備用金借支與核銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司備用金的管理，規(guī)范備用金的借支、使用和核銷流程，提高資金使用效率，確保公司資金安全，根據(jù)國家相關財務法規(guī)和公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有需要借支備用金的部門和員工。（三）備用金定義備用金是公司為滿足日常零星開支或特定業(yè)務需要，預先借支給員工或部門的一定金額的款項。備用金主要用于差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品采購、零星維修等臨時性的小額支出。二、備用金借支管理（一）借支原則1.預算控制原則：備用金借支應在部門年度預算或專項預算范圍內進行，超出預算的借支需按規(guī)定程序進行追加預算審批。2.專款專用原則：借支的備用金必須用于預先申請的用途，不得挪作他用。3.及時清理原則：備用金借支人員應在規(guī)定的時間內辦理核銷手續(xù)，及時清理借款，不得長期掛賬。（二）借支條件1.因工作需要，確實需要預先借支資金開展業(yè)務活動的員工或部門。2.借支人員必須是公司正式員工，且信用記錄良好。（三）借支流程1.申請借支人員需填寫《備用金借款申請表》，詳細注明借款日期、借款金額、借款用途、預計還款日期等信息，并由部門負責人簽字確認。對于金額較大或特殊用途的備用金借支，還需提供相關的業(yè)務合同、費用預算等支持性文件。2.審批《備用金借款申請表》需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般情況下，借款金額在一定額度以下的，由部門負責人審批；借款金額超過一定額度的，需報財務負責人和公司領導審批。具體審批權限根據(jù)公司的組織架構和管理制度確定。3.借款借支人員憑審批通過的《備用金借款申請表》到財務部門辦理借款手續(xù)。財務部門審核無誤后，按照借款金額支付現(xiàn)金或通過銀行轉賬方式將款項劃轉到借支人員指定的賬戶。（四）借支額度1.公司根據(jù)不同的業(yè)務需求和崗位特點，對備用金借支額度進行了分類規(guī)定。一般情況下，差旅費備用金借支額度根據(jù)出差地點、出差天數(shù)和交通工具等因素確定；業(yè)務招待費備用金借支額度根據(jù)業(yè)務規(guī)模和預計招待次數(shù)確定；辦公用品采購備用金借支額度根據(jù)部門日常辦公用品需求情況確定。2.對于臨時性的大額備用金借支，需根據(jù)具體業(yè)務情況進行單獨審批，嚴格控制借款額度。三、備用金使用管理（一）使用要求1.借支人員應嚴格按照借款用途使用備用金，不得擅自改變資金用途。如因特殊情況需要改變用途的，需提前向財務部門提出申請，并經審批同意后方可使用。2.備用金使用過程中，應取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。原始憑證應注明業(yè)務內容、金額、日期等信息，并由經辦人簽字確認。3.借支人員應妥善保管備用金和相關原始憑證，防止丟失或損壞。如有丟失或損壞，應及時向財務部門報告，并按照公司規(guī)定進行處理。（二）費用控制1.借支人員在使用備用金時，應嚴格遵守公司的費用報銷標準和相關規(guī)定，控制費用支出。對于超出規(guī)定標準的費用，財務部門不予報銷。2.對于業(yè)務招待費、差旅費等敏感性費用，借支人員應提供詳細的費用清單和相關證明材料，如招待對象、招待目的、出差行程等，以便財務部門進行審核。四、備用金核銷管理（一）核銷時間要求1.借支人員應在業(yè)務結束后的規(guī)定時間內辦理備用金核銷手續(xù)。一般情況下，差旅費備用金應在出差返回后的[X]個工作日內核銷；業(yè)務招待費備用金應在招待活動結束后的[X]個工作日內核銷；辦公用品采購備用金應在采購完成后的[X]個工作日內核銷。2.對于長期備用金（如用于日常零星開支的備用金），借支人員應定期（每月或每季度）進行核銷，確保備用金的使用情況得到及時清理。（二）核銷流程1.整理憑證借支人員在辦理核銷手續(xù)前，應將備用金使用過程中取得的原始憑證進行整理和分類，按照費用項目和時間順序粘貼在報銷單上，并填寫《備用金核銷申請表》，注明借款金額、已使用金額、剩余金額等信息。2.部門審核借支人員將整理好的報銷單和《備用金核銷申請表》提交給部門負責人進行審核。部門負責人應審核費用的真實性、合理性和合規(guī)性，確認費用是否與借款用途一致，并在報銷單上簽字確認。3.財務審核部門審核通過后，借支人員將報銷單和《備用金核銷申請表》提交給財務部門進行審核。財務部門應審核原始憑證的合法性、有效性和完整性，檢查費用是否符合公司的報銷標準和相關規(guī)定，核對借款金額和已使用金額是否一致。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門有權要求借支人員進行補充或更正。4.領導審批財務審核通過后，報銷單和《備用金核銷申請表》需報公司領導審批。公司領導根據(jù)費用的性質和金額大小進行審批，確保費用支出符合公司的整體利益。5.核銷結算經公司領導審批通過后，財務部門辦理備用金核銷手續(xù)。對于已使用的備用金，財務部門按照報銷金額進行報銷，將款項支付給借支人員；對于剩余的備用金，借支人員應及時歸還財務部門。（三）核銷注意事項1.借支人員在辦理核銷手續(xù)時，應確保報銷憑證的真實性和合法性。如有虛假報銷行為，一經發(fā)現(xiàn)，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。2.對于跨月或跨年的備用金核銷，借支人員應按照財務部門的要求進行賬務處理，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.如因特殊情況無法在規(guī)定時間內辦理核銷手續(xù)的，借支人員應提前向財務部門提出書面申請，并說明原因，經審批同意后可適當延長核銷時間。五、備用金監(jiān)督與檢查（一）財務部門監(jiān)督財務部門應定期對備用金的借支、使用和核銷情況進行監(jiān)督和檢查。每月末，財務部門應編制備用金余額明細表，反映各部門和員工的備用金借支和核銷情況，并與借支人員進行核對。對于長期掛賬的備用金，財務部門應及時進行催繳，確保備用金的及時清理。（二）審計部門檢查審計部門應定期對備用金管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。審計內容包括備用金借支審批流程的合規(guī)性、備用金使用的合理性、備用金核銷的及時性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。（三）違規(guī)處理對于違反備用金管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重進行處理。對于輕微違規(guī)行為，給予批評教育，并責令限期整改；對于嚴重違規(guī)行為，如挪用備用金、虛假報銷等，將按照公司的獎懲制度進行處罰，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。六、備用金的清理與歸還（一）定期清理公司應定期（每年末）對備用金進行全面清理，確保備用金的使用情況得到徹底清查。對于長期未使用或不再需要的備用金，借支人員應及時歸還財務部門。（二）離職清理員工離職時，應在辦理離職手續(xù)前將所借備用金全部歸還財務部門。財務部門應在確認備用金已歸還后，方可辦理離職手續(xù)。（三）歸還方式借支人員歸還備用