。（二）合同簽訂的注意事項(xiàng)1.主體資格審查：在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審查合同相對(duì)方的主體資格，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)等相關(guān)證件的有效性和合法性。對(duì)于重要的合同相對(duì)方，還應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和信用調(diào)查，了解其經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等方面的情況。2.授權(quán)委托：如果合同由法定代表人的授權(quán)代表簽訂，應(yīng)要求其出具法定代表人的授權(quán)委托書(shū)，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)加蓋企業(yè)公章，并留存原件。3.合同形式：合同應(yīng)采用書(shū)面形式，包括合同書(shū)、信件、數(shù)據(jù)電文（如電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。對(duì)于一些金額較大、履行期限較長(zhǎng)的合同，建議采用合同書(shū)的形式簽訂。4.合同條款：合同條款應(yīng)具體、明確、完整，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。對(duì)于一些重要的條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定。同時(shí)，應(yīng)注意合同條款的公平性和合理性，避免簽訂顯失公平的合同。5.擔(dān)保條款：對(duì)于一些風(fēng)險(xiǎn)較大的合同，如涉及大額資金支付、重要設(shè)備采購(gòu)等，可要求合同相對(duì)方提供擔(dān)保。擔(dān)保方式包括保證、抵押、質(zhì)押等。在簽訂擔(dān)保合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保擔(dān)保的有效性。四、合同的履行（一）履行義務(wù)合同簽訂后，各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行本企業(yè)的義務(wù)。在履行過(guò)程中，應(yīng)建立健全合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同的履行情況。具體要求如下：1.按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式交付貨物或提供服務(wù)。2.確保貨物的質(zhì)量符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)，提供的服務(wù)達(dá)到約定的質(zhì)量要求。3.按照合同約定的價(jià)款和支付方式收取或支付款項(xiàng)。4.及時(shí)向合同相對(duì)方通報(bào)合同履行過(guò)程中的情況，如出現(xiàn)不可抗力、意外事件等影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并采取相應(yīng)的措施減少損失。（二）監(jiān)督檢查合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，建立合同履行情況臺(tái)賬。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：1.合同雙方是否按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.合同履行過(guò)程中是否存在違約行為。3.合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題是否得到及時(shí)解決。4.合同履行的進(jìn)度是否符合計(jì)劃要求。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并督促其采取措施進(jìn)行整改。（三）變更與解除1.變更：在合同履行過(guò)程中，如因客觀(guān)情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的時(shí)間、變更的原因等事項(xiàng)。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行內(nèi)部審批和備案。2.解除：如出現(xiàn)合同約定的解除條件或法定的解除情形，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書(shū)面的解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。在解除合同前，應(yīng)妥善處理好相關(guān)的善后事宜，如貨物的返還、款項(xiàng)的結(jié)算等。對(duì)于因解除合同給企業(yè)造成損失的，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定追究對(duì)方的違約責(zé)任。五、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同生效后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本和副本及相關(guān)資料提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。歸檔的資料包括：1.合同文本及附件。2.合同評(píng)審意見(jiàn)及修改記錄。3.授權(quán)委托書(shū)。4.合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件，如發(fā)貨單、收貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。5.合同變更、解除協(xié)議及相關(guān)文件。6.其他與合同有關(guān)的資料。（二）合同保管合同管理部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的合同檔案庫(kù)，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)按照合同的類(lèi)別、簽訂時(shí)間、合同相對(duì)方等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立索引目錄，便于查詢(xún)和管理。合同檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。對(duì)于重要的合同檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保合同檔案的安全和完整。（三）合同查閱與借閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)遵守合同管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失合同檔案。借閱的合同檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防各部門(mén)在合同簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定進(jìn)行操作，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約行為或可能導(dǎo)致合同糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向合同管理部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）糾紛處理程序1.協(xié)商解決：當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商的方式解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、付款憑證等。2.調(diào)解：如果協(xié)商不成，可以邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公平的原則，達(dá)成的調(diào)解協(xié)議應(yīng)具有法律效力。3.仲裁或訴訟：如果協(xié)商和調(diào)解均無(wú)法解決糾紛，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇仲裁或訴訟的方式解決。在仲裁或訴訟過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)代表企業(yè)參與相關(guān)程序，收集和整理證據(jù)，制定訴訟或仲裁策略，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。（三）糾紛處理的責(zé)任追究對(duì)于因工作失誤、失職等原因?qū)е潞贤m紛發(fā)生或給企業(yè)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究的方式包括批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。同時(shí)，應(yīng)總結(jié)合同糾紛處理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。七、合同管理的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容企業(yè)應(yīng)建立合同管理考核制度，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括：1.合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.合同糾紛的處理情況。4.合同檔案的管理情況。（二）考核方式考核采用定期考核和不定期檢查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每年進(jìn)行一次，由合同管理部門(mén)組織實(shí)施。不定期檢查由合同管理部門(mén)根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。（三）獎(jiǎng)懲